Командировки и авансовые отчеты – удобно, быстро, эффективно

18 9

Полная цифровизация бизнес-процессов стала еще ближе. Компания DIRECTUM представляет комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты».

Сложно представить компанию, в которой нет командировок. По статистике траты на них растут из года в год. Волей не волей задумываешься, как оптимизировать расходы и сделать процесс организации командировок проще.

На первом этапе решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет оформлять и согласовывать командировки сотрудников в фоновом режиме, без необходимости личного присутствия, хождения по кабинетам и утомительной бумажной волокиты.

На втором – автоматизирует заполнение отчетов по авансовым расходам, занесение подтверждающих документов в систему и выгрузку комплекта документов для передачи в контролирующие органы.

Решение поддерживается в десктоп- и веб-клиенте.

Внедрение решения оказывает качественный эффект на бизнес, сливая два этапа воедино:

Формирование и согласование отчетов можно встроить в любой бизнес-процесс компании, который предусматривает авансовые выплаты. Работа с авансовым отчетом может быть полностью переведена в электронный вид.

Заявка на командировку

Давайте представим, что сотрудник отдела продаж Сергей отправляется на курсы повышения квалификации.

Для этого он создает заявку на командировку: отправляет задачу по типовому маршруту «Оформление командировки» и заполняет запись справочника:

Пишет цель и длительность поездки, а также предположительную сумму расходов. Здесь же он может запросить покупку билетов до места назначения и обратно, указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте.

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. При необходимости Сергей может вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист, оформленный в свободном стиле.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Согласование командировки и формирование приказа

Руководитель и бухгалтер проверяют условия заявки, оценивают сумму расходов и, если нет замечаний, согласовывают ее.

В результате формируется приказ. Данные в него подставляются из карточки командировки. Таким образом, руководитель может быть уверен, что в документе нет ошибок. Он подписывает приказ электронной подписью. При этом подписание проходит в полном соответствии с законодательством.

Далее формируется несколько подзадач:

  • делопроизводителю организации – на регистрацию приказа;
  • бухгалтеру по командировочным выплатам – на авансовые перечисления;
  • сотруднику административной службы – на покупку билетов, если требуется.

Сергей получает уведомления о переводе денежных средств и покупке билетов, читает приказ по командировке и выполняет задание на ознакомление. На этом оформление командировки завершено. В путь!

Оформление авансового отчета

Сергей еще в дороге, с сумкой вещей в одной руке и с телефоном в другой, но он уже может начать оформление авансового отчета.

Сразу после подписания приказа по командировке в системе формируется авансовый отчет и приходит задание на его заполнение.

Командируемый в дороге фотографирует или сканирует документы, подтверждающие его затраты, например, чеки, авиа- и железнодорожные билеты, накладные и квитанции, и отправляет их на служебный электронный ящик организации.

После возвращения из поездки он открывает задание, в котором видит практически готовый к отправке на согласование отчет:

  • часть полей заполнилась данными из справочника Командировки;
  • отправленные на email документы занесены в систему и открываются по кнопке Связанные документы на ленте;
  • данные из чеков с QR-кодом, авиа- и железнодорожных билетов проанализированы сервисами интеллектуального распознавания Ario и перенесены в табличную часть отчета;
  • рассчитаны авансовые расходы и остаток суммы.

Человеческий фактор перестает быть причиной постоянных доработок и продолжительных согласований.

При необходимости данные можно дополнить, например, занести сведения из рукописных накладных или чеков старого образца, загрузить в систему оставшиеся подтверждающие документы, уточнить примечание к описанию расходов.

Формирование документа занимает меньше минуты. Сергей выполняет задание, и отчет отправляется на согласование по регламенту, установленному в организации. Например, сначала руководителю подразделения, затем – бухгалтеру. Авансовый отчет закрывается, когда командируемый передает в бухгалтерию бумажные оригиналы подтверждающих документов.

Оформление командировки и авансового отчета заняло у Сергея считанные минуты, поэтому он сосредоточился на осмыслении полученных на курсах знаниях и применении их в работе.

Выгрузка комплектов документов

Поскольку все документы, связанные с авансовыми расходами, хранятся в системе, предоставить их для проверки не составляет труда. Достаточно запустить сценарий Выгрузка авансовых отчетов и в открывшемся окне задать нужные параметры:

Комплекты документов формируются с учетом требований законодательства и надзорных органов.

Двойной удар по рутине

В результате внедрения решения:

  • сокращаются трудозатраты на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов;
  • снижается трудоемкость кропотливых операций по расчетам и заполнению отчета по авансовым расходам;
  • сохраняется прозрачность бизнес-процессов на всех этапах;
  • компания значительно экономит на печати бумажных документов.
Алексей Мякишев

В письме написано: "Для его работы требуются система DIRECTUM 5.7, сервисы Ario 1.5 и служба ввода документов". 

Вопрос - Ario обязателен? Или без него будет работать все, кроме распознавания? 

Гузель Рахимова

Алексей, Ario необходим именно для распознавания данных из подтверждающих документов и предзаполнения таблицы расходов в авансовом отчете. Без Ario комплекс ТР будет работать. Однако, сотрудникам придется самостоятельно привязывать документы, заполнять таблицу расходов. 

Михаил Щеглов

Для еще большего снижения трудоемкости оформления отчета можно использовать занесение сканов документов старого образца или рукописных документов по одной кнопке в карточке записи справочника «Авансовые отчеты». Сейчас, я так понимаю, последовательность действий предполагается следующая:

  1. Открыл окно связанных документов.
  2. Выбрал действие «Создать документ из файла» или «Создать документ со сканера».
  3. Заполнил окно с видом документа и типом карточки.
  4. Заполнил карточку документа и сохранил изменения.

Вместо этого, документ можно занести по нажатию одной кнопки в карточке записи справочника «Авансовые отчеты», с автоматическим заполнением всей необходимой информации. Вид документа и тип карточки скорее всего уже определены, т.к. со служебного электронного ящика документы заносятся автоматически без участия пользователя. В качестве наименования документа можно использовать название заносимого файла, а для сканируемого документа заложить автоматическое присвоение наименования.

Дополнительно появился вопрос. Есть ли связка между значениями в полях «Дата», «Описание расхода» в табличной части карточки справочника «Авансовые отчеты» и полями с датой и наименованием в соответствующем подтверждающем документе?
Было бы удобно, что бы после внесения корректировок в карточке авансового отчета, сразу бы менялись наименование и дата в карточке соответствующего подтверждающего документа. Это бы еще и облегчило заполнение данных по сканированным вручную документам.

Гузель Рахимова

Михаил, спасибо за комментарий.

Да, действительно наличие возможности занести документ с использованием предопределенного вида документа и типа карточки может помочь сотруднику сократить время на оформление авансового отчета. Занесем в копилку потенциальных фич.

По поводу второго вопроса. В табличной части авансового отчета необходимо указать тип расхода, например, поездка на аэроэкспрессе. При наличии такой связи в карточке связанного документа поменяется его наименование, хотя это именно что кассовый чек. Возможно, стоит не менять полностью, а добавлять. 

Павел Березин

Жаль что на вчерашнем вебинаре не показали реальный пример работы Ario, особенно для случая например разбора кассовых чеков. Совершенно неясны остались трудозатраты на впихивание в обработку в случае появления нового вида оптических копий (например авиабилет нестандартного вида, чек нестандартного вида и проч.)

Гузель Рахимова

Павел, здравствуйте! Спасибо за обратную связь.

На вчерашнем вебинаре был продемонстрирован процесс извлечения данных с QR-кода кассового чека. Согласно изменениям с 1.07.2019 все чеки должны иметь QR-код, из которых можно получить данные по сумме чека, дате операции и т.д., следовательно, это снижает риски получения нестандартного чека. Для авиабилетов разработаны специальные правила извлечения информации - даты билета, суммы, маршрута. Этой информации вполне достаточно для указания соответствующего типа расхода в авансовом отчете, по результатам наших исследований. Если же есть необходимость извлекать дополнительную информацию, то тут большой разброс вариаций, естественно, это можно учесть при внедрении. Вопрос размера трудозатрат можно определить при наличии конкретных требований. 

Павел, вы сможете предоставить нам примеры ваших документов? Тогда мы сможем провести для вас живую демонстрацию и показать возможности извлечения данных.

Павел Березин

Наши проездные документы ничем не отличаются от документов любой другой компании. Возьмите стандартный джентельменский набор:

  • 1 авиабилет (печатная форма агенства, с произвольным расположением полей дата и номер документа),
  • 1 посадочный талон к нему (тут в общем случае могут быть 2 под-варианта, т.к. некоторые авиакомпании почемуто короткий "огрызок" оставляют пассажиру на посадке, а некоторые наоборот длинный, - вероятностный характер),
  • 1 квитанция страховых сборов (агенства продавшего билет),
  • 1 чек (ну пусть с QR-кодом, хотя формально, до конца 2019го в РФ будут сдавать авансовые отчёты и со старыми чеками, без QR-кодов).
  • 1 счёт на оплату гостиницы.

И покажите на демонстрации весь процесс впиливания данного комплекта в уже настроенную конфигурацию. Разумеется при условии, что такой бланк ещё ни разу не встречался, - т.е. преднастроек в системе нет под данный макет документов.

 

 

Павел Березин: обновлено 12.09.2019 в 12:03
Павел Березин: обновлено 12.09.2019 в 12:15
Павел Березин

И кстати, не увидел моменты на демонстрации, связанные с соотнесением позиций авансового отчёта и приложенных подтверждающих документов.

  • Позиция документа сейчас никак не соотносится с файлами, которые приложены как подтверждающие документы? Т.е. в объёмных АО, где позиций 30, и к ним 30-40 документов, нужно будет наугад бухгалтеру, принимающему АО, кликать на контент? Или есть быстрая навигация из позиции АО к файлам которые соответствуют именно этой позиции?
  • С момента наложения ЭЦП возможность как либо поправить приложенный к нему пакет документов (подменить, дополнить, удалить) исчезает? Или ЭЦП РКК авансового отчёта не обеспечивает неизменность приложенных к АО файловых вложений?

 

Гузель Рахимова

Павел, спасибо за ваш интерес! Отвечу на первый комментарий. Распознавание именно такого пакета документов было продемонстрировано на вебинаре, а именно: жб билет, авиабилет, кассовые чеки. Как и говорилось на вебинаре, для некоторых типов документов (счета-фактуры, авиа и жд билеты) написаны специальные правила для распознавания и извлечения информации. С кассовых чеков же извлекается информация с QR-кода. ЖД и авиабилеты, счета-фактуры из гостиниц и кассовые чеки являются подтверждением расходов. Собственно, они распознаются и заносятся в систему.

Что касается соотнесения типа расхода и подтверждающих документов, в текущей версии есть возможность просмотреть связанные с авансовым отчетов подтверждающие документы. Возможность перехода с иаблицы расходов на конкретный подтвержающий документ рассматривается.

Сотрудники компании (подотчетное лицо, руководитель подотчетного лица, бухгалтер, другие) подписывают сам авансовый отчет своими ЭП. Пакет документов может быть завизирован УКЭП организации при необходимости.  

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий