Особенности использования электронной подписи для межкорпоративного документооборота

Какой электронной подписью можно подписывать документы, которые будут отправлены через сервис обмена?

Стандартно система DIRECTUM и сервис обмена Synerdocs поддерживают работу только с квалифицированной ЭП.

В остальном при ответе на этот вопрос нужно учитывать два критерия:

1. Вид подписываемого документа. Например, для счета-фактуры подходит только квалифицированная электронная подпись, а вот для неформализованных накладных можно использовать и неквалифицированную, соблюдая при этом положения Федерального Закона № 63 «Об электронной подписи».
2. Виды подписей, которые принимает сервис обмена. Например, Synerdocs работает с квалифицированной электронной подписью. При этом помните, что с оператором можно договориться, если в ваших процессах есть особенности, связанные с использованием других видов ЭП.

Учитывая, что многие документы отправляются комплектом со счетом-фактурой, да и налоговые органы работают только с квалифицированной ЭП, то проще подписывать все документы именной ей. Ключ электронной подписи можно будет установить локально на компьютер (если пользователь уверен, что никто больше к нему не имеет доступа) или на токен, который сможет хранить в сейфе или всегда носить с собой.

Кто должен подписывать документы и можно ли передать подпись другому лицу?

Подписывать должен тот, кто указан как подписант в самом документе, и у кого есть на это полномочия, закрепленные, например, уставом, приказом или доверенностью. При этом передавать свой ключ ЭП третьему лицу не стоит, законодательство в этой части неоднозначное. Статья 10 Федерального закона №63 «Об электронной подписи» говорит, что участник электронного взаимодействия должен обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия.

Информация о передаче ключа другому человеку может использоваться для того, чтобы признать подпись в документе недействительной, и в этом случае нужно будет иметь документ, который доказывает правомерность такого использования подписи.

Самый правильный вариант – приобрести электронную подпись тому, кто будет реально подписывать документ, и закрепить его полномочия соответствующей доверенностью или приказом.

Что такое служебные документы и кто их может подписывать?

Есть основной документ, который должен уйти от отправителя к получателю, а есть служебные, которые позволяют подтвердить этапы обмена. Для счетов-фактур такие служебные документы прописаны законодательно и имеют свои форматы. Для остальных видов они не обязательны, но полезны, так как по ним, например, можно определить, в какой момент времени адресат получил документ.

Подписывать служебные документы может как основной подписант, так и другое лицо, которому выдана доверенность или на которое выпущен приказ.

Можно ли автоматизировать подписание служебных документов?

Если основной документ перед подписанием нужно обязательно просмотреть, чтобы убедиться в его правильности, то служебные документы существуют для технических целей, поэтому их подписание можно автоматизировать.

В системе DIRECTUM возможны два варианта.

Первый предполагает периодический запуск сценария «Выполнить сеанс обмена» с рабочего места пользователя, на котором установлен ключ электронной подписи. Можно настроить запуск по расписанию через назначенное задание Windows.

Второй вариант – «полная автоматизация», когда ключ электронной подписи устанавливается на сервер со службой DISI, которая отвечает за синхронизацию документов, статусов и контактов. В этом случае участие пользователя не требуется вообще. Это удобный вариант, но не самый безопасный, поэтому рекомендуется оформить установку ключа на сервер как минимум документально. В приказе должно быть указано:

• серийный номер сертификата ЭП;
• ФИО владельца сертификата ЭП;
• информация о том, что владелец сертификата ЭП отвечает за сохранность ключа;
• перечень видов документов, которые могут быть подписаны автоматически на сервере, желательно закрытый.

Вместо заключения

Эти ответы позволят разобраться в том, какой вид электронной подписи и как можно использовать при внедрении ЭДО. Если у вас ещё остались вопросы – обращайтесь в раздел «Консультации» на сайте www.synerdocs.ru.