МФУД и Финархив. Организация работы с финансовыми документами. Часть 1

Компания DIRECTUM уже давно развивает бизнес-решения (далее – БР) по хранению финансовых документов. Сначала было уже знакомое нам бизнес-решение Финансовый архив (БР Финархив), затем на его базе появилось бизнес-решение Межкорпоративный финансово-учетный документооборот (БР МФУД), которое поначалу вызвало не самый большой интерес. Основная причина заключалась в том, что изначально в электронном виде велась работа лишь с небольшим количеством первичных учетных документов, всё внимание клиентов было направлено на подключение к операторам ЭДО и налаживание обмена с контрагентами. Внутренние задачи по организации работы с электронной первичкой и ее хранению отошли на второй план.

Но с течением времени начали появляться другие вопросы и потребности, например:

• Как совместить внутреннее согласование с отправкой через сервисы обмена?
• Как хранить бумажные и электронные документы вместе?
• Как искать и выгружать электронные документы для проверки?

DIRECTUM все эти вопросы закрывает, и на самом деле всё не так сложно, поэтому давайте разбираться в составе решений.

Что такое МФУД и Финансовый архив?

Наверняка у многих возникают вопросы, что в себя включают и чем отличаются бизнес-решения МФУД и Финархив? С технической точки зрения разницы практически нет, поскольку оба они работают на базе одного технического решения Электронный архив финансовых документов. С точки зрения бизнес-задач отличие состоит в том, с каким видом первичных учетных документов ведется работа – с электронным или бумажным. Соответственно будут отличаться организация процессов и настройка решения.

МФУД

МФУД – это бизнес-решение для организации работы с электронными первичными учетными документами (ПУД): товарными накладными, актами, счетами-фактурами. Под организацией работы понимаются согласование, подписание, хранение, обмен с контрагентом, поиск, выгрузка, интеграция с учетными системами (далее – УС).

Бизнес-решение МФУД поддерживает весь процесс обмена первичными учетными документами. В общем виде схема отправки, получения и хранения электронных документов выглядит так:

Финархив

БР Финархив решает похожие задачи, но уже при работе с бумажными:

• благодаря сканированию удается оперативно заносить образы документов в систему DIRECTUM;
• с помощью распознавания заполняются нужные реквизиты в карточках первичных учетных документов;
• штрихкодирование поможет получить всю нужную информацию о документе;
• процесс согласования учитывает необходимость распечатки документа на определенном этапе и контроль возврата;
• поддержка внеофисного хранения позволит быстрее находить документы в бумажном архиве, поскольку информация о делах и коробах будет уже известна;
• быстрый поиск и выгрузка электронных образов поможет оперативно подготовиться к налоговой проверке;
• интеграция с учетными системами сокращает трудоемкость по занесению документов в СЭД, если же это коннектор к 1С, функциональность расширяется:
  • возможно непосредственно из 1С распечатать штрихкод, содержащий уникальные реквизиты из учетной системы, после чего занести документ в систему DIRECTUM;
  • в рамках согласования бухгалтер сможет открыть документ в 1С прямо из DIRECTUM и заполнить недостающие реквизиты;
  • из карточки 1C также можно открыть либо выгрузить документ в систему DIRECTUM.

Архитектура бизнес-решений для работы с первичкой

Чтобы понять, из чего состоят бизнес-решения, разберемся с их архитектурой.

Архитектура бизнес-решения МФУД

Бизнес-решение МФУД, помимо технического решения «Электронный архив финансовых документов», использует модуль «Интеграция с системами обмена» DISI (DIRECTUM Interchange System Integration), который включает бесплатный коннектор с сервисом обмена Synerdocs и нацелен на обмен электронными первичными учетными документами. То есть модуль DISI включает в себя услуги по организации, в первую очередь, межкорпоративного электронного документооборота.

Архитектура бизнес-решения Финансовый архив

Верхнеуровневая архитектура БР Финархив:

Заключение

В этой части мы рассмотрели состав бизнес-решения для организации работы с электронными финансовыми документами (БР МФУД) и с бумажными (БР Финархив). Они основаны на одном техническом решении, и поэтому их можно совместить, и в результате получится единый архив финансовых документов. В следующей части мы посмотрим, какие задачи он решает, из чего состоит и как в целом можно совмещать рассмотренные бизнес-решения.