Где мои документы?! Или Контроль местонахождения нерегистрируемого бумажного документа

В каждой организации есть определенный перечень нерегистрируемых, но важных документов, например, счета на оплату, первичные документы, в некоторых случаях договоры и др. Как правило, они поступают в организацию централизованно, например, в Канцелярию, а потом передаются в подразделения, и тут возникает проблема контроля местонахождения этих документов. Например, менеджер, забравший акт выполненных работ и счет-фактуру из Канцелярии, может уйти в отпуск, не передав документы своим коллегам или бухгалтеру, или просто забыть про них под ворохом других бумаг на столе.

Работники, получающие документы в Канцелярии, могут записывать в бумажный журнал, когда и какие документы они получили, но на дворе XXI век и ведение бумажного журнала выглядит архаично.

Другой вариант – делопроизводитель может заводить на документы, не подлежащие регистрации, РКК и заполнять вкладку «Местонахождение» в ней, но это методически неверно, а также предполагает дополнительную нагрузку на специалиста.

Еще вариант – сразу сканировать документы и заносить в систему, так не потеряется хотя бы текст вместе с бумагой, но это опять же повышение нагрузки на делопроизводителя – нужно документы расшить, загрузить в сканер, обработать документы, занесенные в систему.

Решение с шрихкодами на стикерах

Для решения этой проблемы можно предложить следующее компромиссное решение. Делопроизводитель на каждый полученный документ создает карточку документа (не РКК), а бумажный документ снабжает штрихкодом для его последующей быстрой идентификации. Делопроизводитель заполняет только те реквизиты карточки, которые позволят идентифицировать документ, местонахождение при поступлении документа и его передаче подразделению-получателю заполняется автоматически. Делопроизводитель не тратит время на сканирование документов – этим занимаются ответственные сотрудники в подразделениях после получения бумажного документа от делопроизводителя, но документ уже не потеряется бесследно.

Общая схема процесса представлена на рисунке ниже.

Поступление документов

Для быстрого занесения документов делопроизводителем в систему может быть разработан сценарий, который создает «документы-заготовки» (по аналогии с созданием таких документов в карточке РКК при печати штрихкода), например, с типом карточки «Документы произвольной формы», и формирует отчет со штрихкодами этих документов для печати на специальных листах с клеящимися стикерами.

Пользователю нужно просто задать количество наклеек, которые он использует, например, в течение недели, и система автоматически создаст необходимое количество документов-заготовок и сформирует отчет для печати штрихкодов. В решении предложена аналогичная реализация.

При поступлении документов в Канцелярию делопроизводитель наклеивает штрихкод с листа со стикерами на каждый документ и запускает процесс приема документов: при помощи специального сканера сканирует значение нанесенного на документ штрихкода.

При сканировании штрихкода открывается карточка документа-заготовки и делопроизводителю нужно лишь заполнить наименование, номер, дату и организацию, от которой поступил документ.

На вкладке «Местонахождение» в карточке автоматически заполнится информация о поступлении документа в Канцелярию. В дальнейшем эта информация позволит получить список документов, которые ожидают передачи в подразделения.

Выдача документов

В момент, когда работник пришел за документами, предназначенными для его подразделения, делопроизводитель запускает процесс выдачи документов. Поочередно считывая штрихкоды с документов, он формирует список документов на выдачу:

Делопроизводитель указывает получателя: это может быть, как работник организации, так и просто подразделение, куда выдаются документы. Если в организации существует пропускная система со штрихкодами на картах-пропусках сотрудников, то можно добавить эти данные в справочник «Работники» и выдавать документы после считывания штрихкода работника, пришедшего за документами.

После завершения выдачи информация о получателе и дата выдачи автоматически записывается на вкладку «Местонахождение» в карточке документа. Чтобы избежать случайного внесения изменений и потери документа, табличная часть с информацией о местонахождении не доступна для редактирования пользователям.

Также можно настроить автоматическую выдачу прав на полученные документы получателю и сотрудникам его подразделения.

Определение местонахождения документов

Текущее местонахождение документа можно определить несколькими способами:

1. Найти нужный документ в системе и на вкладке «Местонахождение» посмотреть последнюю запись.
2. Для контроля местонахождения документов в организации может быть разработан отчет, в параметрах которого задается подразделение, период передачи, номер, дата документа и другие критерии отбора, которые могут потребоваться для поиска «пропавшего» документа.

Дальнейшая работа с документами

После поступления документов в подразделения, они могут быть отсканированы потоковым сканером и скан-образы занесены в систему через службу ввода документов (DCS) с разделением документов по штрихкоду. Сканированные документы поступят ответственному за сканирование задачей по типовому маршруту «Обработка документов из службы ввода», где он сможет изменить тип карточки и вид документа на соответствующие содержанию. Таким образом, с документами можно будет работать впоследствии уже в электронном виде.

А в вашей организации существует такая проблема и как вы ее решаете?