Как отразить смену реквизитов контрагента в DIRECTUM после заключения договора?

Вопрос:

После заключения договора у контрагента сменились реквизиты. Как отразить изменения в DIRECTUM?

Ответ:

Начнем с того, что реквизиты контрагента в DIRECTUM не указываются в карточках договора или дополнительного соглашения. Они заполняются в карточке справочника Организации

Возможны 2 варианта отражения изменения реквизитов:

• путем создания новой карточки контрагента;
• путем изменения реквизитов в уже имеющейся карточке.

Выбор того или иного варианта должен в первую очередь опираться на регламенты компании.

В зависимости от выстроенных бизнес-процессов компании справочник Организации может вестись в учетной системе, либо непосредственно в СЭД. При этом может быть настроена синхронизация справочников. А также возможна ситуация, когда в разных системах справочники ведутся независимо друг от друга (например, в учетной системе регистрируются только контрагенты, а в DIRECTUM все корреспонденты, в том числе те, с кем нет договорных отношений).

1. Создание новой записи в справочнике Организации.

Создавать новую запись целесообразно в случаях, когда есть синхронизация справочников организаций между DIRECTUM и учетной системой, и при смене реквизитов у контрагента бухгалтерия должна заводить новую карточку в учетной системе.

Например, в 1С при смене реквизитов в карточке контрагента, они меняются во всех документах. Поэтому, чтобы сохранить для проверок и аудита первоначальную информацию, бухгалтеры часто заводят новую карточку контрагента, перечисляя на «нового» контрагента задолженность с заключенных договоров.

При создании новой карточки контрагента в DIRECTUM рекомендуется:

• в старой указать период действия в полях Действует с и Действует по – для фиксации даты смены реквизитов:

• в новой карточке указать дату Действует с;
• выполнение обязательств по заключенным договорам продолжать без смены контрагента в ТКЭД Договор;
• после исполнения всех обязательств по договорам сменить состояние старой карточки на «Закрытая»;
• все новые договоры заключать на «нового» контрагента.

Плюсы такого решения:

• наглядность изменения реквизитов

Минусы:

• вероятность запутаться в карточках, когда старый договор еще действует;
• вероятность забыть сменить состояние записи на закрытую и, как следствие, возможность выбора «старого» контрагента в новых договорах.

2. Изменение реквизитов в текущей записи

Если синхронизация справочников между учетной системой и DIRECTUM не настроена, либо бухгалтерия не намерена заводить новую карточку контрагента, и регламенты предприятия не запрещают, то реквизиты контрагента можно сменить непосредственно в карточке. При редактировании текущей карточки рекомендуется:

• на закладке «Дополнительно» карточки контрагента указать добавочные реквизиты – старый ИНН, старый адрес и т.п. для оперативного доступа к старым реквизитам:

Также документ с информацией о смене реквизитов (официальное письмо с уведомлением от контрагента, либо дополнительное соглашение о смене реквизитов) будет доступен по кнопке Официальная переписка в карточке контрагента, если на предприятии внедрена канцелярия DIRECTUM и письмо с уведомлением было зарегистрировано.

Если канцелярия не автоматизирована, то рекомендуется документ с информацией о смене реквизитов занести в DIRECTUM и связать с карточкой контрагента.

Плюсы такого решения:

• минимальность действий в системе;
• отсутствие рисков выбора неверного контрагента.

Минусы:

• сложность в восстановлении данных и причин смены реквизитов, если к карточке не привязан документ с информацией об изменении реквизитов.