Доверенности в DirectumRX 2.6

Оформление доверенности – распространенный способ передачи сотрудникам полномочий на совершение юридически значимых действий. Например, сотрудник может заключать сделки, отпускать товары, подписывать документы и т.д. Это позволяет руководителю снизить свою загрузку, а также передать свои полномочия на время отпусков и командировок, чтобы не прерывать ключевые бизнес-процессы компании.

Однако если оформление и контроль использования доверенностей не автоматизированы, компания может столкнуться с рядом сложностей:

• при отсутствии типовых форм доверенностей нужно каждый раз заново оформлять документ;
• бумажные экземпляры могут долго переходить от одного согласующего к другому, что затягивает внутренние процессы компании;
• много времени занимает поиск нужных доверенностей;
• есть риск, что сотрудник подпишет важный документ по доверенности, у которой истек срок действия, или неверно укажет сведения о доверенности.

В DirectumRX 2.6 появился механизм работы с доверенностями. Посмотрим, как система поможет решить указанные проблемы на примере компании, которая занимается производством мебели.

Предположим, раньше компания работала с бумажными документами. Делопроизводитель, назовем ее Ольга, оформляла доверенности и знакома со всеми упомянутыми сложностями. Сейчас компания переходит на электронный документооборот в DirectumRX 2.6, в том числе автоматизирует работу с доверенностями. Поэтому сначала нужно занести в систему доверенности, которые ранее были оформлены на бумаге:

А кроме того, генеральный директор поручил Ольге создать две новые доверенности:

Рассмотрим действия делопроизводителя по порядку.

Оформление доверенности

Сначала Ольга решила занести в систему созданные ранее доверенности для финансового директора и работника склада. Для этого она создала в модуле «Делопроизводство» карточки доверенностей и занесла документы со сканера при помощи кнопки в карточке:

Для создания новых доверенностей в системе есть готовый шаблон. С его помощью делопроизводитель быстро оформила доверенности для заместителя директора и главного бухгалтера. В документах из шаблона часть информации уже заполнена. Остается лишь указать данные сотрудника, которому выдается доверенность, и его полномочия:

Права на доверенности в системе выдаются автоматически. Их получат только делопроизводитель, который создал документ, и сотрудник, которому доверенность выдана, так как в доверенности содержится конфиденциальная информация, например, паспортные данные сотрудника.

Согласование и подписание

Новые доверенности Ольге нужно согласовать и подписать. Тут она может использовать все преимущества автоматизации согласования в DirectumRX и отправить документы на согласование по регламенту. Порядок согласования может быть следующим:

Подписанные доверенности дают сотрудникам право на совершение указанных в них действий. А делопроизводителю в свою очередь необходимо следить за сроками действия доверенностей.

Поиск доверенностей и контроль срока действия

Все доверенности после создания попадают в реестр. В нем можно быстро найти нужные документы по сотруднику, периоду действия и статусу доверенности. Но, главное, для чего предназначен реестр – это контроль сроков действия.

В реестре есть столбец «Действует по», он поможет «отловить» доверенности, у которых истекает срок действия. Предположим, доверенность для заместителя директора действует до 1 июля. Если делопроизводитель отсортирует реестр по столбцу «Действует по», то увидит, что срок действия этой доверенности подходит к концу:

Если нужно продлить полномочия сотрудника по найденной доверенности, то можно сразу начать оформление новой доверенности. А для корректного учета в карточке доверенности, у которой истек срок действия, нужно указать что она устарела.

Может возникнуть вопрос: «А если не уследить за сроками и документ в системе подпишут по доверенности, у которой истек срок?». Этого не случится, поскольку подписать документ в системе можно только, если у сотрудника есть право подписи документов.

Право подписи документов на основании доверенности

Право подписи на основании доверенностей настраивает уже администратор. Например, для финансового директора нужно настроить право подписи договорных документов. Администратор может сделать это из карточки созданной ранее доверенности:

При создании права подписи автоматически заполняются данные о доверенности: сотрудник, которому выдана доверенность, и период действия. Указать для правила срок действия больше, чем у доверенности, не получится. Поэтому, если истечет срок действия доверенности, то и право подписи перестанет действовать.

Также у нашей доверенности есть ограничение. Финансовый директор может подписывать только договорные документы суммой до 1 миллиона рублей. Администратору нужно указать это в праве подписи, чтобы сотрудник смог подписать в системе только нужные документы.

Подписание документов по доверенности

Итак, делопроизводитель занесла в систему доверенности, администратор настроил права подписи, теперь сотрудники могут подписывать документы в системе.

Отметим, что для любой организации важно, чтобы сотрудники корректно отражали факт подписания документов по доверенности. Это также учтено в DirectumRX 2.6. При подписании формализованных финансово-хозяйственных документов, которые получены от контрагентов через сервисы обмена, данные о доверенностях заполняются автоматически. Например, в документе о передаче товара заполняются данные о доверенностях для сотрудника, который принял груз, и сотрудника, который подписал документ:

Вместо заключения

Выделим основные преимущества, которые получают сотрудники компании при работе с доверенностями в DirectumRX 2.6.

 Руководитель:

• гарантия того, что сотрудники подпишут документы только на основании действующих доверенностей. При этом в подписанных финансово-хозяйственных документах, полученных от контрагентов из сервисов обмена, будут указаны полные и корректные сведения о доверенности.

 Делопроизводитель, юрист или другой сотрудник, который оформляет доверенности:

• быстрое оформление доверенностей с помощью готового шаблона;
• оперативное согласование и подписание доверенностей;
• ведение единого реестра доверенностей, выданных сотрудникам компании;
• быстрый поиск доверенности по сотруднику, сроку действия и другим параметрам.

 Сотрудники компании:

• подписание финансово-хозяйственных документов на основании доверенностей, при котором все сведения о доверенности указываются автоматически.

 Администратор системы:

• упрощение настройки прав подписи документов для сотрудников.

Оцените и вы возможности DirectumRX на нашем демостенде.