Межкорпоративный документооборот в DIRECTUM 5.3

В настоящее время электронный документооборот уже налажен внутри большинства организаций: документы каждого подразделения подписываются, согласуются и сохраняются в корпоративной СЭД. Теперь стал актуален вопрос, как настроить обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами?

Такой документооборот называется межкорпоративным. Реализовать его в вашей организации можно посредством стандартного модуля системы DIRECTUM Интеграция с системами обмена документами.

Дополнительно, чтобы организовать полный цикл работы от создания до хранения финансовых документов (например, актов, товарных накладных) и обмена ими с контрагентами, вам понадобится техническое решение Электронный архив финансовых документов. С его помощью вы сможете обмениваться документами в форматах, утвержденных Федеральной налоговой службой (ФНС), согласовывать их и подписывать, прикреплять штрихкоды, перемещать документы в архив, формировать описи дел и короба и пр.

Для организаций, где финансовая или бухгалтерская отчетность ведется в учетных системах, предусмотрена интеграция системы DIRECTUM с учетной системой. В зависимости от используемой учетной системы, интеграция настраивается с помощью:

• стандартного набора средств интеграции системы DIRECTUM – для произвольной учетной системы;
• коннектора к 1С – для учетной системы 1С;
• коннектора к SAP PI – для учетной системы SAP PI.

Чтобы вам было легче начать обмен электронными документами через DIRECTUM, в версии 5.3 мы упростили настройку и сделали работу пользователя более удобной и безопасной.

Как выполняется настройка?

Модуль «Интеграция с системами обмена документами» и техническое решение «Электронный архив финансовых документов» настраиваются с помощью мастеров действий. При этом в новой версии они значительно упростились: подсказки стали понятнее, сократилось количество шагов, настройки разделены на основные (обязательные) и дополнительные. В свою очередь, администратор сам выбирает, как задать дополнительные настройки:

• автоматически применить значения по умолчанию, выбрав обычные настройки;
• задать настройки вручную, выбрав особые. Например, выбрать используемые в организации типы и виды документов, типовые маршруты и пр.

Как повысилось удобство работы пользователя?

В каждой новой версии мы стараемся сделать работу пользователя интуитивно понятной и менее трудоемкой. К примеру, в новой версии стало проще начать обмен документами с контрагентом, с кем ранее обмен не осуществлялся и не настраивался. Вы запускаете типовой маршрут «Отправка комплекта одному адресату».

В параметрах маршрута указываете организацию получателя, адрес вашей компании, комментарий и документы для отправки. Дальше маршрут сделает все за вас:

• создаст новых абонентов систем обмена;
• отправит запрос на обмен в организацию контрагента;
• при успешном подтверждении запроса сразу отправит документы контрагенту, при неудачном – завершит работу и оповестит вас об отклонении запроса.

Состояние документа в системе обмена

В любой момент времени вы сможете посмотреть, в каком состоянии находятся ваши документы в системе обмена с помощью отчетов:

• Состояние документов в системе обмена – для документов стандартного модуля.

• Состояние первичных учетных документов – для документов технического решения «Электронный архив финансовых документов».

Если в момент отправки возникли ошибки, например, при обрыве соединения с интернетом отчет покажет новые состояния Ожидает отправки или Ошибка отправки.

Просмотр единых корректировочных счетов-фактур

Входящие документы в формате, утвержденном ФНС, можно просматривать в системе DIRECTUM через приложение DPAD Viewer. В версии 5.3 для сотрудников финансовой сферы реализована поддержка просмотра единых корректировочных счетов-фактур, которые можно выставить сразу на несколько ранее отправленных счетов-фактур (исходящий счет-фактура, корректировочный счет-фактура, исходящий корректировочный счет-фактура):

Как обеспечивается безопасная работа пользователя?

В новой версии мы, прежде всего, позаботились о безопасности ключа ЭП пользователя. Ранее он хранился на сервере службы DISI, с помощью которого служба сама автоматически подписывала документы. При правильной внутренней организации и настройках доверия, такой вариант работы службы достаточно удобен, но в случае ошибок настройки, вероятно, может стать небезопасным. Для таких случаев в версии 5.3 мы разработали несколько новых вариантов работы службы. Рассмотрим, что они из себя представляют.

Рекомендуемый вариант

Служба периодически загружает входящие документы. Для этого она авторизуется на сервисе обмена по логину и паролю, который задается в карточке нашего абонента:

В этом случае отпечаток сертификата не указывается, и закрытый ключ не ставится на сервер.

Подписание служебных документов осуществляется на компьютере пользователя. При этом закрытый ключ сертификата устанавливается в реестр компьютера либо на токен. Сертификат на токене дополнительно можно защитить PIN-кодом.

В процессе работы пользователь вручную подписывает служебные документы удобным для него способом:

• запускает сценарий Выполнить сеанс обмена;
• переходит по ссылке Выполнить сеанс обмена на обложке модуля;
• выполняет единое задание для отправки документов контрагентам, в которое вложены все неподписанные документы от разных наших абонентов:

Для упрощения работы пользователя можно настроить назначенное задание Windows, чтобы запускать сценарий Выполнить сеанс обмена с необходимой периодичностью. При работе с токеном пользователь должен учитывать, что устройство надо подключать в начале каждого рабочего дня, иначе сценарий не выполнится.

Вариант – по запросу пользователя

Если вы используете этот вариант работы, вам не нужно указывать ни сертификат, ни логин/пароль в карточке нашего абонента. Получение входящих документов, подписание и прочие действия с системой обмена документами выполняются только по запросу с рабочего места пользователя, например, при запуске сценария Выполнить сеанс обмена.

Как мы с вами увидели, межкорпоративный документооборот с помощью DIRECTUM стал еще проще и безопаснее. Ждем ваших отзывов!