История «поедания слона» начинающим аналитиком или Не стоит бояться крупных проектов

30 6

Поговорим о том, как начинающему аналитику охватить огромный проект и успешно закрыть все потребности заказчика. Лайфхаки и личный опыт бизнес-аналитика «МайТэк».

Привет! Меня зовут Галина, и я аналитик в компании «МайТэк».

Не так давно судьба подарила мне возможность окунуться в мир аналитики электронного документооборота. Что это значило для меня? Это был некий микс счастья, радости и осознания, что все будет непросто. Но сложности не пугали, потому что впереди ОНО – что-то новое, интересное и неизведанное.

Помню тот день, как вчера. Мне дали огромный проект по реинжинирингу ключевого модуля крупного холдинга. Объемы проекта ассоциировались со слоном. Многие, наверное, знают фразу «Как съесть слона? Слона едят по частям», так я и решила, что есть буду по частям.


 

Первая часть слона – «Изучение, исследование, анализ»

Казалось бы, три простых слова, но за этой фразой скрыта огромная работа. В силу того, что сам модуль был внедрен давно (еще в 2014 году) он претерпел значительные, я бы сказала, кардинальные изменения. Многого уже не было описано в документации. Модуль жил своей жизнью, а мне нужно было ее понять.

Для себя я выделила некоторые правила, которые (уверена!) будут полезны начинающим аналитикам.

Правило № 1 – «Чтение документов – наше всё!». Изучайте все, что есть: инструкции, технические задания, отчет по итогам аудита, возможно, аналогичные проекты. Я так и сделала. А еще познакомилась с документацией по реализации аналогичного модуля в других компаниях, чтобы взять на вооружение «крутые фишки». Так у меня сформировалась общая картина функционирования модуля, который предстояло модифицировать.

Правило № 2 – «Язык дан, чтобы спрашивать! Не бойся спрашивать». Мне очень повезло: наша компания – это содружество профессионалов и открытых людей. Коллеги всегда готовы поделиться знаниями. Я обращалась ко всем аналитикам, которые хоть как-то, хоть чуть-чуть касались этого модуля. Общалась с разработчиками, сотрудниками поддержки. Собирала и аккумулировала любую обратную связь от сотрудников: что нравится в процессе, что необходимо изменить, что можно сделать лучше. Все наблюдения, комментарии, пожелания, которые могли пригодиться в работе лучше записывать  в отдельный файл. Рекомендую делать так же. Это позволит  ничего не забыть и не упустить.

Правило № 3 – «Тестируй и еще раз тестируй!». Для понимания работы любого модуля тестирование незаменимо. Поскольку модуль большой, сложный, то тестировать приходилось в разных вариациях, записывая в рабочий файл наблюдения, замечания, которые необходимо будет учесть при написании проектного решения.  Тестирование позволяет понять реальную функциональность модуля, то, как он «живет» сейчас. Тестируй и еще раз тестируй, не упускай этот этап!

Когда первые шаги сделаны, наступает второй этап.

Вторая часть слона – «Знакомство с функциональным заказчиком»

Любая встреча с заказчиком – всегда немного трепетно и страшно (особенно для меня). Ни для кого не секрет, что первичный контакт очень важен, многие об этом знают, но порой забывают или пренебрегают им.

Отсюда Правило № 4 – это знаменитые слова Коко Шанель: «У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление». Поэтому первую встречу нужно продумывать от начала и до конца с примерным планом и таймингом.

Что стоит включить в подготовительный кейс:

  1. Предварительный сбор информации о заказчике – возраст, должность, давно ли курирует направление, какие решения уполномочен принимать, какие достижения есть, карьерный рост, анализ социальных сетей J (если удается найти). Желательно найти фото, чтобы для себя визуализировать заказчика. Всегда в «копилочку» нужно класть такие факты, как увлечения и вкусы. Кто знает, где вы с ним «соприкоснетесь» в интересах. А они могут очень сыграть на руку.
  2. Подготовка материалов для встречи. Как правило повестка и время встречи бывают оговорены уже заранее, поэтому подготовь соответствующие материалы.
  3. Моделирование встречи. В голове следует «продумать» возможные варианты встречи с разных позиций – Заказчика-Исполнителя, вопросы, которые могут задать и, соответственно, ответы. Это поможет не  сбиться с намеченного пути и не паниковать, если вдруг какой-то вопрос застанет врасплох.
  4. Внешний вид. Всегда тщательно относись к этому вопросу и придерживайся традиционного правила «Встречают по одежке…». Классика, опрятность – это наше все

Правило № 5 – «Умей говорить, слушать, исполнять договоренности». На встречах внимательно слушаю и фиксирую слова заказчика. По окончании встречи всегда необходимо подводить итог с целью предоставления необходимой информации клиенту в согласованные сроки. Это характеризует тебя перед заказчиком только с положительной стороны, как серьезного и ответственного исполнителя.

Не стоит теряться, если не получается сразу ответить на какой-то вопрос. Необходимо просто записать вопросы и определить срок предоставления информации. Но важно всегда помнить: «Обещал – исполни!». Иначе и первое впечатление, и твоя компетенция, а главное имидж твой и компании просто канут в Лету.

Второй этап позади, приступаем в третьему.

Третья часть слона – «Составление документации и согласование с заказчиком»

Наверное, для меня это была самая долгая и масштабная работа. Предстояло модифицировать и модернизировать работу крупного модуля, необходимо было продумать и описать разработку большого количества справочников, типовых маршрутов, карточек документов, интеграций. На выходе получилась объемная документация – проектное решение со сложными схемами. Все это требовалось тщательно проработать и согласовать с заказчиком.

Благодаря терпению, ответственности сторон и этот «кусочек слона» был успешно «съеден» — схемы и документация была согласована. Казалось бы, надо уже выдохнуть, но нет!

И вот она, четвертая часть слона – «Определение стоимости и продажа проекта»

Был составлен большой план с обоснованием каждого часа работ. Сумма оказалась внушительной. Признаюсь, я, как начинающий аналитик, даже поначалу испугалась этой цифры. Растерянность была вызвана тем, что необходимо объяснить заказчику почему проект столько стоит. Но, как я писала ранее, у меня замечательные руководители и они поддержали меня.

Отсюда Правило № 6 – «Глаза боятся, руки делают».

Для меня начался самый напряженный и в тот же момент интересный период. Во мне рождался «продавец», и множилось желание достичь результат — согласовать объем работ и сумму с заказчиком.

В этот момент необходимо понимать следующее: если ты хочешь что-то продать, именно Ты должен  верить в свой проект и свой успех, именно Ты должен сделать так, чтобы самому захотеть это купить.

В моем случае началась кропотливая работа — внутренний экспресс-курс «Развей в себе навыки продавца». Я много общалась с профессионалами своей компании, записывала все рекомендации, искала аргументы, обоснования, подсчитывала выгоды.

Наступил тот момент, когда я сама у себя готова была купить этот модуль. Я поверила в проект, поверила в себя. И вот он, день Икс…  Необходимо было презентовать план трудоемкости и стоимости проекта. Заручившись поддержкой своего руководителя, мы поехали на встречу.

Правило № 7 – «Если страшно, пригласи на переговоры своего коллегу – профессионала-помощника». Возможно, он будет сидеть и молчать, но это внутреннее ощущение поддержки, плеча и опоры – это мегаважно. Такая опора у меня была в лице моего руководителя отдела.

Готовность к встрече была 100%, были проработаны все детали, смоделированы варианты развития переговоров. Поэтому встреча прошла конструктивно, на одном дыхании. Нет, мы еще не согласовали сумму, но мы получили результат – клиент услышал и, главное, понял причины высокой трудоемкости и стоимости проекта.

Далее работа продолжалась в части предоставления необходимой документации для заказчика. Внутри было ощущение какого-то промежуточного финиша, что клиент меня понял, принял мои аргументы и нужно будет лишь подписать документы.

На позитивном настрое я звоню клиенту, чтобы согласовать подписание документов и тут: «Знаешь, я подзабыла, что там было, помню сумма была большая, а еще надо подписать документы с дополнительным согласующими лицами».

Что ощущает в этот момент человек, начинающий аналитик? Это фиаско? Ну нееет. 

Отсюда Правило № 8 – «Руки не опускаем, не боимся начать с нуля, снова в бой!».

Были заново подготовлены документы с комфортными условиями по оплате для заказчика, собрано множество аргументов в пользу проекта. В очередной раз было прочитано много статей, советов, форумов. Подготовлено по традиции несколько вариантов исхода переговоров. Как бы это не звучало, но внутри было одно – «Вижу цель – иду к ней!», с таким внутренним посылом и поехала к заказчику.

Встреча прошла в позитивном ключе. Документы были подписаны в течение дня. Были встречи с новыми согласующими людьми, я рассказывала, какие выгоды они получат на выходе.

После получения последней подписи, я поняла Правило № 9 – «Верь в себя и все получится!». Все получилось, для меня это была личная победа и достижение! Возможно, это получилось потому, что у меня горели глаза, я верила в успех своего проекта и хотела быть полезной заказчику. Мне было не все равно!

Напутствие или Правило № 10. Начинающий аналитик – трудись, будь мудрее, впитывай опыт профессионалов вокруг себя, верь в себя и в то, что ты делаешь, никогда не опускай руки и все у тебя получится!

P.S. Сейчас у меня 5 часть слона – «Разработка и тестирование». «Поедаю» этот кусочек уже в команде совместно с разработчиками. Но это уже совсем другая история, о которой я поведаю в скором будущем!

 

Андрей Клоков

Галина, у меня есть несколько вопросов.

1. Вы провели исследование, проектирование и подготовили всю документацию без договора? Другими словами бесплатно? Но тогда это еще не проект. Проект появился когда вы подписали договор и ТЗ, где зафиксированы сроки, трудоемкость и содержание.

2. Условиями оплаты тоже вы занимались? Продавец\аккаунт совсем не участвовал? Сами продали, сами внедрили)

И хотел бы дополнить правило №5. Необходимо не только подводить итог в конце встречи, но и формировать протокол, который далее выслать Заказчику для согласования. 

 

Галина Сафонова

Андрей, благодарю за внимание к моей статье и вопросы.

1) Я написала, что это реинжиниринг процесса в компании, но не оговорилась, что это наш действующий партнер. Соответственно, договор уже существует. Поэтому все работы проводятся в рамках него и оплачиваются поэтапно. Что касается самого понятия «Проект», то мы крупные работы (потребности Заказчика) сопровождаем как проект. В моем случае у Заказчика была потребность в проведении реинжниринга действующего процесса. 

2) Условиями оплаты (согласование, контроль подписания документов) тоже закреплен за мной. Руководитель команды, руководитель отдела – это наши наставники, советники, всегда подключаются в сложных ситуациях. Безусловно, они в курсе всего  Что касается «продавца/аккаунта», то в этот проект полноценно не вовлекали, они тоже были на уровне консультаций. 

"Сами продали, сами внедрили)" 

Я курирую этот проект от начала и по настоящий момент (он пока в работе). В  статье я писала о том, что у нас чудесная команда, которая при необходимости всегда поддержит, посоветует и подставит то самое «плечо». Я привлекала на встречи своего руководителя, об этом тоже описала.

 

"И хотел бы дополнить правило №5. Необходимо не только подводить итог в конце встречи, но и формировать протокол, который далее выслать Заказчику для согласования. "

Что касается протоколирования и всего остального документирования, то, безусловно, все это велось в соответствии с внутренними регламентами нашей компании. 

И в заключении.

Цель данной статьи, скорее, мотивационно-бодрящая, возможно, кому-то советы помогут. Крупные "штрихи",  некий подытог этапов в работе 

Альфия Шарафиева

Отличные советы, о которых стоит помнить не только начинающему, но и уже практикующему аналитику. Я бы дополнила вторую часть слона (встреча с Заказчиком) еще парочкой лайфхаков:

1. Важно учиться фасилитировать встречи.

В моей практике самыми эффективными совещаниями были те, на которых собирались представители всех участвующих в процессе служб. Да, такими встречами ОЧЕНЬ сложно управлять. Нужно уметь расшевелить тех, кто пришел просто "отсидеться", услышать мнение каждого заинтересованного лица. Нужно контролировать ход беседы и всегда возвращать к теме, интересной именно нам (часто одна мысль ведет за собой другую, и вот все уже обсуждают какие-то свои рабочие вопросы). И еще нужно уметь вовремя остановить жаркий спор о наболевшем. До рукопашной при мне, конечно, не доходило, но если между отделами был давний конфликт, то в переговорной становилось очень горячо  

Тем не менее, именно на таких очных ставках можно было услышать мнения всех сторон, вскрыть все несоответствия и нестыковки в "показаниях". И тут же на месте их обсудить и прийти к общему решению, либо зафиксировать как открытый вопрос и вынести на отдельную встречу. Часто наш Заказчик просто не находит время, чтобы проговорить внутри себя весь процесс, а тут мы их собрали, время зарезервировали, да еще и правильные вопросы подкидываем и помогаем своей экспертизой. Красивая картинка процесса выстраивается прямо на глазах.

2. (скорее дополнение к правилу 5) Фиксировать все. Вообще все. Даже детали. Даже то, что кажется несущественным. Я вообще сторонник идеи, что информации много не бывает. Пусть лежит себе зафиксированная в протоколе. Никогда не знаешь наверняка, что может пригодиться в середине проекта  

3. Вылавливать из речи слова, которыми оперирует Заказчик. Можно просто фиксировать отдельно в блокноте. Позже можно попросить расшифровать эти термины и аббревиатуры или попросту погуглить. Когда начинаешь говорить с Заказчиком на одном языке, чувствуется как повышается доверие к твоей персоне и профессионализму. Тебя уже не отвергают, как инородное тело)

Галина Сафонова

Добрый день, Альфия! 

Благодарю за внимание к моей статье и Ваши лайфхаки. Это полезное дополнение к описанной практике. Спасибо Вам большое за них, предстоит встреча, я с радостью взяла их на вооружение !

Галя, от себя могу добавить, что я очень рада что на этот проект выделили именно тебя. Были слабые опасения, что человек со стороны не сможет погрузиться в процесс так, как я считаю нужным, но ты не просто справилась, ты проделала такую колоссальную работу по аналитике, смогла погрузиться в огромное количество нюансов - это восхитительно! Браво!

Галина Сафонова

Анастасия, спасибо большое за теплый отзыв и доверие. Это наша общая, командная работа,  я верю, что скоро мы получим нужный нам результат! 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий