Как отразить смену реквизитов контрагента в DIRECTUM после заключения договора?

4 2

Вопрос:

После заключения договора у контрагента сменились реквизиты. Как отразить изменения в DIRECTUM?

Ответ:

Начнем с того, что реквизиты контрагента в DIRECTUM не указываются в карточках договора или дополнительного соглашения. Они заполняются в карточке справочника Организации

Возможны 2 варианта отражения изменения реквизитов:

  • путем создания новой карточки контрагента;
  • путем изменения реквизитов в уже имеющейся карточке.

Выбор того или иного варианта должен в первую очередь опираться на регламенты компании.

В зависимости от выстроенных бизнес-процессов компании справочник Организации может вестись в учетной системе, либо непосредственно в СЭД. При этом может быть настроена синхронизация справочников. А также возможна ситуация, когда в разных системах справочники ведутся независимо друг от друга (например, в учетной системе регистрируются только контрагенты, а в DIRECTUM все корреспонденты, в том числе те, с кем нет договорных отношений).

  1. Создание новой записи в справочнике Организации.

Создавать новую запись целесообразно в случаях, когда есть синхронизация справочников организаций между DIRECTUM и учетной системой, и при смене реквизитов у контрагента бухгалтерия должна заводить новую карточку в учетной системе.

Например, в 1С при смене реквизитов в карточке контрагента, они меняются во всех документах. Поэтому, чтобы сохранить для проверок и аудита первоначальную информацию, бухгалтеры часто заводят новую карточку контрагента, перечисляя на «нового» контрагента задолженность с заключенных договоров.

При создании новой карточки контрагента в DIRECTUM рекомендуется:

  • в старой указать период действия в полях Действует с и Действует по – для фиксации даты смены реквизитов:

  • в новой карточке указать дату Действует с;
  • выполнение обязательств по заключенным договорам продолжать без смены контрагента в ТКЭД Договор;
  • после исполнения всех обязательств по договорам сменить состояние старой карточки на «Закрытая»;
  • все новые договоры заключать на «нового» контрагента.

Плюсы такого решения:

  • наглядность изменения реквизитов

Минусы:

  • вероятность запутаться в карточках, когда старый договор еще действует;
  • вероятность забыть сменить состояние записи на закрытую и, как следствие, возможность выбора «старого» контрагента в новых договорах.
  1. Изменение реквизитов в текущей записи

Если синхронизация справочников между учетной системой и DIRECTUM не настроена, либо бухгалтерия не намерена заводить новую карточку контрагента, и регламенты предприятия не запрещают, то реквизиты контрагента можно сменить непосредственно в карточке. При редактировании текущей карточки рекомендуется:

  • на закладке «Дополнительно» карточки контрагента указать добавочные реквизиты – старый ИНН, старый адрес и т.п. для оперативного доступа к старым реквизитам:

Также документ с информацией о смене реквизитов (официальное письмо с уведомлением от контрагента, либо дополнительное соглашение о смене реквизитов) будет доступен по кнопке Официальная переписка в карточке контрагента, если на предприятии внедрена канцелярия DIRECTUM и письмо с уведомлением было зарегистрировано.

Если канцелярия не автоматизирована, то рекомендуется документ с информацией о смене реквизитов занести в DIRECTUM и связать с карточкой контрагента.

Плюсы такого решения:

  • минимальность действий в системе;
  • отсутствие рисков выбора неверного контрагента.

Минусы:

  • сложность в восстановлении данных и причин смены реквизитов, если к карточке не привязан документ с информацией об изменении реквизитов.
Анатолий Придыбайло

Ранее поднимал данную проблематику на клабе - https://club.directum.ru/question/13491 и по итогам сформировал свои требования к этому механизму:

Если попробовать сформировать мое виденье решение данной ситуации то нужна реализация следующих моментов в Directum:

1. При выполнении поиска документов по записи справочника в котором указанна запись-оригинал другой записи, либо эта запись является запись-оригинал другой записи, то выводить в поиске эти все документы с этими записями (возможно не одно такое вложение)
2. Наименование в поле записи выводить последнее наименование записи на которую ссылается указанная запись (В моем случае указана О1 в карточке документа должно выводиться наименование О2)
3. При заполнении записи-оригинал, должно обязательно требовать указывать даты действия
4. В разработке добавить возможность получать запись в зависимости от даты действия записи
5. Отточить данный функционал в часть организаций в стандартной разработке

Остальные возникающие вопросы с наименованием документов можно решить небольшими доработками в прикладной разработке

Кстати многие учетные системы уже имеют возможности включения версионности записей справочников. В Directum я вижу что такой функционал нужен для справочников:

Организации, Работники, Наши организации, Подразделения, Типовые маршруты

 

 

Анатолий Придыбайло: обновлено 29.06.2017 в 11:55
Александр Чугунов

Попробуйте рассмотреть еще один вариант: создать дополнительную сущность "Реквизиты контрагента".
Для каждого контрагента иметь возможность создавать несколько "Реквизитов", причем действующей разрешить быть только одной записи. У реквизитов указывать срок действия. В карточку контрагента подтягивать текущие действующие реквизиты и срок их действия (при сохранении действующей записи "Реквизитов"). Добавить кнопку "Посмотреть историю изменений реквизитов" по которой открывать все связанные с контрагентом "Реквизиты". В принципе, можно в ТКД и справочниках вместе с контрагентом хранить запись "Реквизитов контрагента на момент создания записи", если эта информация важна.  Этот подход лишен всех минусов.

Первый подход вообще не жизнеспособен, так как очень сильно усложняет разработку при получении любой аналитики по контрагенту (например, получить список договоров) и ломает кнопку "Связанные записи".

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий