Организация работы приемных по регистрации входящих писем. Кейс.

Яков, у меня два вопроса:

1. Правильно ли я понимаю, что на одно письмо создаётся одна задача?

2. Допустим у меня есть письмо от кораблестроительной компании. В нём 4 вложения:

• собственно само входящее письмо с предложением о сотрудничестве;
• коммерческое предложение в виде спецификации на услуги;
• рекламный буклет о компании;
• портфолио-каталог кораблей.

Если я правильно поняла, для этого письма создастся задача с 4-мя вложенными документами, но мне, как делопроизводителю, нужны все возможные результаты выполнения одновременно, т.к. входящее письмо я должна зарегистрировать, КП и портфолио перенаправить, причём в разные подразделения, а рекламный буклет удалить.

Что мне делать в таком случае?

1. Да, на каждое перенаправленное письмо создается отдельное задание на регистрацию для пользователя соответствующей приемной.

2. Есть несколько вариантов решения подобной ситуации:

• занести стандартными средствами интеграции все необходимые вложения
• занести письмо целиком, средствами нашей разработки, но при регистрации не связывает рекламный буклет с РКК входящего письма. Вариант выполнения задания Перенаправить используется в том случае, если входящее письмо требуется зарегистрировать на другом месте регистрации. То есть, мы рассматриваем входящее письмо, как основной документ, а все остальное это приложения, которые связываются с РКК входящего письма.
• выгрузить необходимы вложения на локальный компьютер и занести в систему (не самый удобный и быстрый способ, но он имеет место быть)

Рассмотреть ситуацию когда в одном электронном письме несколько входящих писем, каждое из которых относится к разной приемной, но по каким-то причинам все пришло только одной приемной (редкая, но возможная ситуация).

Сотрудник приемной, который получил письмо регистрирует только то вложение, которое относится к его приемной, а дальше пересылает данное письмо другим приемным стандартными средствами Outlook (Переслать). Те в свою очередь также регистрируют адресованное исключительно им вложение. 

Как решить эту ситуацию другими способами я знаю =)

Я пытаюсь понять как действовать именно в рамках предложенного решения: у меня есть задание с вложенными 4-мя документами и есть результаты выполнения, каждый из которых мне нужно выбрать по той или иной причине.

Допустим я регистрирую входящее письмо, как основной документ (видимо по кнопке РКК из карточки документа).

Допустим я игнорирую перенаправление, но как мне в открытую РКК занести приложениями КП и портфолио? Кнопками ленты можно занести приложения либо со сканера, либо с локального диска, ни тот, ни другой способ в данном случае не подходит - документы уже занесены в систему (с каким видом, кстати?). Видимо нужно просто вставить ссылки в связанные документы.

И наконец, как мне всё-таки удалить лишний рекламный буклет? Если я выполню задание с результатом "Удалить" - удалятся все вложения. Если выполню с результатом "Зарегистрировано" - мусор останется в системе. Я вообще сомневаюсь в вероятности наступления ситуации, когда все вложения нужно будет удалять, т.к. такое письмо изначально не должно попадать в систему при первоначальной сортировке.

По ситуации с письмом с множеством вложений, из которых не все нужны, я бы предложила доработать данное решение в такой виде:

Делопроизводитель получает задание на  регистрацию с 4мя вложениями. Из них полезные только 2 (Письмо и КП).
Буклет и портфолио не нужны и их нужно удалить. 

Я бы сделала так, что при создании РКК от одного из документов, этот документ становился бы основным. остальные связывались с РКК. Далее, я бы вынесла кнопку на ленту, по которой можно было бы запустить действие, например, на удаление ненужных вложений из системы. Выделила эти вложения, по кнопке на ленте в задании запустила бы ТМ на удаление. Если безопасник разрешил удаление, то документы бы исчезли из системы, если нет, то остались бы связанными с РКК.

Ну конечно, нужно еще проверки разные добавить, но суть такая.

Вообще, возможность использовать прикладные действия на лентах заданий позволяет реализовывать разные удобные фишки-плюшки.

PS. Из практики. По таким письмам с множеством вложений, часть из которых рекламные буклеты. Правила делопроизводства гласят, что рекламные буклеты не регистрируются. Но их в любом случае руководителю передают, мало ли чем заинтересуется. Но и в нашей ситуации они тоже не регистрируются, а идут как сопроводительные документы. И если руководитель рассматривает документы в электронном виде, то ему эти буклеты могут понадобится.  Например, он их может задачей перекинуть в отдел рекламы или снабжения, чтобы они посмотрели. А также они могут потребоваться при исполнении поручения. Поэтому, не нужно спешить с удалением таких документов.

У меня появился такой вопрос. Обязательно ли нужно было создавать новый справочник "Приемные"? По логике, "приемная" = "место регистрации". Возможно, стоило использовать справочник "Места регистрации", а в него добавить соответствующие настройки? 

В чем идея. Поскольку в делопроизводстве вся работа происходит на определенном месте регистрации, а на месте регистрации работает несколько делопроизводителей, то возможно стоит выносить в места регистрации настройки, которые должны распространяться в целом на эту группу делопроизводителей? Ведь не всегда удобно задавать индивидуальные настройки на каждого пользователя. А тем более не всегда общая настройка модуля бывает применима для всех.

Было бы интересно услышать мнение других по этому вопросу. 

Видимо просто чтобы не влетать в проблемы с конвертацией =)

Одна из причин на заказных проектах такая, я это понимаю. Но, может быть были какие-то другие причины, по которым не выделялись отдельно места регистрации для приемных.

Валентина, документы, которые идут как приложение к письму, добавляются в связанные документы. То есть пользователь выбирает основной документ в задании и создает на нее РКК, а все остальное считаем приложениями.

Документы создаются с видом "Письмо входящее". Вариант, который предполагает удаление, предположим, одного вложения из пяти не рассматривался. Вариант выполнение задания с результатом "Удалить" предназначался для случаев ошибочного занесения письма в систему. 

Елена, если рассматривать исключительно регистрацию входящей корреспонденции, то да Ваш вариант, безусловно, подходит. В нашем случае справочник "Приемные"используется не только в этом процессе, ввиду чего и было принято решение не модифицировать справочник "Места регистрации", а создать новый.

Для меня пока вообще польза решения неочевидна - слишком много лишних действий:

1. Получаю письмо;

2. Анализирую его вложения, принимаю решение о необходимости регистрации;

3. Отправляю письмо на другой ящик;

4. Жду отработки служб;

5. Получаю задание;

6. Регистрирую письмо;

7. Каким-то образом прикрепляю приложения;

8. Каким-то образом вычищаю мусор.

Традиционным порядком:

1. Получаю письмо;

2. Анализирую его вложения, принимаю решение о необходимости регистрации;

3. Затягиваю только нужные вложения;

4. Регистрирую письмо;

5. Прикрепляю приложения.

Ради чего запускать дополнительные письма и грузить службы а потом раздумывать, как всё это разгребать? Электронная почта всё-таки не основной канал входящего потока, если мы говорим об официальной переписке. Ситуацию с 10-20-ю вложениями в письме мне вообще сложно представить.

У вас об этом даже не сказано нигде =) А делопроизводителю мы добавляем сценариев работы и в каждом случае он должен думать по какому из них ему работать в конкретный момент. Зачем?

Ой-ой... ну вы же понимаете, что это некорректно? Их с таким видом даже в приложения нельзя добавлять... т.е. мне нужно будет ещё вид вручную менять?

Т.е. человек проанализировал письмо, принял решение перенаправить его на почту для занесения в систему, потом получил на него задание по регистрации, посмотрел ещё раз и принял противоположное решение об удалении?

К сожалению, описать все не представляется возможным, т.к. это весьма объемное описание. Данная статья это лишь подсказка, как можно делать и в какую сторону смотреть. Это не говорит о том, что оно подходит для всех и не требует доработки. Оно подходит для конкретного Заказчика. Решение, описанное в статье, для делопроизводителей конкретного Заказчика является приоритетным вариантом работы с входящей корреспонденцией, т.к. стандартные решения им не подходят.

Да, к сожалению, данный момент присутствует в реализации. Мы не можем, при автоматическом занесении документов, определить, что из них письмо, а что приложение. Плюс, была поставлена задача по снижению трудоемкости занесения документов с электронной почты. Ввиду этого было принято решение использовать данный вид для всех документов.

Возможны различные случаи и такой тоже. Может быть даже так, занеся письмо в систему, сотрудник приемной решает, что данное письмо необходимо переслать в другую приемную для регистрации. Соответственно выполнив задание с результатом "Перенаправить" сформируется задание для другого сотрудника, который не заносил эти документы в систему.  Пользователь, который не заносил документы в систему, получает задание на регистрацию этих документов и принимает решение о том, что регистрация не требуется, а документы не нужны в системе. Вот в таком случае он отправляет документы на удаление. 

При выделении нескольких писем пользователь так же может захватить лишнее. Это исключительно для случаев ошибки занесения, а не для удаления конкретного вложения.

Тогда предлагаю явно оговорить это в заголовке и тексте материала, т.к. на данный момент это преподносится, как оптимальный вариант.

Я, признаться, не вижу оптимальности в замене заполнения карточки создания документа необходимостью выполнять лишние действия по пересылке писем, корректировке карточек созданных документов и вычистке мусора из БД, да ещё и с привлечением службы безопасности.

Вы же уже говорили, что точечно вложения не удаляются, только все скопом.

2 Редсовет. Кстати, для описания реальных решений у Заказчика я бы ввела отдельный тег и единый префикс для статей. Для простоты идентификации и поиска.

По поводу удаления лишних документов из системы, хочу напомнить что при выполнении пересылки документов на специальную почту, можно исключить из пересылаемого письма все ненужные документы, т.о. они не попадут в систему Directum и их не нужно будет отдельно удалять.

Анатолий, конечно можно. А можно изначально занести в систему только то, что нужно. Но описывается-то совершенно иной сценарий действий.