А Вы актуализировали инструкции?
Вот и закончилась опытная эксплуатация системы DIRECTUM… Пользователи сроднились с системой, и ловко отправляют документы по настроенным типовым маршрутам. Казалось бы, можно, наконец, и расслабиться, но делать это пока рано. Сначала ответьте для себя на вопрос «А вы актуализировали инструкции?», и если ответ отрицательный, то этот материал окажется для вас полезным.
Сейчас я не буду рассматривать вопрос о том, что необходимо и дальше развивать систему, подключать новые процессы. В этом материале я хочу напомнить вам о том, что при изменении процессов необходимо актуализировать соответствующие нормативные документы предприятия (положения, инструкции).
Рассмотрим на примере делопроизводства. После завершения работ по внедрению системы необходимо актуализировать следующие нормативные документы предприятия:
- положение/инструкцию по делопроизводству;
- должностные инструкции работников;
- положения по подразделениям.
В положение по делопроизводству (инструкцию по делопроизводству) нужно внести следующие изменения:
1) В раздел с терминами и определениями нужно добавить термины системы DIRECTUM, например, РКК, ЭЦП и дать определение самой системы электронного документооборота. При необходимости нужно скорректировать определения, которые изменились в связи с внедрением системы DIRECTUM.
2) В разделе по регистрации документов нужно указать, что регистрация производится в модуле «Канцелярия». Можно добавить скриншоты РКК и ссылки на соответствующие инструкции по регистрации документов в DIRECTUM.
3) В разделах по созданию и согласованию определенных видов документов (письма, приказы, положения и т.д.) нужно указать, каким образом и где создаются документы, добавить ссылки на соответствующие инструкции по работе с документами в системе DIRECTUM.
4) В приложениях к Положению нужно заменить те формы журналов, отчетов, актов и т.д., которые изменились в связи с внедрением системы DIRECTUM.
В должностных инструкциях работников и в положениях по подразделениям нужно отразить те функции, права и обязанности, которые добавились или изменились после внедрения системы DIRECTUM.
Конечно, актуализация инструкций касается всех автоматизируемых процессов. Проверено на своем опыте - актуальные по содержанию документы действительно полезны в работе, так как помогают даже вновь пришедшим сотрудникам быстро включиться в работу. Не забывайте
поддерживать документы в актуальном состоянии, и пользователи скажут вам за это «спасибо»
.
Пример: Тиражирование DIRECTUM в ООО "Газпром трансгаз Чайковский"
Все процессы проектировались и внедрялись в администрации общества, соответственно все инструкции со скриншотами писались для пользователей администрации. Началось тиражирование в филиалах, и многим пользователям не нравится, что в инструкциях используются наименования ролей (должностей), подразделений как в тексте инструкции, так и в скриншотах. При чем изменений в процессах и типовых маршрутах нет.
Как поступать в данной ситуации? Создавать новые инструкции для каждого филиала или "уговаривать" пользователя что "так сойдет"?
И еще такой вопрос:
Процесс (типовой маршрут) достачно сложный (по количеству участников, заданий и т.п.) и пользователю трудно найти свою роль в данном процессе. Нужно ли создавать инструкции отдельно для каждой роли, что приведет к увеличению количества инструкций и соответственно к возможной путанице или создать одну общую инструкцию для всех описывающую весь процесс в целом?
Позволю себе пофантазировать. Поддержки этого в DIRECTUM нет и неизвестно будет ли, но мое видение вопроса такое. Инструкция должна быть частью задания. Я пользователь, ко мне приходит задание, я не уверен - что мне нужно по нему сделать. Я вызываю справку и смотрю, что от меня хотят в рамках данного задания, роли, типового маршрута. Решаются проблемы:
Я так понимаю - этот материал не о том, как и когда актуализировать инструкции по работе с DIRECTUM, а о том - какие инструкции (не относящиеся к системе) необходимо актуализировать ПОСЛЕ внедрения и перехода на использование DIRECTUM, в данном случае - делопроизводителей.
Вообще - в данном случае интересны оба вопроса:
1. Кто может поделиться - в какие инструкции по другим должностям стандартно необходимо вносить изменения (например, сразу в голову приходит: администратор сети/администратор БД).
2. Кто как пишет именно "Инструкции пользователей DIRECTUM" (см. выше - делите ли по ролям/оргструктуре), и - когда проводите актуализацию?
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий