Контроль перемещения бумажных документов. Задачи и варианты решения.

При увеличении роста компании, увеличивается бумажный документооборот и тем тяжелее отслеживать местоположение оригиналов документов и все чаще происходят потери документов. К сожалению, по тем или иным причинам, компании не могут перейти на полностью безбумажный документооборот, так как основным препятствием к переходу на безбумажный документооборот до сих пор является Российское законодательство.

Основная задача, которая появляется перед компаниями - это определение местоположения оригинала бумажного документа, на котором проставлены все правоустанавливающие подписи. Важность данного документа неоспорима, так как  он может в дальнейшем служить доказательством, например, в суде.

При реализации основной задачи, возможно, получить, как следствие, следующие функции:

• Осуществление контроля получения и выполняемых работ по бумажному документу адресатом в указанный срок, минимизация потери бумажных документов;
• Предоставление отчетности для руководства:
  • о корректности бумажных документов, которые отправляются адресату и из-за ошибок в документе требует исправление их и  повторного распечатывания;
  • количество обработанных и необработанных бумажных документов в разрезе сотрудников, отделов, подразделений.
  • и т.д.

Какие же можно предложить варианты автоматизации для решения описанных задач:

• Использование стандартных средств модуля «Канцелярии» системы DIRECTUM - закладка «Местонахождение» для РКК. Немаловажным плюсом данного подхода является минимальная доработка программного обеспечения, но неотъемлемым минусами:
  • значительные временные затраты на поиск документов в системе и занесение местоположения документа в компании;
  • наличием на местах получения документов ПК для занесения информации о перемещение или занесение информации постфактум (но последний вариант приводит к большим ошибкам);
• Использование технологии штрих-кодирования бумажных документов. В данном случае требуется более детально рассмотреть требования, так как возможны различные варианты решения задачи:

  

1. Мобильный сканер с wi-fi;

Данное решение имеет ряд преимуществ: работа через стандартную сеть wi-fi (которая в большинстве организаций уже есть и настроена); легкость устройства; минимальное количество требуемых устройств (так не привязаны к стационарной базе); серверная лицензия.  

К минусам данного подхода можно отнести дорогостоящие оборудование, а именно сканеры (средняя стоимость варьируется от 1100$ до 1500$); потребуется значительная разработка, так как у сканеров имеется собственное серверное ПО, с которым потребуется взаимодействовать.

2. Мобильный сканер с Bluetooth 

Данный подход отличается тем, что не требует значительной доработки системы из-за того, что работает как стационарный сканер, только без проводов на довольно-таки большое расстояние около 40-50м. Стоимость оборудование немного меньше, чем мобильного сканера wi-fi.

Минусом является, то что сканер привязан к своей базе и связь с базой должна осуществляться относительно в прямой видимости. База подсоединяется к ПК, соответственно потребуется его наличие вместе с клиентской лицензий системы для каждой базы. Радиус действия подобных сканеров велик, но если компания занимает несколько этажей, то ей точно приобретать все это оборудования и лицензии на каждый этаж.

3. Мобильный телефон с поддержкой wi-fi, встроенным фотоаппаратом и ПО на Java для распознавания штрих-кодов.

Данный подход по сравнению с п. 1 отличается только в сниженной стоимости оборудования (500-900$). Так же возможно увеличение времени на сканирование штрих-кода, так как целевое назначение фотоаппарата не сканирование кодов.

4. Ноутбук (планшет) с wi-fi и сканер штрих-кодов;

Данный подход имеет преимущество в стоимости оборудования, около 500-700$ за ноутбук (планшет) и 30-70$ за сканер. Основным минусом является вес оборудование, которое потребуется носить и удобство использования.

5. Накопительный сканер;

Это устройство может запоминать время и штрих-код документа. Cтоимость оборудования не высока. Но возникают трудности с актуализацией информации.

6. Стационарные точки сканирования штрих-кодов, например, в каждом здании и на каждом этаже.

Данный вариант является абсолютно стандартным, плюсы и минусы его очевидны.

Огромным плюсом выбора метода штрих-кодирования является оперативность получения информации, уменьшение затрачиваемого времени и удобство занесения информации, но все это сильно зависит от варианта решения, которое будет выбрано. Значительные преимущества всегда влекут за собой определенные затраты, а именно на доработку решения и налаживание взаимодействия между незнакомыми устройствами, но как говориться: «за комфорт приходиться платить больше».

При выборе решения необходимо руководствоваться многими критериями, например, если небольшая компания, которая территориально охватывается wi-fi, то самый удачный вариант, на мой взгляд - это сочетание мобильного сканера с wi-fi для сотрудников передающих документы (для курьеров, например) и стационарные точки сканирования для сотрудников обрабатывающих документы.