Задачи и/или календари. Искусство тайм-менеджмента в ECM

В рамках серии постов я хочу поделиться отдельными кейсами, касающихся планирования задач в календаре пользователя и вариантами их решения. Ни в коем случае не претендую на то чтобы выдать сейчас единственное верное решение, ибо в каждом конкретном случае и у каждого конкретного заказчика приемлемых вариантов решения может быть несколько, а может быть и вовсе ни одного.

Итак, начнем…

Кейс 1. «Хочу планировать все входящие задачи в календаре!»

Так однажды сказал мне директор одного крупного строительного холдинга, пояснив, что иначе попросту будет про них забывать. Поначалу его заявление повергло меня в шок, поскольку, к примеру, я, являясь простым рядовым сотрудником, в день получаю в среднем по 7-10 задач, а у него этот показатель, по моим ощущениям, выше раза в 3, то есть в месяц это порядка 200 задач. Далее, трудоемкость большинства из них составляет по 10-15 минут, а их планирование в календаре занимает по 1,5-2 минуты (здесь я исхожу из той логики, что, чтобы точно запланировать сроки исполнения конкретной задачи, требуется предварительно ее проанализировать, а на это требуется время) – и … никакой эффективности!

Однако на самом деле ситуация оказалась иной.

Дело в том, что ранее данная компания и ее директор ни разу не сталкивались с автоматизацией (да, такие еще встречаются), поэтому и мыслил он совершенно другими шаблонами. О том, что все входящие задачи любой пользователь всегда сможет найти в едином месте в папке «Входящие» (см.рис.1), он не знал. Не знал и тот факт, что система сама отслеживает срок исполнения задачи и рассылает уведомление ответственным сотрудникам, например, за 10% времени до срока ее окончания, а при особом желании о можно дополнительно настроить, чтобы уведомления дублировались на электронную почту сотрудника. То есть «забыть» о задачах никак не получится, даже при всем желании.

Итог: вопрос был снят.

Рис.1. Входящие задачи сотрудника в информационной системе

Кейс 2. Важно и срочно

Этот же заказчик далее подкинул новый вопрос: «Как выстроить планирование своих задач в соответствии с принципом Эйзенхауэра в СЭД?». Напомню, что все дела (а в нашем случае – задачи) в соответствии с принципом/матрицей Эйзенхауэра подразделяются на (см.рис.2):

1. Срочные и Важные
2. Важные, но Не срочные
3. Срочные, но Не важные
4. Не срочные и Не важные

    

   

   Рис.2. Матрица дел Эйзенхауэра

Как видно из рисунка, самый большой процент от общей массы составляют Cрочные задачи: важные и не важные (1 и 3 категория ~80%), которые заказчик пожелал видеть в первую очередь, т.к. это его «оперативка». Поэтому начали мы именно с этих двух групп.

Эту потребность позволяет закрыть практически любая ECM-система. Продемонстрирую на одном из наших продуктов (см.рис.3.). Все срочные задачи видны сотруднику в едином реестре – в папке «Входящие». А для большего удобства, всегда под рукой доступны фильтры «Приоритет», «Срок выполнения» и прочие, позволяющие буквально нажатием одной кнопки сформировать нужную выборку. В качестве примера, на рисунке 3 представлена выборка задач со сроком исполнения сегодня-завтра, с важностью «Высокая».

Рис.3. Выборки в реестре задач в СЭД

Теперь обратимся к другим группам.

2. Несрочные и важные дела. Проанализировав, пришли к выводу, что скорее всего это некие «смарты», например, задача «Открытие нового филиала в городе N». Подобные задачи несут в себе некую стратегическую цель, поэтому не стоит мешать их с текущими задачами. Лучше всего фиксировать их в модуле KPI, либо в модуле управления проектами.

4. Несрочные и неважные задачи. Правильнее сказать, менее срочные и менее важные задачи, но раз они интересуют топ-менеджера, значит они, скорее всего, относятся к какой-то глобальной задаче. Их было предложено фиксировать как некую часть проекта, приуроченную к некой глобальной задаче, то есть категории 2, которую мы разобрали выше.

Рассмотрим на конкретном примере как это выглядит. На карточке проекта ответственный сотрудник фиксирует отдельные этапы его исполнения (см.рис.4.), которые в конечном счете станут задачами с конкретным сроком и исполнителем.

Но сразу в папку «Входящие» они не попадают, чтобы не перемешиваться с текущими актуальными задачами. По мере приближения срока исполнения конкретной задачи, она будет падать в папку «Входящие» заданного сотрудника, переходя при этом с квадрата с «Неважные и несрочные» на «Срочные и важные» или «Срочные и неважные» матрицы (см.рис.2). Еще одно удобство формирования карточки проекта состоит в том, что видя весь проект целиком удобно планировать общую загрузку отдела или компании (см.рис.4.).

Рис.4. Карточка проекта с заданными этапами-задачами

Все это касается именно планирования, то есть создания задач в ЕСМ. Если же идет речь о «разборе» входящих задач по методу Эйзенхауэра или другим методикам тайм-менеджмента, то рекомендую несколько дополнительных материалов о методиках и кейсах работы с задачами в СЭД:

• Борьба с входящими
• Стили работы с объектами Workflow
• FLY-DIRECTUM: часть 2. Порядок в личных папках.
• Управляем входящими и исходящими в DIRECTUM 5.3

Продолжение следует...