Рекомендации по выбору варианта реализации Тип документа / Справочник / Тип задачи в DirectumRX

23 0

Постановка задачи

На неавтоматизированном предприятии в рамках любого процесса так или иначе рождаются документы: заявки с информацией о входящем запросе, отчеты по результатам выполнения работ, сопутствующие документы. При переносе процесса в электронный вид необходимо оценить, в каком виде все эти документы должны существовать в системе.

В DirectumRX можно рассмотреть несколько вариантов реализации:

  1. Разрабатывается новый тип документа и при необходимости реестр этих документов с панелью фильтрации. Печатная форма документа хранится в версии (может быть создана из файла, из шаблона, со сканера). Для движения документа в рамках процесса настраивается правило согласования или разрабатывается новый тип задачи.
  2. Разрабатывается новый справочник с панелью фильтрации в списке записей. При необходимости формировать печатную форму разрабатывается отчет. Для движения записи справочника ("документа") в рамках процесса разрабатывается новый тип задачи.
  3. Разрабатывается новый тип задачи и при необходимости реестр этих задач с панелью фильтрации. При необходимости формировать печатную форму разрабатывается отчет

Рекомендации по выбору варианта реализации

Для выбора варианта реализации предлагаю оценить следующие критерии:

Критерий

Тип документа

Справочник

Тип задачи

Документ должен иметь печатную форму

+

+

(если разработать отчет)

+

(если разработать отчет)

Документ может быть представлен как набор полей (свойств), печатная форма не обязательна

+

(без тела)

+

+

Документ регистрируется по правилам делопроизводства

+

   

Документ должен быть подписан электронной подписью для выполнения требований законодательства

+

(обязательно наличие хотя бы одной версии у документа)

   

Требуется контролировать выдачу и возврат бумажного оригинала или копий документа

+

   

Документ может быть связан с другими документами системы (закладка "Связи")

+

   

Документ может иметь несколько версий

+

   

Планируется отправлять документ на согласование по регламенту

+

   

Документ участвует в нескольких процессах, задачах

+

+

 

Документ может существовать вне процесса (к нему будут время от времени обращаться, искать, ссылаться в других документах)

+

+

 

Должны формироваться электронные реестры, с возможностью поиска по полям (свойствам)

+

+

+

Пользователи будут назначать права на документы

+

(есть всегда во всех документах)

+

(можно включить такую возможность только в нужных справочниках)

(в принципе такая возможность есть, но она не очень прозрачна для рядового пользователя, используется очень редко)

 

Таким образом, вариант с разработкой типа документа универсален и закрывает больше ситуаций, но иногда бывает избыточным. Например, если планируется представить документ в структурированном виде (в виде только карточки), то кнопки создания содержимого, закладка "Версии" или "Выдача" в карточке типа документа могут смущать и отвлекать пользователя. В этом случае можно рассмотреть вариант со справочником. Использование типа задач позволяет минимизировать количество кликов: пользователь в одной карточке заполняет все поля (свойства) и стартует процесс. Но такой вариант закрывает меньшее количество ситуаций из таблицы выше.

Работа в мобильных приложениях

Сейчас нет возможности редактировать карточки документов и справочников в мобильном приложении, но есть возможность заполнять поля в задаче. Поэтому если необходимо создать документ и инициировать процесс в мобильном приложении, то можно разработать новый тип задач, поля карточки задачи должны дублировать поля документа. После отправки задачи в серверных вычислениях может быть автоматически создан документ или запись справочника (см. критерии выше).

Подробнее о возможностях и ограничениях мобильных приложений см. в документации:

Примеры

Заявка на закупку (Purchase order)

Инициатор закупки создает новую заявку и согласовывает с несколькими подразделениями и руководителями. Печатная форма не нужна, всю необходимую информацию можно хранить в полях карточки. В дальнейшем документ связывается с договорами и финансовыми документами.

Решение: Разрабатывается новый тип документа. Документы создаются без тела, согласуются по регламенту. Связь с договорами и финансовыми документами организовывается через закладку "Связи" и/или поле-ссылку в карточке договора/финансового документа.

Заявка на закупку (Purchase order), вторая ситуация

Заявки формируются в учетной системе, в DirectumRX не согласовываются. Печатная форма не нужна, всю необходимую информацию можно хранить в полях карточки. Эти заявки нужны только как дополнительная аналитика в договорах и финансовых документах.

Решение: Разрабатывается новый справочник. Записи справочника создаются автоматически интеграцией из учетной системы. Связь с договорами и финансовыми документами организовывается через поле-ссылку в карточке договора/финансового документа. При необходимости из заявки на закупку найти все документы по ней, можно добавить в карточку кнопку для поиска документов.

Заявление на отпуск

Сотрудник оформляет заявление на отпуск и согласовывает со своим руководителем. После согласования заявление направляется в бухгалтерию для формирования приказа и начисления отпускных. Заявление должно быть подписано электронной подписью сотрудника. Заявление может быть востребовано гос.органами или аудиторами для проведения проверки.

Решение: Разрабатывается новый тип документа, настраивается правило согласования

Заявка в ИТ-службу

Инициатор формирует заявку, описывает что нужно сделать и к какому сроку. Заявка согласовывается с руководителем инициатора и направляется на рассмотрение руководителю ИТ-службы. Он назначает ответственного за исполнение. После исполнения заявки инициатор получает задание на приемку работ, он может вернуть работы на доработку исполнителю. Заявка не распечатывается и не подписывается. Ведется реестр заявок в работе. Должна быть возможность проанализировать статистику по исполнению заявок в срок.

Решение: Согласование по регламенту в данном случае не применимо, поэтому все равно нужно разрабатывать новый тип задач. Все данные по заявке можно отразить в полях задачи, отдельный документ или справочник не нужен. Разрабатывается также специализированный реестр задач и отчет для контроля исполнения заявок в срок.

Пока комментариев нет.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий