DIRECTUM 5.3: Совещания под контролем, а также удобное рассмотрение обращений

Вместе совещаемся, контролируем и решаем

С поручениями мы встречаемся часто – их выдают по итогам рассмотрения входящих документов, в ходе исполнения приказов, для организации работ по служебным запискам, по итогам проведения совещания и в других ситуациях. При этом каждый бизнес-процесс накладывает особенности на создание поручений, их исполнение и контроль. В частности, при проведении регулярных совещаний каждое совещание начинается с того, что его участники проверяют выполненные работы по поручениям, выданным на прошлой встрече. В такой ситуации контролером по исполнению поручений выступает не один сотрудник, а вся комиссия. Это особо заметно, например, при работе коллегиальных органов.

Допустим, Министерство образования проводит плановые регулярные совещания с целью выработки новой системы обучения в бюджетных учреждениях. На каждом совещании принимаются определенные решения и выдаются поручения: Мироновой Людмиле оценить системы обучения западных стран, Сидорову Петру проанализировать спад уровня образования в российских учреждениях и пр.

Выделить конкретного сотрудника, который сможет оценить качество и полноту исполнения подобных поручений сложно, поэтому выделяется еще одна роль – секретарь. Сам он не оценивает поручения, а организует работу участников совещания: планирует встречи, записывает принятые решения, оформляет поручения. Секретарь обладает информацией как по состоянию выданных работ, так и по результатам исполнения, поэтому он указывается в качестве контролера по всем поручениям, выданным на совещании.

В версии 5.3 мы постарались упростить работу секретаря и дать возможность участникам совещания принимать решения совместно. Таким образом, теперь все действия по работе с поручением можно выполнять прямо из карточки Поручения: открыть карточку совещания, на котором было выдано поручение, принять работы, отправить на доработку, скорректировать, прекратить исполнение поручения.

Рассмотрим, как это происходит.

Перед началом очередного совещания секретарь открывает перечень ранее выданных поручений, нажав на кнопку  Поручения в карточке совещания. Таким образом участники совещания могут совместно оценить результаты работ по каждому поручению и принять по ним согласованные решения.

Если поручение выполнено не полностью, секретарь отправляет его на доработку и при необходимости корректирует срок исполнения, согласованный участниками совещания. В нашем случае, анализ систем обучения показался комиссии неполным, и они попросили ответственного дополнить его:

Если в поручении было указано несколько исполнителей, система позволит разом принять решение по отчету каждого из них:

Если поручение потеряло актуальность или потребовалось изменить сроки его исполнения, секретарь может легко Скорректировать его или Прекратить с помощью кнопок на ленте карточки поручения. При этом старые задания исполнителей прекратятся, а в случае корректировки – автоматически отправятся новые.

Отметим плюсы данного решения:

• Контроль исполнения поручений осуществляют все участники совещания.
• Поручения обрабатываются быстро за счет новых кнопок Принять и На доработку в карточке поручения. Теперь не нужно по каждому поручению открывать и выполнять задание, все задания выполнятся автоматически. Более того, необязательно даже заходить в карточку поручения, такие же кнопки вынесены на ленту списка записей справочника Поручения в группу Контроль.
• Поручения в любой момент можно изменить или прекратить без лишних манипуляций.
• Если работа ведется только с поручениями, то из его карточки по кнопке Основание можно выяснить, на основании какой записи справочника (совещания, обращения или РКК) оно было создано.
   

Унифицируем рассмотрение обращений и документов «Канцелярии»

Процессы по рассмотрению входящих документов модуля «Обращения граждан и организаций» и «Канцелярия» довольно похожи. Вспомните, к примеру, как рассматриваются входящие обращения (жалоба, письмо) или официальные документы (служебная записка, приказ, распоряжение и пр.). В этих процессах часто участвуют одни и те же сотрудники. Чтобы упростить их работу, в новой версии мы решили максимально приблизить процессы по рассмотрению обращений и входящих документов «Канцелярии», за счет чего сотрудники смогут обрабатывать документы одинаково вне зависимости от их вида и типа.

В версии 5.3 разработан новый типовой маршрут «Рассмотрение обращения», аналогичный типовому маршруту «Рассмотрение документа» модуля «Канцелярия». Он запускается регистратором по кнопке Отправить на рассмотрение из карточки обращения.

В ходе маршрута руководитель или его помощник работают только с карточкой задания. В тексте задания прописываются регистрационные данные обращения, а во вложение вкладывается документ от гражданина или организации. Лишние дополнительные сущности, например, карточка Поручения или Обращения граждан и организаций, теперь не видны пользователю.

В сравнении с прошлой версией повысилось доверие к помощнику руководителя. Если он обладает необходимыми полномочиями, помощник может самостоятельно вынести резолюцию и отправить поручение на исполнение.

После отправки поручения на исполнение, как и раньше, запускается типовой маршрут модуля «Канцелярия», о новинках которого мы рассказали вам в прошлой статье.

Надеемся, что работа с модулями «Совещания и заседания» и «Обращения граждан и организаций» станет для Вас приятнее и удобнее!