Представляем решение для автоматического формирования комплектов документов

В версии DIRECTUM 5.7 разработан модуль «Инструменты Ario», который упрощает занесение документов в систему DIRECTUM. Подробнее об Ario читайте в статьях «DIRECTUM Ario – новое интеллектуальное решение» и «DIRECTUM 5.7. Ario – из технического решения в модуль».

Техническое решение «Комплектование и верификация документов» является дополнением к модулю «Инструменты Ario» и нацелено на облегчение работы сотрудников, которые занимаются обработкой входящих документов.

Преимущества решения

Автоматическое разделение документов на комплекты. При использовании модуля «Инструменты Ario» сотрудник вручную отделяет один комплект документов от другого белым листом. Далее через потоковый сканер заносит документы в систему. Благодаря специальному алгоритму технического решения теперь разделение на комплекты происходит автоматически.

Дружественный интерфейс. Решение позволяет пользователям формировать комплекты и проверять карточки документов в одном интерфейсе.

В результате использования технического решения «Комплектование и верификация документов»:

• сокращаются трудозатраты на формирование комплектов документов;
• сводится к минимуму участие человека в процессе занесения документов в систему.

Как работает решение?

Для работы решения требуются система DIRECTUM 5.7 и выше, модуль «Инструменты Ario», служба ввода документов и сервер веб-доступа DIRECTUM.

С решением работают ответственные за комплектование и верификацию комплектов. Это может быть один и тот же или разные сотрудники.

Схема работы технического решения «Комплектование и верификация документов»:

Рассмотрим процесс обработки, комплектования и проверки документов пошагово:

1. Ответственный за комплектование документов сканирует документы.

2. Сервисы Ario обрабатывают документы и извлекают из них факты.

3. Система разделяет документы на комплекты. Сотруднику не придется отделять комплекты документов друг от друга вручную.

4. Ответственный за комплектование проверяет правильность состава комплектов, при необходимости может сделать основной документ приложением и наоборот.

Далее завершает работу и отправляет готовые комплекты на верификацию.

5. Ответственный за верификацию выбирает комплект и проверяет заполнение карточек документов.

Если ответственным за комплектование и за проверку является один и тот же человек, он может проверить комплекты документов в том же интерфейсе, где проводилось комплектование.

Если ответственный за комплектование допустил ошибку в формировании комплекта документов, то ответственный за верификацию может изменить состав комплекта, перемещая документы по дереву.

6. Когда комплекты документов проверены, они обрабатываются в прикладных модулях системы DIRECTUM. Например, входящее письмо передается на рассмотрение руководителю, а договор отправляется на согласование внутри компании.

* * *

Подробную информацию о получении технического решения можно узнать в службе поддержки DIRECTUM по тел. +7(3412) 726-706 или e-mail support@directum.ru.

Ждем ваши вопросы и комментарии!