Ты – мне, я – тебе, или как можно взаимодействовать в системе DIRECTUM

Одна из важнейших функций системы DIRECTUM – обеспечение взаимодействия между сотрудниками. Но иногда возникает вопрос, как же правильнее обеспечить это взаимодействие. Например, не всегда понятно, когда нужно создать подзадачу, а когда вложить старую задачу/задание в новую задачу. В этом материале я рассмотрю некоторые ситуации, имеющие место в рабочих процессах любой организации.

Ситуация первая. Вы получили задание, но не можете сразу выполнить его. Сначала нужно уточнить некоторые данные, ну, например, для принятия решения о поставке товара, сначала нужно выяснить факт оплаты. В этом случае логичнее будет создать подзадачу сотруднику, ответственному за оплату товара. Получив задание, ответственный сотрудник проверит факт оплаты, напишет о результатах проверки в тексте задания и выполнит его. На основании этих результатов вы сможете принять обоснованное решение о поставке товара и выполнить свое задание.

А может, для вас более привычна вторая ситуация. Вы получили задание от своего руководителя на разработку бизнес-плана проекта. Часть работ по созданию бизнес-плана нужно передать другим сотрудникам. Например, технико-экономическое обоснование нужно поручить специалисту экономического отдела, а разработку финансового плана – специалисту финансового отдела. В этой ситуации снова на помощь придут подзадачи, которые вы сможете создать из своего задания, указав в маршруте вышеназванных специалистов. Таким образом, в переписке по задаче будет видно, кто, какую часть работы выполнял.

Третья ситуация наверняка случалась с каждым. Нового сотрудника нужно ввести в курс дел, показав ему, как подобные задачи решались ранее. Как лучше ознакомить нового сотрудника со старой задачей? Тут все зависит от типа прав на старую задачу:

• если тип прав на старую задачу «Всем», то можно отправить ее вложением в новую задачу;
• если тип прав на старую задачу «Всем участникам», то нет смысла отправлять ее вложением в новую задачу, так как новый сотрудник не является участником старой задачи и не сможет ее увидеть. Поэтому при таком типе прав, лучше открыть старую задачу и создать из нее подзадачу.

Если вас одолевают сомнения, какой способ пересылки выбрать, вспомните следующее:

• подзадачи используются, когда нужно подключить к решению вопроса другого сотрудника, и при этом вы хотите, чтобы переписка по всем подзадачам была единой;
• подзадачу нужно создавать в том случае, если нужно ознакомить сотрудника с информацией, содержащейся в старой задаче, но тип прав на нее «Всем участникам»;
• во всех остальных случаях можно применять отправку задачи/задания вложением в новую задачу.