О пользе проведения методического аудита использования систем документооборота

Далеко не в каждой компании, руководство может увидеть пользу в проведении аудита, когда вроде и так все хорошо. Ведь исторически так сложилось, что аудит часто просят провести, когда понимают, осознанно или интуитивно, что есть проблема, но не знают где именно или в чем именно причина. В последнее время некоторые компании просят провести аудит в качестве профилактической меры или для подготовки к проверкам, но это больше относится к бухгалтерской или налоговой части.

В ИТ области, аудит пока не моден, и в большинстве случаев у заказчика нет понимания его пользы. Ведь очень мало компаний, у которых в ИТ нет проблем, и на общем фоне наличие проблем выглядит вполне нормальной ситуацией.

Рассмотрим вполне реальную ситуацию. Одна известная компания, назовем ее №1, своими силами внедрила систему электронного документооборота. Худо или бедно автоматизировала множество своих бизнес процессов. Естественно, что при автоматизации специалисты компании пользовались только своим опытом и своими знаниями (максимум друзей, которых, как правило, ограниченное число). Иногда обращались за мелкими консультациями в консалтинговые фирмы. Есть ли у этой компании проблемы в автоматизации процессов? Скорее всего, есть. Ведь, как написано выше, это вполне нормальная ситуация. А раз это нормально, аудит, в общем-то, и не нужен. Все равно, что полностью здоровый человек пойдет к доктору. Все, что он узнает от доктора, это то, что он здоров. Но это он и без доктора знал. На практике же полностью здоровых людей не существует и всегда можно найти, что у пациента «не так». Теперь вопрос перетекает в иную плоскость. Хочет ли пациент узнать, что у него «не так» и исправить это? В ИТ области реальная ситуация выглядит примерно так же, но с небольшим исключением. Компании не знают, что их «нормальная» ситуация вовсе ненормальная. Почему ситуация может быть ненормальной? Постараюсь объяснить.

Представьте, что есть некая компания №2, которая уже более 2-х десятков лет занимается изучением потребностей других компаний, применяет различные решения для автоматизации процессов, исследует эффекты от применения решений, собирает данные по применению решений другими компаниями, анализирует, обобщает, структурирует информацию и готова в нужный момент применить ее. Другими словами, эта компания является библиотекой всех или большинства имеющихся опытов по автоматизации бизнес процессов, обладает данными по эффекту каждого из них и, естественно, может выбрать лучшие и худшие. И при рассмотрении какого-либо процесса с высокой долей вероятности сможет заранее определить, какой метод или решение для этого процесса будет лучше. Можно ли сравнить опыт такой компании с опытом сотрудников компании №1? Можно, но вероятность равенства крайне низка. Очевидно, что компания №2 может поделиться полезной информацией с компанией №1. Но простая передача всей имеющейся информации ни к чему не приведет, т.к. выбрать нужную и правильную для компании №1 будет невероятно сложно. Намного эффективнее, если 2-ая компания поделится лишь той информацией с 1-ой, которая и будет полезной. А для этого, вторая компания должна изучить ситуацию в компании №1 и выбрать из имеющейся библиотеки знаний нужные решения.

Итого, может все-таки обратиться к опытному "врачу" (компании №2)? Значительно выгоднее предотвартить болезнь, чем ее лечить. А для того чтобы дать правильное заключение, конечно, нужен "медосмотр", т.е. аудит. Предметом изучения при методическом аудите является не результаты деятельности (как при бухгалтерском аудите), а процессы и способы применения в них тех или иных средств. Изучаются бизнес процессы заказчика, в которых в данный момент используется система автоматизации документооборота. Изучаются потребности и проблематики процессов. Изучается текущая реализация автоматизации процессов, причины именно такой реализации. Проводится экспертная оценка текущей реализации и, при необходимости, стоимостно-функциональный анализ. На основе экспертных оценок и анализа вырабатываются рекомендации по оптимальному использованию средств автоматизации в изученных процессах. Рекомендации формулируются в итоговом документе, который передается заказчику.

Следует отметить, что документ не содержит полное описание технической реализации сформулированных рекомендаций, т.к. это задача проектирования.

Это в теории. На практике, компания DIRECTUM уже готова предоставить услугу "Методический Аудит". И по нашему опыту, даже при изучении небольшой доли документооборота, в результате аудита может получиться документ на 30 страниц весомых рекомендаций, позволяющий предотвратить "обострение болезни" или  переход в "хроническе заболевание".