Быстрая идентификация документов по штрихкоду – новое решение для DirectumRX

Опубликовано:
25 июня в 10:56
  • 10

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет в считанные секунды открывать электронную карточку документа по штрихкоду на бумажной копии. Привычная работа с документами становится еще комфортнее, поскольку сокращается время на поиск нужного документа в системе. Новинка поддерживается при работе с любой версией DirectumRX. Подробнее о решении расскажем в статье.

***

Современные ECM-системы упрощают работу делопроизводителей и секретарей, которые часто сталкиваются с рутинными операциями при обработке документов. Однако до конца от бумаги отказаться пока не получается: в силу законодательных ограничений, когда на документе требуется «живая» подпись, или в случае, когда руководитель компании работает только с бумажными документами. Чтобы избежать путаницы в работе и быстро находить электронную версию по бумажной копии, мы выпустили решение «Быстрая идентификация документов для DirectumRX».

Как работает решение

На рабочее место сотрудника устанавливается сканер штрихкодов и программа DIRECTUM RapID. Документы, которые ожидаемо будут использоваться как в бумажном, так и в электронном виде, маркируются сгенерированным в DirectumRX штрихкодом. Входящие документы маркирует делопроизводитель или секретарь: штрихкод можно распечатать и наклеить на бумажный документ. Документы, которые оформляются в компании, маркируются автоматически при создании из шаблона. Отображение штрихкода в шаблоне документа настраивает администратор.

Вот так может выглядеть сформированный из шаблона документ со штрихкодом:


 

Поиск в системе займет пару секунд, достаточно отсканировать штрихкод на бумажном экземпляре, и в DirectumRX откроется карточка электронного документа.

Установка и использование

DIRECTUM RapID устанавливается на рабочее место сотрудника в пару кликов с помощью файла из комплекта поставки. В дальнейшем настройки программы можно изменить в конфигурационном файле, который находится папке установки DIRECTUM RapID.

Рассмотрим пример реальной работы:

Помощнику руководителя приходит задание на подтверждение подписания документа. Секретарь распечатывает документ и относит на подпись руководителю. Через некоторое время документ возвращается с подписью.

Без решения «Быстрая идентификация документов»:

Чтобы отразить факт подписания в системе, сотрудник ищет нужное задание, открывает из области вложений электронный документ и заносит скан-копию бумажного экземпляра в новую версию. Если таких заданий много, на их поиск потребуется много времени. К тому же, повышается риск возникновения ошибки, особенно если названия документов однотипные.

Что меняется при использовании решения «Быстрая идентификация документов»:

Достаточно поднести подписанный документ к сканеру штрихкода, и в DirectumRX откроется карточка документа. Затем секретарь создает новую версию для занесения подписанного и отсканированного документа в систему. Прямо из карточки документа можно перейти на закладку «Задачи», чтобы открыть и выполнить задание на подтверждение подписания документа.

Решение работает даже без сканера штрихкода. Для открытия карточки документа достаточно ввести значение штрихкода в окно программы и нажать клавишу ENTER:


***

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:

  • повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
  • ускорить поиск нужного документа в системе;
  • уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
  • сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия документа.
20
Подписаться

Комментарии

решение работает и для веба и для толстого клиента?

Добрый день, Денис.

Данное техническое решение будет работать как в веб-доступе так и в десктоп клиенте. Но надо иметь в виду, что что-бы можно было осуществлять работу в веб-доступе необходимо выполнить следующие условия:

  • На компьютер пользователя должен быть установлен агент веб-доступа 
  • В меню пользователя должен быть установлен флажок "Открывать гиперссылки в веб-клиенте " (подробнее см. справку)

День добрый!

Решение полезное и востребованное, но есть один вопрос.

Как я понимаю, это просто отображение ID из карточки документа в виде одномерного штрих-кода.

С документами, генерируемыми внутри системы всё отлично - штрихкод проставляется на документах при создании из шаблонов.

Для входящих документов, созданных в системах контрагентов, штрихкод можно сформировать по кнопке "Штрихкод документа" на вкладке "Отчёты" в карточке документа. Вот только отчёт выводится в формате А4 (pdf-файл). Печатать такой штрихкод на листе А4 чтобы потом вырезать из него кусочек 4 х 1,5 см как-то нерационально. В теории, печатная форма штрих-кода должна выводиться на принтер самоклеящихся этикеток в подходящем размере. Но настройки размеров выходной формы в системе нет, соответственно решение не позволяет охватить все виды документопотоков.

Юрий Кузьмин: обновлено 26.06.2019 в 14:28

Контроль местонахождения нерегистрируемого бумажного документа Тут для было предложено решение на стикерах. 

Повторюсь, в DirectumRX штрихкод есть отображение ID карточки в формате EAN-13. При создании карточек документов ID присваиваются последовательно без учёта типов документов (документопотоков). Соответственно лист со стикерами будет использован в лучшем случае на половину, а то и меньше, а все стикеры с ID внутренних, исходящих и части договорных документов останутся не востребованными. Ну а секретарю придётся прежде чем наклеить стикер - посмотреть ID карточки входящего письма, найти его на листе со стикерами и только потом наклеить.



 

Юрий, идея в том, что при печати листа со штрихкодами создаются карточки документов, т.е. резервируются ID. Для DirectumRX это могут быть карточки с типом "Простой документ". При поступлении документа штрихкод с листа используется и пользователь меняет тип документа (Смена типа простого документа) на нужный. Таким образом никаких пропусков в использовании штрихкодов не будет, а вручную создаваемые документы будут иметь ID после зарезервированного диапазона.

Коллеги, добрый день!

Тема статьи "Быстрая идентификация документов по штрихкоду – новое решение для DirectumRX".

Собственно решение построено на базе DIRECTUM RapID - это плагин, который позволяет выполнять поиск и открытие карточки документа по его идентификатору. И в части RapID нет никаких вопросов - всё отлично работает. Вопрос в том, насколько существующая инфраструктура DirectumRX позволяет достичь целей, обозначенных в статье:

"Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет...:

  • повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
  • ускорить поиск нужного документа в системе;
  • уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
  • сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия документа."

Способ нанесения штрихкода на входящие бумажные документы, предложенный в обсуждении, на мой взгляд, не позволяет говорить о достижении максимально возможного эффекта, как минимум, в части уменьшения риска ошибок (секретарь может нанести не ту наклейку из множества распечатанных заранее, а перепечатать только одну наклейку и переклеить её уже не получится), а также в части достигаемого уровня эффективности работы делопроизводителей (забываем про создание документа с помощью кнопки быстрого создания - потребуется найти заготовленный простой документ, выяснить его ID, найти наклейку с соответствующим ID, сменить тип документа). Отдельный вопрос в отсутствии в коробке DirectumRX отчёта для печати наклеек для реестра документов.
Выбирая из двух задач - модификации функционала DirectumRX для формирования отчёта, позволяющего печатать листы А4 с множеством заготовок штрихкодов или модификации DirectumRX, обеспечивающей делопроизводителю (администратору системы) возможность управлять размером печатной формы штрихкода, сгенерированного по кнопке "Штрихкод документа" в карточке документа - я выберу последнее по уже названным выше причинам. Надеюсь, что мои комментарии содержат рациональное зерно для последующего развития базовой функциональности DirectumRX, но возможно я и ошибаюсь.

Юрий, добрый день!

Что касается штрих-кодирования потока входящих документов, то похожую задачу мы для себя решили в обычном DIRECTUM, не в RX - Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте (см. рис.4). Но, думаю, что и в RX это вполне реализуемо. 

То, что пришло в электронном виде, автоматически штрих-кодируется при регистрации. От ошибок делопроизводителей избавились принципиально. Раньше все входящие сначала печатали, потом клеили этикетки со штрих-кодом, потом вносили скан с приклеенной этикеткой. Этикетки иногда путали, иногда они они плохо печатались и как следствие плохо распознавались службой захвата. Теперь этих проблем нет, все работает как часы.

Сейчас этикетки клеим только на документы, которые поступили на бумажном носителе. Чтобы штрих-код лучше читался, мы сократили строку, которая зашивается в EAN-13, оставив там только цифровой ИД РКК. Так мы избавились от крайне тонких линий, которые не очень хорошо пропечатываются принтерами этикеток и потом служба захвата не могла корректно прочитать штрих-код и автоматически привязать скан документа к РКК. Плюс доработали библиотеку DIRECTUMBarCode.dll, чтобы задать конкретный размер шрифта в подписи для штрих-кода, т.к. оставшийся ИД РКК слишком крупно масштабировался и выбивался из общего оформления штампа.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий