МФУД и Финархив. Организация работы с финансовыми документами. Часть 2

Опубликовано:
30 сентября 2016 в 10:39
  • 0

В предыдущей части мы подробно разобрали состав БР МФУД и БР Финархив и решаемые ими задачи. Первое нацелено на организацию работы с электронными финансовыми документами, второе – бумажными. В этой части мы посмотрим, как создать единый архив электронных и бумажных первичных учетных документов, из чего он состоит и как правильно выбрать бизнес-решение для своих потребностей.

Архитектура единого архива финансовых документов

Для многих компаний важно обмениваться и хранить как электронные, так и бумажные документы, поэтому рассмотренные бизнес-решения можно использовать вместе.

Для этого ТР «Электронный архив финансовых документов включает» в себя:

  • сценарий для потокового сканирования первичных учетных документов с помощью службы ввода документов DCTS;
  • сценарии для интеграции с произвольной учетной системой, в том числе с 1С, которые позволяют загрузить документы из папки и преобразовать их в формат ФНС, а также синхронизировать контрагентов;
  • дополнение к коннектору 1С, который позволяет загружать документы и синхронизировать контрагентов прямо из УС в DIRECTUM и наоборот (сам коннектор приобретается отдельно, но если его нет, то можно настроить интеграцию без него, как с произвольной учетной системой);
  • сценарии для поиска и выгрузки первичных учетных документов как в форматах ФНС, так и для печати со штампами;
  • возможности удобного хранения документов с распределением по делам и коробам архива;
  • дополнение к модулю DISI для работы с формализованными первичными учетными документами;
  • при наличии модуля «Канцелярия» будет возможность создавать из карточки ПУД РКК, а также будет связь со справочником «Архивы бумажных документов»;
  • при наличии модуля «Управление договорами» в карточке ПУД будет ссылка на договор, по которому создана товарная накладная или акт.

Поскольку модуль DISI идет в базовой поставке к DIRECTUM, то для обмена неформализованными документами его можно использовать с другими бизнес-решениями. Например, в рамках БР «Управление договорами» можно использовать модуль для обмена договорами.

Кроме того, есть возможность приобрести ТР «Коннектор к Диадок», если компания подключены к этому оператору ЭДО СФ.

В итоге полная архитектура решения для клиентов, которые автоматизируют работу с бумажными и электронными финансовыми документами, может выглядеть так:

Основные кейсы использования решения

Чтобы понять, какие решения стоит использовать для определенных кейсов, можно воспользоваться таблицей:

Кейс

Какое БР использовать

Краткое описание

Занесение, согласование, обмен через системы обмена и хранение электронных первичных учетных документов

БР МФУД

Интеграция с учетными системами (1С или любая другая УС) позволит оперативно занести первичку в DIRECTUM. Дополнение в ТР Финархив для модуля DISI позволит получать формализованные ПУД, согласовывать по специальными ТМ. Также в БР МФУД есть сценарии для печати, экспорта и массового подписания.

Занесение, согласование и хранение бумажных первичных учетных документов

БР Финархив

В рамках бизнес-решения можно отслеживать возврат бумажных документов, настроить потоковое сканирование, добавление штрихкодов к документам, массовую печать, распределение документов по делам и коробам архива бумажных документов.

Согласование договоров, обмен через системы обмена и хранение

БР Управление договорами

Для обмена и хранения неформализованных электронных документов типа договоров и приложений можно использовать соответствующее БР (например, «Управление договорами») и стандартный модуль DISI, который идет в базовой поставке DIRECTUM. То есть БР МФУД и Финархив не понадобятся.

Единый архив электронных и бумажных документов

БР МФУД и БР Финархив

Полноценное использование возможностей ТР Электронный архив финансовых документов, возможность использования единого архива. То есть достаточно иметь решение БР МФУД и настроить часть, относящуюся к обмену бумажными ПУД.

Вывод

В зависимости от ваших потребностей по работе с первичными финансовыми документами можно использовать разные бизнес-решения. Для электронной первички – БР МФУД, для хранения бумажных документов – БР Финархив. Всё актуальней становится тема совместного хранения финансовых документов, поэтому бизнес-решения можно объединять и пользоваться единым архивом.

Эти решения помогают в работе с финансовыми документами на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют организовать правильное хранение, то есть в форматах, утвержденных законодательством, со всеми нужными атрибутами: электронной подписью и служебными документами. С их помощью можно увидеть, по каким документам нужно организовать возврат и выгрузить документы для представления в налоговые органы.

Решение постоянно дорабатывается в соответствии с изменениями законодательства и потребностями пользователей, поэтому мы всегда рады обратной связи от текущих и потенциальных клиентов.

 

4
Подписаться

Комментарии

Пока комментариев нет
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий