Финансовый архив

Подвал, похожий на бомбоубежище, которое как будто уже пострадало при бомбежке. Тусклый свет. Ржавые, мокрые трубы над головой, с которых, что-то капает. Дверь с потертой табличкой «Морг». Напротив этой двери – другая, с надписью на табличке «Архив». За этой дверью стеллажи…штук 15, точно! На стеллажах, в одному богу понятном порядке, лежит много-много папок. Одни из них уже пожелтели, вторые размокли от постоянной сырости, третьи все в грязи из-за ежегодных паводков…

Вы, наверное, думаете, что я утрирую? – Никак нет, господа! Наичистейшая правда! Сама побывала в этом архиве и испытала все прелести поиска «бумажек». А вот юному архивариусу нужно было искать запрошенные документы, чаще просто для того, чтобы сделать копию, - ежедневно.

Я думаю, в каждой организации бывают так называемые первичные документы - счета, акты приемки-передачи, накладные и т.д. А раз есть такие документы, соответственно есть человек, который эти документы обрабатывает – заносит данные в учетную систему, проводит анализ по этим документам, сверки с контрагентами, подшивает в дела, формирует описи, сдает в архив и проделывает обратные перечисленным процедурам. Я раньше думала, что самое сложное - это подшивать документы (ну знаете ниткой, иголкой, перфорируя листы шилом). Думала я так до первой проверки, когда нужно стало найти некоторые из документов в архиве (описание см. выше).

Данные первичных документов, которые обрабатывают бухгалтеры - остаются в учетной системе, а сами "бумажки" сдаются в архив. Но, часто бывает так, что первичный бумажный документ приходится "поднимать" из архива - это может быть вина бухгалтера, который неверно ввел данные в учетную систему и сейчас хочет исправить ошибку (человеческий фактор), может быть проверка налоговой инспекции, а может быть и так, что контрагент утерял свой документ, и просит выслать ему копию... Вариантов много, а решение одно - запрос архивариусу. Даже если архив и человек, запросивший документ,  находятся в одном здании, времени на поиск одного документа может быть затрачено много. Что уж тогда говорить о предприятиях с холдинговой структурой, когда запрос может уйти в другой город или страну?

И надо отметить, ведь совсем не всегда требуются именно оригиналы документов, чаще, вполне можно обойтись копией. Причем копией в электронном виде, которая не занимает место в шкафу, папке и на столе. Копия документа, хранящаяся в глубинах жесткого диска сервера, никому не помешает, но может понадобиться и сократить время доставки документа из архива.

А если доступ к этой копии можно будет получить прямо из учетной системы- обрадуется ли бухгалтер вашей организации? А если при сканировании акта выполненных работ, он автоматически будет привязываться к накладной от этого же поставщика, что позволит просматривать документы в разрезе одного контрагента и быстро получать к ним доступ? – мечты, скажете вы? Но спешу вас разуверить - к счастью, это реальность. Всеми перечисленными фишками обладает бизнес-решение "DIRECTUM: Финансовый Архив".

Вкратце расскажу о других не менее приятных возможностях данного бизнес - решения.

В чем плюсы этого бизнес-решения? Все очень красиво и изящно. Мне лично, понравились:

• интеграция с учетной системой. В бухгалтерии работают очень занятые люди, и для них удобно решение, которое бы вклинивалось в их работу незаметно. То есть бухгалтеру удобно учитывать и просматривать документы непосредственно из учетной системы. Причем, например:
  • стоит только отсканировать документ, и он автоматически свяжется с другими документами по данному контрагенту,
  • как следствие - можно быстро собрать комплект документов по контрагенту.
  • можно создать дополнительные дела и журналы для учета этих документов.
  • при формировании Акта выполненных работ или счета-фактуры на них автоматически наносится штрих-код, по которому в дальнейшем можно оперативно найти требующиеся документы.
• Налоговая инспекция часто запрашивает первичные документы для проверок. Как правило, быстро найти нужные документы не всегда возможно. Для того чтобы упростить эту процедуру, в рамках данного бизнес – решения разработан специальный сценарий «Поиск и печать первичных финансовых документов», который позволяет найти и сразу распечатать документы по заданным критериям (период, контрагент, а так же выбирать какие виды «первички» следует печатать). Более того, автоматически формируется опись для распечатанных документов.
• Так же в системе DIRECTUM в рамках данного бизнес решения разработан специальный поиск «Поиск первичных финансовых документов», в который вынесены реквизиты, более интересные для первичных документов: дата создания, вид электронного документа, тип карточки документа, контрагент, договор, ИД  учетного документа.

Другая болезненная для бухгалтерии процедура - это подшивка документов в дела и формирование описи этих дел, для различных проверок и для сдачи в архив. Если мы уже имеем образы первичных документов в системе Directum, и штрих код нанесен на сам документ, то достаточно зайти в карточку интересующего дела, нажать на кнопку «Добавить документы» и сканером штрих-кода считать штрих-коды документов, которые нужно добавить в дело, и нажатием одной кнопки (кнопка «Опись») автоматически сформировать опись дела. Ну а подшивка документов – это уже дело техники.

Естественно, это не все возможности бизнес - решения, я отметила только те, которые заинтересовали меня. Возможно, вас заинтересуют другие. В любом случае, информацию можно получить тут.