С DirectumRX 3.0 согласование документов становится быстрее и проще. В новой версии появилась возможность переадресации заданий и добавления согласующих, сводка по документу, обновленные роли и условия согласования, а также роль согласования «Ответственный за контрагента».
Карточка задания на согласование стала функциональнее и позволяет:
Далее подробнее остановимся на каждой из новинок.
Как правило, при согласовании по регламенту типовых договоров, дополнительных соглашений и входящих счетов для быстрого принятия решения достаточно просмотреть основную информацию по документу. Теперь в карточках заданий на согласование по регламенту и подписание в области «Реквизиты документа» отображается краткая сводка по документу. В сводке содержится информация о контрагенте, названии, содержании, сумме и сроке действия документа.
В некоторых ситуациях необходимо делегировать задание на согласование документа другому сотруднику. Например, начальник отдела получает задания на согласование документов, а затем распределяет их между подчиненными. Сделать это теперь просто: достаточно указать сотрудника в поле Переадресовать сотруднику и нажать на одноименную кнопку на ленте.
При согласовании по регламенту сотрудник получит задание со сроком, который предусмотрен для этапа. При свободном согласовании срок исполнения указывается вручную. На следующем круге согласования задание сразу получит выбранный сотрудник.
Иногда при согласовании документа необходимо расширить состав согласующих. Для этого в карточке задания на согласование теперь можно нажать на кнопку Добавить согласующего на ленте и в открывшемся окне выбрать нужного сотрудника.
При согласовании по регламенту новый согласующий получит задание со сроком, который указан в соответствующем этапе. Например, если по регламенту на согласование документа отводится 4 часа, то новый согласующий получит задание со сроком 4 часа с момента отправки задания. В зависимости от настроек этапа сотрудник получает задание сразу, либо после того, как вы выполните текущее задание.
Аналогично можно добавить согласующего и при свободном согласовании. Достаточно указать сотрудника и срок задания в открывшемся окне. Сотрудник получит задание сразу после нажатия на кнопку Добавить.
Выбранный сотрудник автоматически включается в состав согласующих. Результат, с которым он выполнит задание, отобразится в листе согласования.
Объединение этапов согласования, а также новые роли и условия согласования позволяют упростить настройки согласования в DirectumRX 3.0.
Прежде согласование документа могло затянуться, так как согласование с обязательными и дополнительными согласующими происходило только последовательно.
В DirectumRX 3.0 этапы «Согласование с обязательными согласующими» и «Согласование с дополнительными согласующими» объединены в этап «Согласование». Обязательные согласующие указываются в полях Сотрудники/группы и Роли согласования. Если требуется, чтобы инициатор задачи на согласование мог указать дополнительных согласующих, то в карточке этапа необходимо установить флажок Инициатор согласования может указывать дополнительных согласующих.
Благодаря объединению этапов все исполнители могут получать задания одновременно, если в карточке этапа настроена одновременная отправка заданий.
При обновлении системы на новую версию этапы согласования с обязательными и дополнительными согласующими в существующих правилах согласования автоматически заменятся на новые этапы.
Теперь для более точного определения руководителя в этапе «Согласование с руководителем» доступны для выбора четыре роли согласования:
В DirectumRX 3.0 можно указать сотрудника ответственным за взаимодействие с контрагентом, выбрав его в новом поле Ответственный карточки организации. В обязанности ответственного может входить, например, переписка с контрагентом, ведение договорной работы, отправка и контроль возврата документов от него.
Также в систему добавлена роль «Ответственный за контрагента», с помощью которой DirectumRX определит исполнителя задания в этапах с типом «Согласование», «Отправка контрагенту», «Контроль возврата», «Задание» и «Уведомление» в зависимости от организации, к которой относится согласуемый документ. Если же ответственный не указан, то этап с типом «Согласование» будет пропущен, а на остальных этапах задание получит инициатор согласования.
Новые условия призваны упростить настройку правил согласования. Так, в DirectumRX 3.0 теперь доступны типы условий:
При переходе на новую версию системы в существующих правилах согласования условие автоматически заменится на условие «Способ доставки документов» со значением Сервис эл. обмена.
***
Согласование документов в DirectumRX позволяет экономить массу времени и контролировать процесс на всех этапах. Оцените новые возможности согласования документов в DirectumRX с помощью бесплатного демо-доступа.
В скором времени Вас ждут новые статьи о новинках DirectumRX 3.0. Не пропустите!
Добрый день.
Спасибо за статью. Мне интересно несколько вещей, которые я не нашел в описание:
Заранее спасибо за ответ.
Ильдус, ответы на ваши вопросы разобраны в инструкции по разработке:
Добавление роли согласования
Добавление условия согласования
Анатолий, спасибо. Супер.
Добрый день!
Пожалуйста, подскажите, возможно ли запретить переадресацию согласования и добавление согласующих всем согласующим, кроме Администратора системы?
С уважением,
Мария
Мария, это можно сделать только доработав систему
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий