DirectumRX 3.1: удобное решение для управления бизнес-процессами

В новой версии веб-клиент стал функциональнее и позволяет администратору выполнять все ключевые настройки системы. Обмен документами с контрагентами адаптирован под потребности крупного бизнеса, добавлено визуальное представление электронной подписи, расширены возможности настройки согласования документов, а мобильные приложения теперь еще удобнее. Читайте о новой версии в официальном пресс-релизе.

Уже сейчас ознакомиться с новинками DirectumRX 3.1 можно на демостенде. Облачные клиенты увидят изменения в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна в мае 2019 г. О выходе мы сообщим дополнительно.

Больше возможностей в веб-клиенте

Удобный интерфейс, возможность работать на разных операционных системах в любое время и в любом месте – основные преимущества веб-клиента. А благодаря развитию функциональности теперь и администратор может выполнять все ключевые настройки системы в веб-клиенте, не используя настольное приложение.

Правила согласования документов можно настраивать в окне браузера с помощью графического редактора. Его интерфейс прост, удобен и повторяет редактор в десктоп-клиенте.

Кроме этого появилась возможность настраивать типы связей и шаблоны документов.

1.  
2.  

Previous Next

Также в новой версии уделено внимание повышению масштабируемости и стабильности работы системы.

Веб-клиент стал удобнее и для рядовых сотрудников:

• можно выгружать несколько документов или папок. При экспорте формируется единый архив, структура папок в нем сохраняется. Документы в папках будут только те, на которые у сотрудника есть права доступа. Такая выгрузка удобна, когда нужно отправить комплект документов контрагенту, например, для сверки.

• есть возможность включить ночной режим. Это поможет снизить нагрузку на зрение при недостаточном освещении. Включить ночной режим можно в меню пользователя.

• оптимизировано заполнение полей с помощью like-ввода. При выборе записей справочников в начале выводятся записи, с которыми сотрудник работал в течение последних трех месяцев, при выборе документа – в течение последних трех дней. Также имена документов теперь можно вводить в любом порядке и без учета регистра;
• для комфортной работы с документами и защиты от возможной потери данных в системе используется веб-агент. Если он еще не установлен, то теперь при первой попытке открыть документ появится подсказка с предложением установить веб-агент.

Продолжается и развитие мобильного приложения для руководителей – DIRECTUM Solo. Теперь работать можно не только с планшета, но и со смартфона на платформе iOS или Android. Приложение всегда под рукой: выносите резолюции, подписывайте документы, контролируйте исполнение поручений в любом месте и в любое время. Узнать больше и обсудить новинки можно в статьях «Приложение для руководителей DIRECTUM Solo: теперь и на мобильных» и «Новые возможности DIRECTUM Solo 2.4 и NOMAD 2.11».

Развитие межкорпоративного документооборота

В DirectumRX есть все возможности для юридически значимого обмена электронными документами с контрагентами. В новой версии внимание уделено развитию этих возможностей.

Входящий поток документов из сервисов обмена можно распределять по ответственным за контрагентов. Это ускоряет обработку большого документопотока. Если документы обрабатываются в учетной системе, а в DirectumRX заносятся только для хранения, то задания на обработку можно не формировать. Это снизит нагрузку на ответственных за обмен. Настройки задаются в абонентских ящиках организаций и подразделений.

Для формирования цепочки юридически значимого документооборота необходимо подписать и отправить в сервис обмена извещения о получении документов. Теперь это происходит быстро даже при большом документопотоке (от нескольких сотен документов в день). Прежде извещения отправлялись при выполнении заданий или отправке документов. Теперь ждать действий сотрудников не нужно: администратор системы может организовать подтверждение в автоматическом режиме с помощью фоновых процессов.

Все возможности электронного обмена документами можно адаптировать под специфичные потребности организации в среде разработки DirectumRX. Точки расширения в стандартном решении позволят легко реализовать конкретные бизнес-задачи и сразу подстроить их под особенности именно вашей организации. Например, можно организовать проверку комплекта документов, автоматизацию подписания и т.д.

Наглядная информация о подписании документа

Все больше организаций работает с документами только в электронном виде, подписывая их электронной подписью. Теперь такие документы можно преобразовать в формат PDF и проставить отметку, которая наглядно подтверждает факт подписания в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Подобная отметка нужна при пересылке документов по электронной почте внутри холдинга, для передачи приказов и распоряжений на исполнение или ознакомление, при создании бумажных копий для представления в контролирующие органы. Чтобы проставить ее, достаточно нажать на кнопку в карточке документа. При этом версия документа преобразуется в формат PDF, а возможность открыть содержимое в исходном формате сохраняется.

Расположение отметки настраивает администратор в шаблоне документа, а ее содержание меняется в зависимости от того, какой ЭП подписан документ – квалифицированной или простой.

Удобная настройка и проверка бизнес-процессов

В организациях со сложной структурой могут быть предусмотрены сотни регламентов согласования документов. Чтобы быстрее проверить, соответствуют ли правила согласования в системе регламентам организации, администратор теперь может использовать:

• сводный отчет по всем правилам согласования. Он позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила;
• отчет с подробной информацией о конкретном правиле согласования. Он поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, узнать исполнителей, сроки, а также информацию о сотрудниках с подходящим правом подписи документов.

Кроме того, в новой версии учтены пожелания компаний со сложными регламентами согласования – появились новые типы условий:

• «Документ подписан контрагентом» позволяет определить, подготовлен документ внутри организации или получен от контрагента. Как правило, от этого зависит порядок согласования. Например, в согласовании полученного акта выполненных работ участвует больше сотрудников;
• «Приложение к документу» помогает проверить, есть ли у документа обязательное приложение, и в зависимости от этого изменить порядок согласования. Например, если к договору приложена спецификация, то формируется задание для ее согласования:

***

DirectumRX 3.1 – это современная и удобная ECM-система, предоставляющая функциональные решения для разных задач бизнеса. Автоматизируйте ключевые направления деятельности организации, переходите на цифровое взаимодействие с контрагентами и развивайте свой бизнес вместе с DirectumRX!

Впереди вас ждут статьи с описанием примеров использования новинок DirectumRX 3.1. А уже сейчас обо всех новых возможностях версии узнаете из документа «Изменения DirectumRX 3.1» на сайте поддержки.

Лично оценить новую версию можно в бесплатном демодоступе.