DIRECTUM 5.8. Встречайте новую версию!

Компания DIRECTUM объявляет о выпуске версии DIRECTUM 5.8. В новой версии получили развитие интеллектуальные инструменты и обмен с контрагентами, а также повышено удобство работы пользователей в системе. Кроме того, улучшена безопасность системы и реализована поддержка ПО из Единого реестра российских программ.

Повышение удобства работы

В версии 5.8 мы добавили ряд улучшений, сокращающих число ручных операций.

У организации может быть несколько десятков тысяч контрагентов. Заносить в систему информацию по каждому из них вручную трудоемко. Теперь можно в один клик заполнить основные реквизиты организации. Для этого достаточно ввести ОГРН, ИНН или наименование и нажать на кнопку Заполнить реквизиты. А с помощью кнопки Сайт проверки можно получить оценку надежности контрагента: информацию о владельцах, сведения об участии в государственных контрактах и арбитражных делах.

Участники сообщества предлагали добавить редактор панели предпросмотра по аналогии с редактором ленты. В версии 5.8 эта идея реализована. Теперь часто используемые действия можно вынести на панель предпросмотра, чтобы они были всегда «под рукой». Например, при обработке сообщений из систем обмена пользователь может в одно нажатие отказать в подписании или перенаправить документ другому сотруднику.

Настройки панели предпросмотра открываются из карточки блока или редактора схемы типового маршрута. Для программной работы с действиями в компоненты Типовые маршруты и Блоки типовых маршрутов добавлено событие Предпросмотр.

Интеграция с офисными приложениями позволяет выполнять действия с объектами системы прямо из открытого документа: скопировать ссылку, найти связанные документы и др. Теперь интеграция может работать с несколькими системами DIRECTUM. Все нужные действия доступны из офисных приложений. Это упрощает работу в территориально-распределенной среде, когда используются отдельные экземпляры системы DIRECTUM для разного вида документации или для головного офиса и филиалов.

Новинки межкорпоративного документооборота

С версии 5.8 поддерживается хранение электронных транспортных накладных в системе DIRECTUM. Работа с электронными транспортными накладными позволяет каждому участнику грузоперевозки оперативно получать доступ к накладной, экономить ресурсы на печать и пересылку, исключить потерю документов в дороге.

Компании, работающие с транспортными накладными в сервисе Synerdocs, теперь могут использовать все преимущества хранения документов в системе DIRECTUM: удобный поиск, разграничение прав доступа, выгрузка для отчетности. На любом этапе виден статус документа и информация об электронных подписях.

ФНС при проведении камеральной или встречной налоговой проверки может отправить в организацию требование о предоставлении документов. При этом налогоплательщик должен не только выгрузить документы, но и указать, к какому пункту требований относится каждый из них.

Раньше документы выгружались из DIRECTUM общим списком в папку на диске. В DIRECTUM 5.8 документы выгружаются сразу в том виде, в котором нужно представлять их в контролирующие органы. Пользователь может сформировать требуемую структуру папок с документами в системе, назвать их в соответствии с пунктами списка и выгрузить, сохранив структуру.

В версии 5.8 реализован полный цикл работы с универсальными передаточными документами (УПД) нового формата. Кроме того, обеспечена поддержка формата версии 5.02 для документов о передаче товаров (ДПТ), документов о передаче результатов работ (ДПРР), универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД).

Развитие интеллектуальных механизмов

Интеллект в ECM – одно из основных направлений развития системы DIRECTUM. Вместе с новой версией появились решения, расширяющие возможности DIRECTUM Ario.

Решение «Сравнение документов» автоматически сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. В результате сокращаются трудозатраты на сравнение документов и уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

Решение «Командировки и авансовые отчеты» оптимизирует оформление и согласование заявок на командировку, а также отчетов по авансовым выплатам. Заполнение авансовых отчетов происходит с помощью интеллектуальных инструментов Ario практически без участия сотрудников.

При использовании модуля «Инструменты Ario» сотрудник вручную отделяет один комплект документов от другого белым листом и далее через потоковый сканер заносит документы в систему. С решением «Комплектование и верификация документов» сотруднику не приходится отделять комплекты документов друг от друга. Помимо этого, решение позволяет верифицировать не только заполнение карточек документов, но и разделение на комплекты. Сотруднику остается проверить правильность состава комплектов, при необходимости сделать основной документ приложением и наоборот.

В состав инструментов Ario включен сервис DIRECTUM Object Detection Service. Сервис позволяет определять местоположение объектов на изображении. Например, определять наличие и расположение печатей и подписей на документе. Подробнее об использовании сервиса см. в документе «DIRECTUM Ario. Дополнительные возможности» на сайте поддержки DIRECTUM.

Расширен список извлекаемой информации:

• из электронных авиа- и железнодорожных билетов извлекаются даты отправления и прибытия, маршрут, ФИО персоны, а также стоимость билета;
• из паспортов граждан РФ дополнительно извлекаются пол гражданина, место рождения, наименование и код подразделения организации, выдавшей паспорт;
• из свидетельства о постановке на налоговый учет теперь извлекаются дата постановки на налоговый учет, серия и номер документа, а также наименование инспекции, выдавшей свидетельство.

Управление связями документов

В DIRECTUM 5.8 администратор может задавать ограничения на связывание документов с записями справочников и другими документами. Задать ограничения можно для всех справочников и видов документов или для конкретных, например, договорных.

Ограничения задаются в новом справочнике Настройки связей компонент. Администратор указывает минимальные права на компоненту, которые должны быть у пользователя, чтобы он мог создать или удалить связь.

С помощью ISBL-вычислений можно настроить дополнительные ограничения. Например, запретить изменять связи после проведения документа в учетной системе или отправки его на рассмотрение.

Кроме того, в истории каждого из связываемых объектов теперь фиксируется установка и разрыв связей между документами, а также документами и записями справочников. Это помогает определить, кто и когда создал или удалил связь.

Новинки веб-клиента

Пользователи теперь могут в два клика отправить документ по почте прямо из проводника веб клиента. Для этого в контекстное меню документа добавлен пункт Отправить письмом. Поддерживается отправка с помощью почтовых клиентов для Windows (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird), Linux (Thunderbird, Evolution, KMail) и macOS (Apple Mail, Microsoft Outlook).

Кроме того, теперь удобнее создавать документы:

• на панели действий проводника в выпадающем списке Создать, а также в контекстном меню папок и в области вложений задач, заданий и уведомлений кнопка Создать документ разделена на отдельные кнопки Создать документ из файла и Создать документ из шаблона;
• в окне создания документа теперь отображаются либо поля, которые необходимы для создания из файла, либо поля для создания из шаблона;
• на закладке «Связанные документы» в карточке документа можно быстро создать и связать новый документ с текущим.

В соответствии с требованиями законодательства в веб-клиенте реализована поддержка сертификатов электронной подписи по ГОСТ 34.10-2012.

Значительно повышено быстродействие и стабильность работы системы при обращении к кэшу задач, заданий, уведомлений, справочников и папок.

Изменения системных требований

• Реализована поддержка программных продуктов Microsoft Windows Server 2019, Microsoft Exchange Server 2019 и КриптоПро 5.0.
• Обеспечена работа с офисными приложениями ONLYOFFICE и Р7-Офис, а также OpenOffice 4.1.6, LibreOffice 6.2.5 и МойОфис 2019.01.
• В веб-клиенте добавлена поддержка операционных систем Ubuntu 18.04 LTS, Astra Linux Сommon Edition 2.12.14 и ALT Linux 8.

* * *

Больше информации о новинках вы найдете в будущих статьях и документах «Изменения DIRECTUM 5.8. Новые возможности», «Изменения DIRECTUM 5.8. Исправленные ошибки».

Ждем ваши вопросы и комментарии!