DIRECTUM и управление документами системы менеджмента качества

Одна из функций СЭД на предприятиях, сертифицированных на соответствие требованиям стандарта ISO9001,  обеспечить управления документами СМК согласно требованиям этого стандарта (в основном это требования п.4.2.3 – «Управление документами»).

И хотя DIRECTUM в целом в базовой поставке удовлетворяет практически всем требованиям, однако на практике у Заказчиков и внедренцев возникает немало вопросов.

Постараюсь в этом материале обобщить собственный опыт по использованию DIRECTUM для управления документами СМК. В основном речь пойдет именно о документах, а не о записях, которые согласно стандарта «… являются особым типом документов и должны управляться в соответствии с требованиями пункта 4.2.4. («Управление записями»).

(здесь и далее цитаты приведены из германского стандарта DIN EN ISO 9001:2000, перевод В.А. Качалова при участии В.В. Алексина.)

Стандарт требует, чтобы было создана «Документированная процедура для определения действий по управлению…» (имеется в виду ,конечно, документами). Часто предприятия специально разрабатывают такой внутренний документ (или берут за основу «проект», который им передали консультанты). При этом данный документ не состыковывается /противоречит  другим документам, которые регламентируют делопроизводство/документооборот на предприятии. И вот мы имеем: Инструкцию по делопроизводству, ДП «Управление документами», регламенты по документообороту, разработанные для СЭД и много что еще. Более правильный путь – в едином документе (пусть это будет классическая «Инструкция по делопроизводству») все принципы управления документами, в т.ч. и нормативными документами СМК, и записями по качеству, и НРД. А приложением к этому документу уже сделать регламенты по работе в системе. В рамках единого документа гораздо легче прослеживать непротиворечивость различных норм и положений.  

П. 4.2.3.а. «Утверждение документов на предмет их адекватности до их выпуска» - под этим обычно подразумевается согласование проекта документа. При этом нужно понимать, что хотя документы и вводятся в действие приказами по принципам единоначалия, но ограничиться только автором документа и генеральным директором с точки зрения стандарта не совсем верно. К согласованию проекта документа должны быть привлечены: владельцы процессов, деятельность которых затрагивается в издаваемом документа, ключевые исполнители и внутренние заказчики – т.е. те лица, которые заинтересованы в результатах принимаемого нормативного документа.

П.4.2.3b. «Анализ, актуализация (при необходимости) и переутверждение документов.»

А вот этого в DIRECTUM по умолчанию нет (как и во всем отечественном делопроизводстве).

Все нормативные документы с определенной (для каждого документа отдельно или для всех одинаковой) периодичностью должны пересматриваться и при необходимости в них должны быть внесены изменения. Если организация устанавливает для всех документов единый срок (например – год) то (как вариант) ответственному за разработку документа чрез год после утверждения документа должно поступать задание на анализ и актулизацию (при необходимости) документа. Даже если актуализация не требуется, должна быть зафиксирована информация (запись) о том, что анализ был проведен и актуализация не требуется. И дальше ждем еще год.

Если срок пересмотра определяется для каждого документа отдельно, то данный параметр необходимом выводить …как вариант на карточку документа (или группы документов).

4.2.3.с «обеспечения идентификации изменений и статуса действующей в текущей момент редакции документа.»

Этот пункт в DIRECTUM реализован удобно через механизм жизненного цикла. Однако надо ОБЯЗАТЕЛЬНО предусмотреть, что если какой либо документ издается в замен или отменяет существующий, то сразу (автоматом) после регистрации нового документа устаревшие или измененные документы должны идентифицироваться. Это обычно делается через механизм типовых маршрутов или через вычисление (например при регистрации нового документа в РКК мы вводим реквизиты – какие документы отменяет/изменяет).

Использовать механизм версий в данном случае считаю не самым удобным, так как

1. Часто возникает необходимость полностью закрыть сотрудникам доступ к устаревшим редакциям документов
2. Версии чаще используются для внесения замечаний в процессе согласования
3. Версия не подлежит отельной регистрации, а делопроизводственная практика наших предприятий такова, что все изменения вносятся приказом (со своим рег номером и датой)

4.2.3.d «Обеспечение наличия соответствующих версий (редакций) применимых документов в местах их использования

Требование элементарно решается при полной автоматизации предприятия.

У нас есть оригинал - тот самый документ СМК (приказ, положение, регламент и т.д), который подписан собственноручной подписью руководителя на бумаге и есть ЕДИНСТВЕННАЯ учтенная копия документа - это электронный образ в СЭД DIRECTUM. В документированной процедуре "Управление документами" это положение необходимо обязательно закрепить. Т.о. все сотрудники обязаны работать/обращаться к документу в СЭД. Если они распечатывают документ из СЭД, то эта распечатка делается ими на свой страх и риск (для удобства работы) и не носит официальный характер (т.е. имеет статус неучтенной копий). Пользоваться ею, а тем более апеллировать к ней в случае разногласий они вообще то права не имеют. Официальный статус есть только у учтенной копии в СЭД. Поддерживать актуальность одного экземпляра в СЭД на порядок проще, чем тиражировать/изымать сотни бумажных учтенных копий. Так же закрывается требование стандарта по поводу наличия/доступности актуальных документов СМК в местах их использования. Если в отделе есть ПК с доступом к БД СЭД, то он полностью заменяет шкаф с бумажными документами СМК в этом же отделе. А управлять централизованно такими документами - это вообще мечта всего отдела управления качеством (вот Вам и снижение трудоемкости по управлению документами в десятки раз).

Подпункты e,f,g раздела 4.2.3 стандарта постараюсь раскрыть в следующем материале.