Реструктуризация c DIRECTUM – это просто

Динамичность бизнеса в условиях современной экономики зачастую требует реструктуризации организации. При объединении компаний часто возникает потребность в совмещении бизнес-процессов параллельно работающих СЭД. Хотя задача амбициозна и даже, откровенно говоря, немного пугающа, — всё реализуемо!

В этой статье я на личном опыте ведения проектов в «МайТэк» покажу, как без ущерба для пользователей (что самое главное), остановки бизнес-процессов и с оптимальным использованием ресурсов объединить работу СЭД двух компаний.

«Не так страшен…», или План – уже половина успеха

С чего начать, когда заказчик приходит с конкретной задачей – объединить две СЭД? Мы начали с плана.

Были подготовлены 2 варианта. Первый вариант представлял собой сводный эксель-файл для четкого планирования трудоемкости при обсуждении реализации. Второй — диаграмма Ганта для удобства мониторинга за ходом реализации, учета согласованности выполнения работ участниками со стороны исполнителя и заказчика.

До составления плана были выполнены следующие этапы:

1. первичный аудит, после которого был выбран вариант объединения баз посредством пополнения большей базы данными меньшей;
2. экспресс-анализ компонент меньшей из баз для определения основных этапов и видов работ;
3. исследование наличия дублирующих компонент (полных дублей базовых справочников системы: «Организации», «Работники», «Пользователи» и т.д., идентичных компонент, имеющих разное наполнение и т.д.);

В итоге родился скелет плана с последовательностью действий.

Затем были проведены внутренние технические совещания и защита реализации проекта. В ходе защиты мы описали коллегам наш порядок действий, пояснили почему выбран вариант перемещения компонент меньшей базы к большей, а также зафиксировали обсужденные точки улучшения плана для применения в ходе исполнения проекта.

По итогу всей предварительной работы была произведена оценка трудоемкости и сроков исполнения каждого этапа с учетом выбранного предпочтительного варианта реализации.

Продуманный и подготовленный план был предоставлен заказчику. На обсуждении освещен вариант реализации, обработаны риски и волнения, высказанные принимающей стороной. По итогам встречи план был согласован — подготовительная фаза проекта завершилась.

«Примерка» плана

После утверждения следовало наложить план реализации на реалии с загрузкой сотрудников с обеих сторон: учесть финансовые планы и дедлайн проекта. Опираясь на полученные в ходе встречи данные, мы получили плановую дату начала реализации проекта и подготовили диаграмму Ганта.

Для того, чтобы максимально сократить сроки проекта, при составлении диаграммы многие виды работ закладывалось с учетом параллельного исполнения. Предложенный план-график согласовывался с заказчиком на предмет удобства выбранных дат для тестирования и приемки работ. После отработки волнений клиента по этапам работ и опасений касательно проекта в целом, план был готов полностью.

Таким образом, пугающая, и, на первый взгляд, необъятная задача трансформировалась в четкий набор мелких задач с закрепленными ответственными, сроками и ресурсами.

На старт, внимание, марш…

Итак, приступаем к реализации. Первая фаза проекта началась с разработки вспомогательных сценариев и соответствующих прикладных отчетов, которые были необходимы для реализации намеченного. В данном блоке зафиксировали с помощью меппинга необходимые данные, сопоставили их. Затем проверили работу сценариев экспорта, импорта данных справочников и связывания документов.

Далее был выполнен экспорт/импорт элементов разработки на отдельную копию базы, проведены работы по синхронизации справочников, созданию и заполнению папок, выдаче прав, загрузке и связыванию документов (с сохранением версионности).

Наступила следующая фаза — перенос на тестовую базу заказчика. Провели комплексное тестирование: сначала сами, затем подключили заказчика, с трепетом ожидая обратной связи. К обоюдному удовольствию, внешний тест прошел без единого нарекания.

Финишная прямая

Проделанные ранее итерации переноса были повторены на рабочей базе. К элементам разработки основной (большей) базы были добавлены компоненты базы упраздняемой. Параллельно с выполнением технических работ осуществили совместно с руководителем проекта от Заказчика информационную рассылку. Информацию до целевых пользователей обязательно нужно довести заблаговременно, чтобы все успели задать вопросы и свыкнуться с мыслью об изменениях.  В тексте рассылки мы указали:

•  сроки, когда создание новых документов, задач на ранее используемой базе станет невозможным, - координаты расположения необходимых данных системы после импорта,
• уведомление сотрудников о том, что следует заблаговременно запросить доступ к новой базе и как это следует сделать.

 Тем самым, пока разработчики финализировали работы по переносу данных, аналитическая группа команды проекта работала  с заказчиками, повышая уровень комфорта работы в системе.   

Долгожданный финал

Казалось бы, импорт выполнен, функционал работает, заказчики уведомлены, все проверено — проект закончен. Абсолютно неверно! Пока мы занимались объединением, базы активно использовались, а значит, есть текущие задачи, недосогласованные документы и т.д. И все это в совокупности означает, что мы должны выполнить следующий пул работ:

1. закрыть возможность создания новых документов и записей справочника на «старой» базе,
2. выполнять мониторинг и осуществлять периодический импорт завершенных на архивной базе процессов для сохранения исторических данных на новой базе,
3. только по окончании периода мониторинга база будет законсервирована окончательно.

В итоге мы имеем сокращение расходов на администрирование двух баз, полный архив всех процессов в рамках единой базы, достаточно бескровный этап адаптации с возможностью для сотрудников заглянуть на архивную базу и рассеять свои сомнения касательно идентичности данных в новой и архивной базах.

Резюмируя, хотела бы подчеркнуть, что при рациональном подходе и заинтересованности сторон в успехе, даже такая нетривиальная задача, как объединение динамичных, крупных баз СЭД DIRECTUM, вполне реализуема!

Успехов всем, и больше интересных задач для помощи в развитии бизнеса наших заказчиков!

P.S. Для тех, кому мой рассказ показался полезным, сделаю небольшой анонс: скоро подготовим технические детали реализации проекта.