DirectumRX 2.9. Больше возможностей для удобной и быстрой работы

Вышло обновление DirectumRX 2.9. Теперь стало проще согласовывать документы и выдавать составные поручения, есть возможность создавать письма для нескольких адресатов, а также появились другие новинки для удобства ежедневной работы.

Для локальной установки версия 2.9 станет доступна после 20.09.2018.

Согласование документов

Согласование документов стало еще удобнее и быстрее благодаря следующим новинкам.

Сводка по документу. Вам поступает большой поток типовых документов и зачастую для согласования достаточно узнать только основную информацию о них? Теперь вы можете быстрее принимать решения по документам, так как при согласовании договоров, дополнительных соглашений и входящих счетов можно посмотреть краткую сводку по документу. Она отображается в заданиях на согласование по регламенту с непосредственным руководителем, с обязательными и дополнительными согласующими, а также в задании на подписание. Больше не нужны дополнительные действия для открытия карточки и содержимого документа, все нужные данные сразу видны в задании.

Переадресация согласования. Нужно передать согласование другому сотруднику? Теперь сделать это просто: в заданиях на согласование с обязательными и дополнительными согласующими появилась возможность переадресовать задание. Достаточно указать нужного сотрудника и нажать на кнопку на ленте.

Выбранный сотрудник получит задание со сроком, заданным на данном этапе согласования. Например, если в соответствии с регламентом на согласование отводится 4 часа, то сотрудник получит задание со сроком 4 часа с момента переадресации. Переадресовать задание можно и при свободном согласовании. Нужно только указать сотрудника и срок выполнения.

Добавление согласующего. Считаете, что в согласовании документа стоит принять участие вашему коллеге, который не включен в состав согласующих? Теперь в заданиях на согласование с обязательными и дополнительными согласующими можно добавить его к согласующим всего за пару кликов.

Срок задания будет таким же, что и у этапа, на котором добавили нового согласующего. Система включит выбранного сотрудника в состав согласующих и результат, с которым он выполнит задание, отобразится в листе согласования. Добавить согласующего можно и при свободном согласовании. Нужно только указать сотрудника и срок выполнения.

Составное поручение с общей темой и сроком

Когда в исполнении работ по документу участвует большое количество сотрудников, то уходит много времени на то, чтобы указать в поручении всех исполнителей и для каждого написать текст задания. Теперь это можно сделать за считанные секунды. В карточке поручения можно сразу выбрать роль, подразделение или группу. Сотрудники добавляются в список исполнителей и для каждого создается отдельный пункт поручения.

Исполнителей много, но текст и срок поручения для всех одинаковые? Не нужно дублировать их для каждого исполнителя, теперь можно указать общий текст поручения и срок для всех. Ну, а если у кого-то текст поручения или срок отличается, то в отдельном пункте поручения можно указать индивидуальное описание работ и дату.

Исходящие письма с несколькими адресатами

В DirectumRX появилась возможность создавать исходящие письма, адресованные нескольким получателям. Для этого в карточке исходящего письма на ленте появилась «залипающая» кнопка Несколько адресатов, а также закладка «Адресаты». Если кнопка нажата, то закладка становится доступна для изменения. На ней перечисляются все получатели письма и способ доставки для каждого из них.

Также на ленте появилась вкладка Список рассылки письма. Кнопки на вкладке позволяют:

• сохранить адресатов письма в новом справочнике «Списки рассылки», чтобы повторно использовать список при отправке писем;
• выбрать один из существующих списков рассылки, чтобы автоматически заполнить адресатов;
• распечатать лист рассылки письма – документ с перечнем адресатов и их адресов. Не придется составлять лист рассылки вручную, все данные заполняются автоматически:

Многоадресные письма легко найти в списке исходящих документов: для них в качестве адресата отображается значение «По списку рассылки». Фильтрация списка также учитывает многоадресные письма. Если среди адресатов письма есть указанная организация, то письмо отобразится в списке.

Расширение возможностей регистрации и присвоения номера документам

В DirectumRX расширены возможности учета документов. Для этого в журналы регистрации добавлены новые разрезы и периоды нумерации, а также новые элементы формата номера.

Разрезы и периоды нумерации. В качестве разреза нумерации теперь можно выбрать ведущий документ, нашу организацию или подразделение, а в качестве периода - год, месяц, квартал или сквозную нумерацию. Это позволяет сократить количество журналов регистрации, например, больше не нужно настраивать отдельные журналы для разных подразделений.

Разрез и период нумерации дополняют друг друга, например, чтобы регистрировать исходящие письма отдельно по подразделениям и каждый год начинать нумерацию писем заново, теперь достаточно установить разрез по подразделению и период по году.

Элементы формата регистрационного номера документа. Прежде в формате номера можно было указать только код подразделения, теперь добавилась возможность выбрать код вида документа и код нашей организации. В результате по номеру можно быстро определить вид, подразделение или организацию документа.

Отчет «Контроль пропусков в нумерации документов». Теперь отчет доступен для договорных и финансово-хозяйственных документов. Также он стал информативнее. В отчет попадают все номера вне зависимости от прав доступа на документ. Для сохранения конфиденциальности в отчете у документов, на которые у вас нет прав на просмотр, вместо наименования отображается подсказка «На документ требуются права доступа». Таким образом в отчете содержится полная информация о номерах зарегистрированных документов.

Полномочия и зоны ответственности сотрудника

При увольнении или переводе сотрудника администратору необходимо перенастроить процессы на другого сотрудника. Теперь просто найти все роли, группы, этапы согласования и другие справочники, в которых указан сотрудник. Для этого в карточке сотрудника или в списке записей справочника Сотрудники по кнопке на ленте доступен новый отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника». Вручную искать записи справочников в системе больше не придется. А чтобы быстро скорректировать запись достаточно перейти по ссылке в колонке ИД.

У сотрудника также могут оставаться документы, по которым он не завершил работы. Больше не нужно вручную искать их, чтобы передать ответственность за документы другому сотруднику. Достаточно нажать на кнопку Договорные и финансовые документы в карточке сотрудника, чтобы сформировать список закрепленных за ним договорных и финансово-хозяйственных документов, по которым остались невыполненные работы. В список попадут и документы, в которых сотрудник указан ответственным за возврат оригинала или возврат от контрагента.

Веб-клиент и мобильные решения

В веб-клиенте DirectumRX доступны все новые возможности, за исключением сводки по документу в заданиях на согласование.

Кроме этого теперь в списках при наведении курсора на запись отображаются быстрые действия для этой записи. Например, с их помощью в папке «Входящие» можно быстро пометить задание как прочитанное/непрочитанное, скопировать или удалить на него ссылку. В зависимости от списка состав действий изменяется. А при нажатии на кнопку 
появляется контекстное меню записи с дополнительными действиями.

Также при фильтрации записей в списке по колонке появилась возможность выбирать пустые значения.

Изменения есть и в мобильном приложении DIRECTUM Solo. Для упрощения создания поручений добавлены возможности, которые позволяют:

• использовать быструю навигацию свайпом между вкладками и вложениями в заданиях. Легкими касаниями экрана можно перейти от переписки к последнему вложению;
• изменять проект поручения прямо в карточке. Изменения можно отменить либо удалить неактуальное поручение;
• задавать общий срок и текст в составных поручениях.

Для повышения безопасности есть возможность блокировать приложение при его сворачивании, при блокировании устройства и через 15 минут «бездействия». Знакомьтесь подробнее с новинками в статье «Упрощение работы, разблокировка приложения и другие новинки DIRECTUM Solo 2.2 и NOMAD 2.9».

Оптимизация и быстродействие системы

Повышена масштабируемость сервера приложений и веб-сервера. В результате:

• отображение задач и заданий в папках «Входящие», «Исходящие», «Недавние задания» и папках потоков происходит быстрее даже при большом числе пользователей;
• оптимизировано отображение информации о задачах и заданиях в виджетах.

Содержимое папок и списков документов в новой версии загружается и обновляется быстрее вне зависимости от количества записей. А подписать электронной подписью теперь можно документ любого размера. Также увеличена скорость подписания, проверки достоверности электронной подписи и импорт подписей из сервиса обмена, в том числе для документов большого размера и на медленных каналах связи.

Кроме этого в веб-клиенте ускорена вставка и удаление ссылок на объекты в папках, оптимизирована работа фоновых процессов, повышена стабильность работы сервиса Workflow, а также снизился трафик между клиентским приложением, сервером и базой данных.

***

Подробнее о новых возможностях DirectumRX вы узнаете из документа «Изменения DirectumRX 2.9» на сайте поддержки, а также в вебинаре «DirectumRX 2.9. Новинки версии» на YouTube.

Какая из новинок версии показалась вам наиболее интересной? Протестируйте все возможности в бесплатном демодоступе.