Варианты формирования плана закупок по 223-ФЗ

Результатом планирования закупок по 223-ФЗ является сформированный по регламентированной форме и вовремя размещенный в единой информационной системе (ЕИС) план закупок. Но закон не регулирует, как вы его сформируете, поэтому заказчики сами определяют порядок процесса планирования и фиксируют его в Положении о закупке, разработанном на предприятии.

Формирование плана закупок достаточно трудоемкий процесс, так как необходимо максимально точно определить потребность всего предприятия в приобретении товаров, работ, услуг минимум на очередной финансовый год, оценить и согласовать необходимость каждого приобретения с учетом лимитов бюджета и складских запасов, при необходимости сгруппировать однотипные потребности, сформировать, согласовать, утвердить и разместить в ЕИС план закупок.

Если целью автоматизации отделов и служб, которые осуществляют проведение закупок, для вашей компании является не только выполнение регламентированных законом процедур, но и построение эффективной системы планирования закупок, в этом случае стоит обратить внимание на проработку процесса планирования и выбора оптимального варианта работы.

В данной статье разберем несколько вариантов формирования плана закупок, но сначала определимся с терминологией, что такое потребность и позиция плана закупок.

Потребность – это заявка на приобретение товаров, работ, услуг. Инициатором потребности может выступать как рядовой сотрудник (например, заявка на приобретение оборудования для выполнения своей работы), так и руководитель, его заместитель, либо специально выделенный сотрудник в отделе (например, формировать потребности для своего подразделения).

Позиция плана закупок – это отдельная составная часть плана закупок (отдельная строка). Если по-простому, то одна позиция - это один лот будущей закупки (см. рисунок ниже).

Несколько потребностей можно объединять в одну позицию. Например, потребности на приобретение компьютеров от разных инициаторов можно включить в одну позицию. В этом случае, мы проводим одну закупку, вместо нескольких, уменьшая нагрузку отдела по организации и проведении закупки.

Позиции плана закупок формируют сотрудники организации, участвующие в обеспечении предприятия материальными ресурсами или услугами (далее ответственные за позиции плана закупок).

Ответственными за позиции плана закупок могут выступать: руководитель ИВЦ – закупка вычислительной техники, специалисты отдела маркетинга – приобретение рекламной и подарочной продукции, специалисты административно-хозяйственной службы – приобретение канцтоваров, мебели и т.д. Также роль ответственного за позиции плана закупок может выполнять ответственный за план закупок.

Перейдем к самому процессу планирования, рассмотрим варианты построения процесса на примере использования технического решения «Управление закупками» системы DIRECTUM.

Формирование потребностей инициаторами в одноименном справочнике

Инициаторы потребностей создают записи справочника Потребности в сроки, определенные регламентами предприятия, согласовывают с непосредственными руководителями. Ответственные за позиции формируют на основании потребностей позиции плана закупок, проверяя корректность введенных данных, дополняя информацией, необходимой для формирования плана закупок согласно требований законодательства. Например, способ закупок, электронная закупка или нет, дата размещения, участники могут быть только СМП и т.д.
Сформированные инициаторами потребности, как мы уже ранее обсудили, при необходимости ответственный за позиции группирует. Группировать может по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности с учетом дат, к какому сроку необходимо исполнить каждую потребность.

К явным плюсам данной схемы можно отнести распределение нагрузки на подразделения, повышение ответственности инициаторов за планирование, повышение прозрачности процесса, максимум структурированной информации (увеличение инструментов для анализа – аналитические отчеты, KPI), возможность автоматической и ручной группировки потребностей.

Формирование потребностей на основании данных учетных систем
Потребности первоначально формируются инициаторами в учетных системах. Например:

• производственная программа (со сметой затрат на производство);
• ремонтная программа;
• инвестиционная программа;
• система бюджетирования и т.д.

Далее информация мигрирует в DIRECTUM и дорабатывается ответственными за позиции в части требований по 223-ФЗ.
Вариант применим, когда на предприятии высокая степень автоматизации деятельности предприятия в части учетных задач. В этом случае сформировать план закупок становится менее трудоемким процессом.
Можно рассмотреть вариант загрузки информации в DIRECTUM в справочник Потребности или сразу в справочник Позиции плана закупок, не используя справочник потребностей. Зависит от того, насколько информация уже переработана в учетных программах, есть ли необходимость в группировке потребностей.

Формирование потребностей инициаторами в формате служебных записок
В этом случае на основании полученных бумажных служебных записок ответственные за позиции или ответственные за план закупок формируют позиции сами.
Данный вариант имеет право на жизнь, когда:

• в системе работает ограниченное количество пользователей, например, отдел закупок, согласующие и утверждающие план закупок и документы по самой закупочной процедуре. Инициаторы в системе не работают;
• организация пока не готова к кардинальным изменениям процесса (нет желания или возможностей отказаться от служебных записок).

​При выборе данного варианта работы стоит понимать:

• увеличится нагрузка на специалистов тендерного отдела/отдела закупок/ответственных за позиции;
• увеличится риск появления ошибок от человеческого фактора при занесении информации в систему;
• нет удобных инструментов объединения потребностей.

Формирование потребностей на основании планов закупок подразделений

Руководители подразделений фиксируют потребности подразделения в приобретении товаров, работ, услуг в формате таблицы Excel, отражают что, в каком объеме и в какие сроки.
При этом рекомендуется разработать сценарий по загрузке данных в справочник Потребности, это может выполнить внедряющая систему организация.
Данный вариант работы используем в тех же случаях, как и при варианте формирования потребностей инициаторами в формате служебных записок.

После того как вы определились с вариантом сбора потребностей и формированием позиций, необходимо определиться с вариантом согласования результатов планирования. Техническое решение «Управление закупками» позволяет выстроить различные схемы согласования плана: от минимального, когда согласовывается только план закупок (вариант 3 в таблице ниже), так и максимально многоуровневое поэтапное согласование (вариант 4 в таблице ниже): 

Во всех выше показанных вариантах в рамках согласования плана закупок происходит утверждение плана руководителем предприятия, могут быть отказаны или скорректированы некоторые позиции (например, сроки и объемы закупок с учетом лимитов бюджета). В рамках типового маршрута по согласованию плана закупок происходит размещение плана закупок в ЕИС.

Таким образом, выбирая для себя тот или иной вариант планирования, согласования плана закупок, оценивайте здраво все плюсы и минусы, а техническое решение «Управление закупками» компании Директум позволит претворить его в жизнь.