Немного о возможности интеграции СМК и СЭД.

Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке, уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления. Автоматизация процессов поддержки системы менеджмента качества — новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем. Эта необходимость появилась из практики внедрения системы менеджмента качества.

Проблемы «бумажной» системы менеджмента качества (СМК).

При разработке, внедрении и поддержании СМК у менеджера по качеству возникают следующие сложности:

• трудоемкость при согласовании, внесение изменений и передача новых вариантов документации СМК;
• при большом количестве регламентных документов отслеживание сроков пересмотра (в любом случае раз в три года регламенты и стандарты должны пересматриваться, в связи с выходом новой версии ГОСТ Р ИСО 9001);
• «ручной» способ исправления замечаний занимает много времени и сил (для предприятия крупного размера этот вопрос становится критичным);
• большой объем записей по процессам в организации, сложность в их систематизации и поиске для дальнейшего анализа;
• сложность в отслеживании выполнения процедур, так как это связанно с систематизацией и переработкой больших объемов бумажных записей.

Таким образом, большие расходы, связанные с «бумажной» СМК, можно сократить, применив современные технологии- системы электронного документооборота (СЭД). Тем более согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2008 документация может быть в любой форме и на любом носителе, то есть стандарт не требует ведение документов в «бумажном» виде.

 Структура документации по СМК ГОСТ Р ИСО 9001 -2008.

Итак, рассмотримдокументацию системы менеджмента качества и возможности её перевода в СЭД. Все составляющие документация СМК, обычно, представляют в виде пирамиды из 5 уровней и её «фундамента»(рис.1) . 

 Рис.  1.  Структура документов системы менеджмента качества.

 [Уровень 1,2]

Сначала на основе заявленной Политики в области качества готовится документ под названием "Руководство по качеству"(РК). В руководстве определены политика в области качества, организационная структура предприятия, функциональная схема системы менеджмента качества, а также описаны процессы, даны ссылки на применяемые нормативные документы и приложения.

 [Уровень 3]

Следующий уровень документов называется "Общесистемные документированные процедуры"(ДП). В них даны детальные описания обязательных и важнейших процессов, декларированы полномочия и ответственность. Документированные процедуры  описывают процессы общие для всей организации. Требуемые в стандарте обязательные процедуры представляют собой утвержденные документы, описывающие, как организация выполняет действия, относящиеся к следующим пунктам стандарта:

• управление документацией (4.2.3);
• управления записями (или отчетами) по качеству (4.2.4) ;
• внутренний аудит (8.2.2);
• управление несоответствующей продукцией (контроль за продукцией, несоответствующей требованиям)(8.3);
• корректирующие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения)(8.5.2);
• предупреждающие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин потенциальных (возможных) несоответствий для предупреждения их появления) (8.5.3).

 [Уровень 4]

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов и управления ими- рабочие инструкции (РИ). Они определяют и регулируют вопросы рабочих процессов, закладывают рабочие и контрольные параметры, описывают необходимые документы и порядок составления записей по качеству, насколько это требуется.

Выше упомянутые документы (политика и цели в области качества, РК,ДП, РИ) при классическом бумажном документообороте рассылается во все подразделения компании с указанием ознакомить с документом сотрудников.

 [Автоматизация уровней 1,2,3,4 в СЭД можно построить однотипно, а именно: …]

При помощи СЭД легко можно создавать, согласовывать, исправлять и актуализировать эти документы.

Для начала нужно перевести уже имеющуюся документацию СМК в СЭД, чтобы сформировать электронный архив, который будет доступен всем автоматизированным сотрудникам.

Следующим шагом будет - создание шаблонов документов СМК. Создание шаблонов поможет экономя время создать новый документ по установленным правилам в организации.

Далее в системе можно настроить типовые маршруты (ТМ «Согласование», ТМ «Утверждение», ТМ «Рассылка» и тд.) Так с помощь типовых маршрутов согласование может быть выстроен таким образом, что после согласования на одной стадии, в зависимости от результата, документ автоматически пересылается следующему участнику.

Так же система предусматривает настройку сценариев, в которых менеджер по качеству может задать конкретный срок с указанием фамилий и должностей сотрудников (например, в рамках сценария «Обновить стандарт такой-то», в точный срок сотруднику придет задание, в котором он будет исполнителем), а при приближении срока исполнения автоматически формируется напоминание об этом. Сценарии очень удобно использовать при актуализации Политики, целей в области качества  

  [Рассмотрим уровень 5 и возможности его реализации в СЭД].

Документы следующего уровня- записи, подтверждающие качество. Состав и структура записей и отчетов по качеству, которые приводятся в документированных процедурах, должны фиксироваться в соответствующем документе (реестре или перечне записей) с указанием процессов, в которых они используются. Отчеты создаются в результате процедур обработки накопленных записей.

В СЭД все записи по качеству и по способу оформления можно поделить на следующие виды:

• электронные документы системы (например, «Отчет о внутреннем аудите»);
• строки электронного документа СЭД, как правило, в формате Excel или таблиц Word (например, «Журнал входного контроля»);
• записи справочников СЭД (например, записи справочника поставщики);
• задачи СЭД (например, задача системы СЭД по согласованию проекта ДП).

Для эффективной организации работы с записями используются электронный образ (шаблон) и создается электронный архив записей. Шаблон может быть текстом, подготовленный с использованием текстового редактора, или отсканированный документ со всеми подписями и печатями. При заполнении шаблонов записей и будет сформироваться, дополняться справочник. По итогам определенного периода система может формировать отчеты по данным справочника.

 [И, наконец, мы дошли до «фундамента»].

Необходимое условие существования «нашей» пирамиды является документы для обеспечения планирования, осуществления и управления процессами, а так же соблюдение законодательной и нормативной база.

Законодательная и нормативная документациянакладывает определенные требования, в соответствие с которыми создается вся документация СМК (Федеральные конституционные законы, Кодексы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, ФЗ «О техническом регулировании» и др.).

Документы для обеспечения планирования, осуществления и управления процессами (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормативные и другие документы, которые необходимы  для  осуществления деятельности).

И тут возникает вопрос: «Можем ли мы автоматизировать «фундамент» пирамиды?»

При ответе на этот вопрос нужно разделить документацию, на:

• внешнюю, т.е. документацию приходящую или уходящую за территорию нашей организации (например, Приказы правительства РФ, Устав, договора);
• внутреннюю, которая нужна для обеспечения планирования, осуществления и управления организацией.

В случае внешней документации тут все строго и в рамках действующего законодательства. Входящий «бумажный» документ регистрируем, заносим в СЭД, рассылаем для ознакомления по месту назначения и отправляем в архив. Исходящий документ сначала разрабатывается, согласуется в СЭД, регистрируется, распечатывается, потом документ подписывается «живой» подписью и на него ставиться печать организации и отправляется по месту назначения.

А в случае внутренней законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять такую документацию. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок ее составления. Однако, в учреждениях, финансируемых из бюджета, необходимо более строго подходить к рассмотрению данного вопроса и учитывать отдельные ведомственные приказы. Бесспорен тот факт, что при детальном анализе законодательной документации в некоторых сферах деятельности организации можно и тут найти выход, например, трудовую функцию (смотрите ст. 57 ТК РФ) принимая сотрудника на работу расписать в трудовом контракте или сделать ссылку в контракте на действующую в организации должностную инструкцию.

Иначе говоря, ответ на вопрос о возможности полной автоматизации «фундамента» СМК зависит от отрасли, в которой осуществляет свою деятельность организация.

Подводя итог:

Можно сказать, что система электронного документооборота – эффективный способ поддержания действенной СМК на предприятии. Внедренная система электронного документооборота должна стать надежной основой для непрерывного улучшения системы менеджмента качества, что не просто является прямым требованием ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (п.8.5.1), но представляет собой правильный путь развития и совершенствования компании.

А для организаций, которые решили и внедряют СЭД и при этом  переводят документацию СМК в систему, необходимо не забыть:

• обучить своих сотрудников работе в СЭД;
• изменить те стандарты предприятия, в которых речь идет о управление документацией (ДП «Управление документацией», ДП «Управления записями по качеству»);
• подготовить внешних аудиторов, что «бумажной» СМК больше нет! =)))) 

Хотелось бы, услышать Ваш опыт перевода СМК в СЭД?