МФУД и Финархив. Организация работы с финансовыми документами. Часть 2
В предыдущей части мы подробно разобрали состав БР МФУД и БР Финархив и решаемые ими задачи. Первое нацелено на организацию работы с электронными финансовыми документами, второе – бумажными. В этой части мы посмотрим, как создать единый архив электронных и бумажных первичных учетных документов, из чего он состоит и как правильно выбрать бизнес-решение для своих потребностей.
Архитектура единого архива финансовых документов
Для многих компаний важно обмениваться и хранить как электронные, так и бумажные документы, поэтому рассмотренные бизнес-решения можно использовать вместе.
Для этого ТР «Электронный архив финансовых документов включает» в себя:
- сценарий для потокового сканирования первичных учетных документов с помощью службы ввода документов DCTS;
- сценарии для интеграции с произвольной учетной системой, в том числе с 1С, которые позволяют загрузить документы из папки и преобразовать их в формат ФНС, а также синхронизировать контрагентов;
- дополнение к коннектору 1С, который позволяет загружать документы и синхронизировать контрагентов прямо из УС в DIRECTUM и наоборот (сам коннектор приобретается отдельно, но если его нет, то можно настроить интеграцию без него, как с произвольной учетной системой);
- сценарии для поиска и выгрузки первичных учетных документов как в форматах ФНС, так и для печати со штампами;
- возможности удобного хранения документов с распределением по делам и коробам архива;
- дополнение к модулю DISI для работы с формализованными первичными учетными документами;
- при наличии модуля «Канцелярия» будет возможность создавать из карточки ПУД РКК, а также будет связь со справочником «Архивы бумажных документов»;
- при наличии модуля «Управление договорами» в карточке ПУД будет ссылка на договор, по которому создана товарная накладная или акт.
Поскольку модуль DISI идет в базовой поставке к DIRECTUM, то для обмена неформализованными документами его можно использовать с другими бизнес-решениями. Например, в рамках БР «Управление договорами» можно использовать модуль для обмена договорами.
Кроме того, есть возможность приобрести ТР «Коннектор к Диадок», если компания подключены к этому оператору ЭДО СФ.
В итоге полная архитектура решения для клиентов, которые автоматизируют работу с бумажными и электронными финансовыми документами, может выглядеть так:
Основные кейсы использования решения
Чтобы понять, какие решения стоит использовать для определенных кейсов, можно воспользоваться таблицей:
|
Кейс |
Какое БР использовать |
Краткое описание |
|---|---|---|
|
Занесение, согласование, обмен через системы обмена и хранение электронных первичных учетных документов |
БР МФУД |
Интеграция с учетными системами (1С или любая другая УС) позволит оперативно занести первичку в DIRECTUM. Дополнение в ТР Финархив для модуля DISI позволит получать формализованные ПУД, согласовывать по специальными ТМ. Также в БР МФУД есть сценарии для печати, экспорта и массового подписания. |
|
Занесение, согласование и хранение бумажных первичных учетных документов |
БР Финархив |
В рамках бизнес-решения можно отслеживать возврат бумажных документов, настроить потоковое сканирование, добавление штрихкодов к документам, массовую печать, распределение документов по делам и коробам архива бумажных документов. |
|
Согласование договоров, обмен через системы обмена и хранение |
БР Управление договорами |
Для обмена и хранения неформализованных электронных документов типа договоров и приложений можно использовать соответствующее БР (например, «Управление договорами») и стандартный модуль DISI, который идет в базовой поставке DIRECTUM. То есть БР МФУД и Финархив не понадобятся. |
|
Единый архив электронных и бумажных документов |
БР МФУД и БР Финархив |
Полноценное использование возможностей ТР Электронный архив финансовых документов, возможность использования единого архива. То есть достаточно иметь решение БР МФУД и настроить часть, относящуюся к обмену бумажными ПУД. |
Вывод
В зависимости от ваших потребностей по работе с первичными финансовыми документами можно использовать разные бизнес-решения. Для электронной первички – БР МФУД, для хранения бумажных документов – БР Финархив. Всё актуальней становится тема совместного хранения финансовых документов, поэтому бизнес-решения можно объединять и пользоваться единым архивом.
Эти решения помогают в работе с финансовыми документами на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют организовать правильное хранение, то есть в форматах, утвержденных законодательством, со всеми нужными атрибутами: электронной подписью и служебными документами. С их помощью можно увидеть, по каким документам нужно организовать возврат и выгрузить документы для представления в налоговые органы.
Решение постоянно дорабатывается в соответствии с изменениями законодательства и потребностями пользователей, поэтому мы всегда рады обратной связи от текущих и потенциальных клиентов.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий