RapID на практике (штрихкоды в DIRECTUM).

6 20

  Обучавшиеся по курсам DIRECTUM и читавшие документацию о нем знают, что существует такое средство, как RapID (технология быстрой идентификации документов DIRECTUM). Есть официальное описание (Технология быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID), также, на Club-e уже писалось про его развитие (DIRECTUM RAPID: Время перемен).

Но многие ли используют его реально?

А между тем - использование этого механизма облегчает жизнь: пользователям - в повседневной деятельности, консультантам - при внедрении. Я поясню это на основе опыта реального применения.

 

ИТАК, Что обычно делает делопроизводитель после рассмотрения документа руководителем:

Без использования RapID:

  • берет из папки подписанный документ,
  • ищет соответствующее задание и открывает его,
  • производит действия с документом (регистрирует и подписывает ЭЦП, сканирует и т.п.),
  • выполняет задание.

Если таких документов много, то делопроизводителю приходится искать среди множества заданий нужное. При этом возникают неудобства:

  • на поиск требуется дополнительное время (зачастую даже больше, чем непосредственно на операции с документом);
  • возможны ошибки (может ошибочно зарегистрировать не тот документ, особенно - если названия однотипные).

Это добавляет нервозности и, как следствие, повышает сопротивление внедрению.

 

C использованием RapID:

Что изменяется: секретарь, получив пачку документов после подписания, подносит документ к сканеру штрих-кодов, «пик-пик» - и на экране появляется окно:

 

Прямо отсюда возможно:

  • подписать документ,
  • открыть РКК (по кнопке «Регистрировать»),
  • открыть соответствующее задание (невыполненное);
  • дополнительно - просмотреть подписи, распечатать лист согласования, настроить права доступа, открыть карточку,...

Все быстро и наглядно!

Возможность  быстро найти среди кучи входящих нужное задание сильно облегчает работу секретаря/делопроизводителя и снижает эмоциональную нагрузку на нее (и на консультантов :) ).

 

Вот, собственно, и все из основного назначения, но есть еще -

Важные "непрямые" эффекты

На этапе опытной эксплуатации отсутствие штрих-кода сразу говорит о том, что документ создавался не в системе. А т.к на этом этапе важно, чтобы канцелярия своевременно «отсеивала» такие документы и не принимала их к регистрации – отсутствие штрих-кода становится наглядным сигналом того, что сотрудника надо «заворачивать». А для консультантов – поводом сказать: «почему же вы не в системе документы создаете? Пойдемте вместе попробуем…».

 Использовать RapID можно и при отсутствии сканера: штрих-код содержит ИД, по которому можно очень быстро найти документ в системе поиском по ИД, не задумываясь о том – как он может называться, какой у него тип, кто автор и т.п.:

Также, в некоторых случаях «случайная» демонстрация документа со штрих-кодом, подписанного 1-ым руководителем, помогает снять сопротивление некоторых работников (причем – иногда их отношение сразу меняется на обратное), т.к. еще раз напоминает о том, что руководство «одобрило» систему.

Вот теперь - все.

 

Какая должна быть проведена...

Предварительная подготовка

1. Во все шаблоны вносим ШКИ (штрих-кодовый идентификатор) и настраиваем его положение на странице и доп. параметры.

2. На местах делопроизводителей/секретарей настраиваем оборудование (сканер ШКИ, если есть – принтер ШКИ) и ПО (RapidWaiter). 

3. Необходимо внимательно следить за тем, чтобы на клиентах работала интеграция, иначе, при создании документа из шаблона, созданный документ будет содержать в ШКИ не свой ИД, а ИД шаблона (что гораздо хуже его отсутствия вообще, т.к. при этом секретари могут зарегистрировать и поставить ЭЦП на шаблон, вместо реального документа).

Как убедиться в правильной работе интеграции на рабочем месте: просто создать новый документ из шаблона, и сравнить ИД в штрихкоде с ИД в заголовке Word-a (в названии документа):

пример документа со штрих-кодом:

 

В заключение

Донесите руководству и пользователям преимущества использования RapID, используйте его с самого начала проекта (как минимум – сразу вставляйте штрих-коды в шаблоны документов) – это принесет хороший результат.

А добавить при необходимости «железо» (сканеры и принтеры ШКИ) уже станет несложной технической деталью.

 

P.S.

А вы используете штрих коды в DIRECTUM? Поделитесь своим опытом/успехом/опасениями.

 

Наталья Глазырина

C штрих-кодом и сканером удобно работать не только секретарю, но и руководству. Приложил документ к сканеру, увидел, что уже  ЭЦП подписал, можно подписывать бумагу.

Где-то у нас был видео-ролик с этими действиями....

Дмитрий Тарасов

Интересная статья, надо будет учесть рекомендации при очередном внедрении.

Алексей Баранов

Некоторые практические ньюансы, которые надо учесть при настройке шаблонов с ШКИ:

1. мы обычно вставляем штрихкод в верхний колонтитул (так удобней подносить к сканеру ШКИ).

2. штрихкод оставляем только на 1-ой странице.

3. когда вставляем штрихкод в шаблон - сначала настраиваем все параметры страницы/колонтитула, и только последним шагом - штрихкод, иначе - могут быть "глюки".

Т.е. - надо установить "различать колонтитул для 1-ой страницы", настроить его расположение, а затем - вставлять штрихкод и сохранять.

Кстати - все сказанное о ШКИ относится к Microsoft Office, а не к Open Office.

Владимир Винников

Для документов, которые создаются в системе - это замечательный подход. А как быть с другой половиной документов, которые заносятся в систему? Самый простой, но затратный способ - это принтер этикеток и соответственно наклеивание.
Но он не всегда подходит с финансовой точки зрения... Хотелось бы узнать, какие возможны решение без принтера этикеток?

Денис Баранов

Печатать на обычной бумаге, лепить клеящим карандашом. Смех Или, например, прикладывать к входящему документу отдельный лист с штрих-кодом (возможно, еще какую-то регистрационную информацию на этот лист вывести).

Алексей Баранов

Если говорить о занесении документов файлами - можно воспользоваться меню "Вставить штрих-код", тут все просто.

Если мы говорим о входящих - то, на мой взгляд, самое эффективное - это ШКИ-принтер, а если без него - то

- либо делать как Денис Баранов написал (по кнопке Штрихкод в карточке документа распечатывать лист со штрихкодом).

- либо можно поизвращаться с заменой ШКИ-принтера: купить самоклеящиеся листы А4 с этикетками, и печатать штрих-коды на обычном струйном принтере (года 3 назад делали такое).

Евгений Иванов

да... замечательное вещь! К этому логично использовать автоматическое распознование штрих-кода службами ввода! Например оправил на e-mail скан договора с печатями, а он у тебя в системе к существующему документу в новую версию импортировался! кстати стандартный ведь функционал! Вот где она - автоматизация! В общем всем необходимо срочно у себя внедрить! (а то че я один с этим решением... точнее этим решением наслаждаюсь.)
и кстати можно еще написать, что сканер каждый раз к разным виртуальным ком-портам мапится, а для RapidWaiter в конфигурационном файле указывается один,  RapidWaiter постоянно спамит из трея, если система не доступна, да и описание не имеет ничего общего с действительностью.

Иван Чурбаков

Каждый раз к разным - это после каких действий с компьютером? У нас только после отключения сканера штрих-кодов от компьютера такое происходит (и то не каждый раз вроде).

Иван Чурбаков

И не очень понял про недоступность системы (кстати, кто мешает его тогда выгрузить, если точно известно, что сейчас система недоступна?).

Алексей Баранов

2Евгений - проблем с потерей портов сканером не было. Настраивал 4-х клиентов.

 

Другие ссылки по теме:

Рекомендации по выбору сканера штрих-кодов и другого оборудования (общий материал)

Протяжный сканер, ваш опыт и ваш выбор! - дальнейшее развитие автоматизации (к посту Евгения Иванова к использованию служб ввода выше) - обсуждение на нашем форуме используемых моделей поточных сканеров.

Алексей Язынин

Каждый раз к разным...

В этом свете интересно использование USB-сканера с ноутбуком. Его точно будут отключать. Ноут ведь на то и берут, чтобы перемещать с собой, а не на одном месте держать.

Если точно запомнить "в какое отверстие" (USB-порт) в прошлый раз включали сканер - тоже будут разные порты при очередной "стыковке" сканера и ноута?

Евгений Иванов

 Алексей Б., все поставляемое нами АО было рекомендовано непосредственно разработчиком. В итоге пришлось постараться, чтобы Зебра начала печатать штрих-коды таким образом, чтобы у пользователя была возможность нормально оторвать наклейку, чтобы принтер печатал в каждой наклейке, чтобы сканер распознавал штрих-коды в других форматах. И вообще работа Waiter'а с регулярными выражениями - это номер.
 А рекомендаций по выбору без привязки к суровой действительности - это так, круги на воде.

Алексей Я. На сегодняшний день требования бизнеса таковы, что в основном топы продвинутых организаций используют мобильные устройства. Например ноутбуки. И, приходя на работу, подключают его к docstation, куда уже воткнуты периферийные устройства, монитор например, ну и сканер штрих-кодов. 

Иван, выгрузить никто не мешает. Как и загружать только когда нужно штрих-код считать. Как и править баги самому. Как и сервисы писать своей командой. Но я лично считаю, что конечному пользователю должно быть удобно работать с системой, и постоянно занимать Waiter'ом клиентскую лицензию и постоянно быть подключенным к системе я считаю не корректно и непрофессионально.

 

Мария Патрика

Не раз замечаю, как делопроизводители очень радуются, когда им рассказываешь что такое RapId, и действительно, это здорово снимает сопротивление. Но когда вопрос о приобретении сканеров и технологии поступает непосредственно к руководству, то оно встречает эту новость без энтузиазма, т.к. это дополнительные непредвиденные затраты (как сама технология, так и оборудование). ВОзможно, если всегда демонстрировать это решение на первых встречах при продаже системы, руководство осознав и наглядно увидев преимущество RapId, изначально закладывало бы эти затраты. В результате мы бы получили еще больше благодарных сотрудников служб делопроизводства и секретарей. 

Ирина Мельченкова

Когда RapID научиться работать с USB сканерами?  Ком порты сейчас на компьютерах встретишь не часто и это проблема.

Алексей Язынин
Когда RapID научиться работать с USB сканерами? Ком порты сейчас на компьютерах встретишь не часто и это проблема.

он умеет это делать. Откуда информация об обратном? Режим эмуляции com-порта нужен, да. Но это не значит что сам порт должен быть физически на машине. На то она и Эмуляция.

Елена Истомина
когда вопрос о приобретении сканеров и технологии поступает непосредственно к руководству, то оно встречает эту новость без энтузиазма

А как вы хотели? Руководители деньги считать умеют. Тут важно не показать руководителю работу сканера, а посчитать эффект.

Благо для этого случая он считается вполне просто: экономия времени секретаря на каждом документе * число обрабатываемых документов * зарплату секретаря и потом сравнить полученную экономию со стоимостью технологии (сканер и пр.).

На большом числе документов цифры получаются убедительные. Главное придумать, чем полезным в освободившееся время будет заниматься секретарь Улыбка

Владимир Винников
Но когда вопрос о приобретении сканеров и технологии поступает непосредственно к руководству, то оно встречает эту новость без энтузиазма, т.к. это дополнительные непредвиденные затраты (как сама технология, так и оборудование).

Согласен, в большинстве российских компаниях встречается подобная ситуация, но, мне кажется, с каждым годом все реже и реже. Например, в западных компаниях наоборот первым делом считают внедрение новых технологий и оборудования, так как это разовые затраты, а самым дорогостоящим ресурсом в компании - это люди. И дело не в том, что они стремятся сократить сотрудников, а наоборот стремительно развиваться. Например, при  расширении  компании - открытии нового филиала, в первой графе стоят затраты на сотрудников и чем меньше они будут, тем вероятностей его открытие.

Владимир Лебедев

Доброго всем времени! Был ли у кого опыт внедрения идентификации с использованием внешнего поставщика штрих кодов. http://club.directum.ru/post/DIRECTUM-RapID-Vremja-peremen.aspx с версии 4.6.1 можно настроить на использование штрих кодов внешней системы. Работает ли это на практике? Клиент хочет покупать готовые наклейки со штрих-кодами. Если кто внедрял, интересует объем "переработок", подводные камни.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий