DirectumRX 3.0. Согласовать за 60 секунд

С DirectumRX 3.0 согласование документов становится быстрее и проще. В новой версии появилась возможность переадресации заданий и добавления согласующих, сводка по документу, обновленные роли и условия согласования, а также роль согласования «Ответственный за контрагента».

Обновленное задание на согласование документа

Карточка задания на согласование стала функциональнее и позволяет:

• просмотреть краткую сводку по документу;
• переадресовать задание другому сотруднику;
• добавить дополнительного согласующего.

Далее подробнее остановимся на каждой из новинок.

Сводка по документу

Как правило, при согласовании по регламенту типовых договоров, дополнительных соглашений и входящих счетов для быстрого принятия решения достаточно просмотреть основную информацию по документу. Теперь в карточках заданий на согласование по регламенту и подписание в области «Реквизиты документа» отображается краткая сводка по документу. В сводке содержится информация о контрагенте, названии, содержании, сумме и сроке действия документа.

Переадресация согласования

В некоторых ситуациях необходимо делегировать задание на согласование документа другому сотруднику. Например, начальник отдела получает задания на согласование документов, а затем распределяет их между подчиненными. Сделать это теперь просто: достаточно указать сотрудника в поле Переадресовать сотруднику и нажать на одноименную кнопку на ленте.

При согласовании по регламенту сотрудник получит задание со сроком, который предусмотрен для этапа. При свободном согласовании срок исполнения указывается вручную. На следующем круге согласования задание сразу получит выбранный сотрудник.

Добавление согласующего

Иногда при согласовании документа необходимо расширить состав согласующих. Для этого в карточке задания на согласование теперь можно нажать на кнопку Добавить согласующего на ленте и в открывшемся окне выбрать нужного сотрудника.

При согласовании по регламенту новый согласующий получит задание со сроком, который указан в соответствующем этапе. Например, если по регламенту на согласование документа отводится 4 часа, то новый согласующий получит задание со сроком 4 часа с момента отправки задания. В зависимости от настроек этапа сотрудник получает задание сразу, либо после того, как вы выполните текущее задание.

Аналогично можно добавить согласующего и при свободном согласовании. Достаточно указать сотрудника и срок задания в открывшемся окне. Сотрудник получит задание сразу после нажатия на кнопку Добавить.

Выбранный сотрудник автоматически включается в состав согласующих. Результат, с которым он выполнит задание, отобразится в листе согласования.

Улучшенные настройки согласования

Объединение этапов согласования, а также новые роли и условия согласования позволяют упростить настройки согласования в DirectumRX 3.0.

Объединение этапов согласования

Прежде согласование документа могло затянуться, так как согласование с обязательными и дополнительными согласующими происходило только последовательно.

В DirectumRX 3.0 этапы «Согласование с обязательными согласующими» и «Согласование с дополнительными согласующими» объединены в этап «Согласование». Обязательные согласующие указываются в полях Сотрудники/группы и Роли согласования. Если требуется, чтобы инициатор задачи на согласование мог указать дополнительных согласующих, то в карточке этапа необходимо установить флажок Инициатор согласования может указывать дополнительных согласующих.

Благодаря объединению этапов все исполнители могут получать задания одновременно, если в карточке этапа настроена одновременная отправка заданий.

При обновлении системы на новую версию этапы согласования с обязательными и дополнительными согласующими в существующих правилах согласования автоматически заменятся на новые этапы.

Согласование с руководителем

Теперь для более точного определения руководителя в этапе «Согласование с руководителем» доступны для выбора четыре роли согласования:

• «Непосредственный руководитель инициатора» позволяет вычислять руководителя сотрудника, который отправил документ на согласование. Если документ отправил сам руководитель, то исполнителем задания будет руководитель вышестоящего подразделения;
• «Руководитель ответственного за договорной документ» используется для вычисления руководителя сотрудника, который отвечает за выполнение обязательств по договорному документу;
• «Руководитель подразделения инициатора» помогает вычислить руководителя подразделения, в котором работает инициатор согласования документа. Отличие от роли «Непосредственный руководитель инициатора» заключается в том, что в данном случае вышестоящий руководитель определяться не будет. Если документ отправил руководитель подразделения, то исполнителем задания на соответствующем этапе будет он сам;
• «Руководитель подразделения, указанного в документе» применяется для вычисления руководителя подразделения, которое указано в карточке документа. Если его определить не удалось, то исполнителем будет руководитель подразделения инициатора согласования.

Ответственный за контрагента

В DirectumRX 3.0 можно указать сотрудника ответственным за взаимодействие с контрагентом, выбрав его в новом поле Ответственный карточки организации. В обязанности ответственного может входить, например, переписка с контрагентом, ведение договорной работы, отправка и контроль возврата документов от него.

Также в систему добавлена роль «Ответственный за контрагента», с помощью которой DirectumRX определит исполнителя задания в этапах с типом «Согласование», «Отправка контрагенту», «Контроль возврата», «Задание» и «Уведомление» в зависимости от организации, к которой относится согласуемый документ. Если же ответственный не указан, то этап с типом «Согласование» будет пропущен, а на остальных этапах задание получит инициатор согласования.

Новые условия согласования

Новые условия призваны упростить настройку правил согласования. Так, в DirectumRX 3.0 теперь доступны типы условий:

• Вид документа. Теперь вы можете настраивать особый порядок согласования документов в зависимости от их вида. Например, при согласовании договоров аренды и субаренды можно добавить дополнительный этап согласования со специалистом по недвижимости:

• Исполнители ролей согласования совпадают. Условие позволяет настроить сравнение исполнителей, вычисляемых с помощью ролей согласования. Если исполнители этапов совпадают, то можно изменить порядок согласования документа. Например, в правиле согласования есть этап согласования с руководителем и этап подписания. Если руководитель инициатора вычисляется исполнителем обоих этапов, то он получит только задание на подписание, минуя этап согласования:

• Исполнитель роли согласования совпадает с сотрудником. Может показаться, что это условие согласования очень похоже на предыдущее. Отличие в том, что в данном случае другой порядок согласования настраивается для определенного сотрудника. Например, один из руководителей компании всегда подписывает только бумажные экземпляры документов, а результат подписания в системе отражает его помощник. В этом случае, если данный руководитель является подписывающим, то в правило согласование добавляется соответствующий этап для помощника;
• Способ доставки документов. В DirectumRX 3.0 условие «Доставка через сервис эл. обмена» получило новое название «Способ доставки документов». Для настройки условия доступны записи из справочника Способы доставки документов. Таким образом можно настраивать порядок обработки документа в зависимости от способа его отправки контрагенту.

При переходе на новую версию системы в существующих правилах согласования условие автоматически заменится на условие «Способ доставки документов» со значением Сервис эл. обмена.

***

Согласование документов в DirectumRX позволяет экономить массу времени и контролировать процесс на всех этапах. Оцените новые возможности согласования документов в DirectumRX с помощью бесплатного демо-доступа.

В скором времени Вас ждут новые статьи о новинках DirectumRX 3.0. Не пропустите!