Финансовый архив DirectumRX. Упрощаем решение задач бухгалтера

Традиционно считается, что работа бухгалтерии неразрывно связана с большим объемом бумажных документов. Каждому бухгалтеру знакомы стопки документов, которые ежедневно нужно разбирать. С ростом количества документов появляются проблемы:

• трудно хранить бумажные экземпляры;
• много времени уходит на поиск нужных документов и подготовку к проверкам;
• неудобно отслеживать, какие документы подписаны, а какие еще нет.

Перевести работу бухгалтерии в электронное пространство вам поможет модуль «Финансовый архив» системы DirectumRX.

Модуль обеспечивает централизованное и надежное хранение документов всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Документы в архиве защищены от потери и повреждения. Также модуль помогает оперативно подготовиться к налоговым проверкам, быстро найти документы по нескольким критериям, контролировать полноту и целостность архива.

Давайте посмотрим, как модуль «Финансовый архив» поможет эффективнее решать типичные задачи бухгалтера.

Задача №1: Формирование архива

В модуле формируется единый архив электронных и бумажных документов. Для этого в систему заносятся:

• документы, которые контрагент прислал через сервис обмена электронными юридически значимыми документами, например, Synerdocs или Диадок;
• финансово-хозяйственные документы, которые бухгалтер формирует в учетной системе 1C и отправляет контрагентам через сервис обмена;
• бумажные документы в виде скан-копий.

Итак, рассмотрим подробнее, как же формируется архив. Начнем с документов, которыми организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена.

Документы от контрагентов автоматически попадают в архив. Для них в системе создаются карточки, в которых сразу заполняются данные из документов. Бухгалтеру остается убедиться, что все указано верно и передать документы на подписание. Для этого приходит специальное задание на обработку.

Документы, которые организация выставляет контрагентам, формируются в учетной системе. Если с контрагентом установлен электронный обмен, то их можно отправить сразу из учетной системы через интеграционное решение сервиса обмена. В этом случае документы также автоматически попадут в архив.

К слову, узнать больше про интеграционное решение сервиса обмена Synerdocs можно на сайте.

Документы, которыми вы по-прежнему обмениваетесь с контрагентами в бумажном виде, также стоит занести в финансовый архив. Для этого:

• поступившие документы сканируйте и заносите в архив после подписания. Счета-фактуры подписывать не нужно, поэтому сканируйте их сразу при поступлении;
• документы, выставленные контрагентам, сканируйте и заносите в архив уже после подписания и возврата от контрагента.

Все финансово-хозяйственные документы, которые занесены в архив, находятся в одном месте – в списке «Финансовые документы».

Задача №2: Проверка полноты финансового архива

Для контроля полноты и целостности архива в модуле предусмотрены специальные списки.

Чтобы контролировать подписание документов финансового архива, используйте список «Ожидают подписания». С его помощью быстро «отлавливаются» финансово-хозяйственные документы из сервисов обмена, которые находятся на подписании.

В списке отображаются документы на подписании у контрагентов, и документы, которые еще не подписаны в вашей организации.

Если в списке есть документы, стоит напомнить об их подписании. Например, позвонить контрагентам или организовать подписание в нашей организации.

Для контроля полноты архива в части документов, которые оформлены на бумаге, используйте список «Отсутствуют скан-копии». Он поможет быстро найти документы, у которых в системе создана только карточка без содержимого, а также документы, у которых в последней версии не содержится скан-копия бумажного экземпляра.

Скан-копией считается версия в формате PDF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, PNG, BMP.

Если в списке есть документы, то бухгалтер может отправить задачи ответственным сотрудникам на занесение скан-копий экземпляров, подписанных всеми сторонами.

Задача №3: Подготовка к налоговой проверке

Одна из важнейших задач бухгалтерии – подготовка документов для проверки в контролирующих органах. При этом важно оперативно подготовить и передать документы, чтобы избежать штрафов.

Предположим, что в сервисе сдачи налоговой отчетности поступило требование от ФНС. Документы нужно предоставить на проверку в электронном виде. Быстро подготовить запрошенные документы поможет действие для выгрузки из финансового архива.

Для быстрого доступа действие выгрузки доступно на обложке модуля. Воспользуйтесь им и в открывшемся окне задайте параметры для формирования списка документов. Укажите, что документы следует выгрузить в электронном виде.

Для удобства сгруппируйте выгруженные документы по контрагентам или типам документов.

В результате в папку, указанную в параметрах, выгрузятся все необходимые документы:

• неформализованные документы в том формате, в котором они хранятся в системе, например, PDF или PNG;
• формализованные документы (созданные по формату, предназначенному для передачи через сервисы обмена) в виде XML-файлов и файлов электронных подписей в формате SGN, что соответствует всем требованиям законодательства.

Файлы каждого документа выгрузятся в отдельную папку. Остается передать их в контролирующие органы. Для этого файлы нужно загрузить в сервис, через который пришло электронное требование.

Если же от ФНС получено требование предоставить документы в бумажном виде, то при указании параметров нужно выбрать формат выгрузки для печати. В этом случае формализованные документы выгружаются в формате PDF со штампами визуализации электронных подписей, как того требует ФНС.

Задача №4: Поиск финансово-хозяйственных документов

Если бухгалтеру нужно быстро найти финансово-хозяйственные документы по реквизитам, в этом поможет специальный поиск документов по архиву. Например, чтобы быстро найти финансово-хозяйственные документы, оформленные по договору, укажите договор и нужные виды документов:

Полученный список документов можно сразу же выгрузить в Microsoft Excel.

Подведем итоги

Финансовый архив станет незаменимым помощником и упростит решение каждодневных задач бухгалтера, а также:

• сократит затраты на занесение документов за счет интеграции с сервисами обмена документами;
• упростит хранение и учет всех финансово-хозяйственных документов организации;
• поможет оперативно подготавливаться к налоговым и аудиторским проверкам;
• обеспечит контроль полноты и целостности архива;
• позволит быстро искать документы по контрагенту, договору и периоду.

Хотите узнать больше о модуле «Финансовый архив»? Читайте о нем в справке, которая открывается по F1 из вашей системы, или в справке на сайте DIRECTUM Club, которая доступна зарегистрированным пользователям.

А чтобы оценить модуль «Финансовый архив» в действии, воспользуйтесь бесплатным демо-стендом.