Akelon.Boards. Использование доски задач для управления проектами и процессами в DIRECTUM

В статье выполнен анализ использования Agile-методов и инструментов для их обеспечения. На его основе обоснованы возможности использования доски задач, реализованной в DIRECTUM, для управления бизнес-процессами при решении различного рода задач. Решение было представлено на Awards 2018.

Актуальность задачи

Бурный рост интереса к Agile-методам управления проектами все чаще проявляется в попытках их использования в процессах различных отраслей деятельности (финансовый сектор, телекоммуникации, оказание услуг, промышленность, маркетинг, образование и др.). Это связано как с постоянным расширением предметной области проектов, так и с эффективностью применения таких методов. Проведенный анализ отчетов State of Agile Report (2013–2018 гг.) показал, что наиболее часто используемым гибким методом управления проектами в мире является Scrum. За последние шесть лет в классическом виде он был выбран в 54–58% случаев среди всех остальных методов. С учетом гибридных модификаций метода Scrum/XP Hybrid и ScrumBan доля использования устойчиво превышала 70%. Согласно Отчетам об исследовании Agile в России за 2017 и 2018 гг., применение метода Scrum составило 48 и 45% соответственно. Более низкий процент использования Scrum в России связан с тем, что особенностью местных компаний является использование своих Agile-методов (собственная комбинация существующих методов) и составляет порядка 28%, что в 2 раза выше среднемирового показателя.

Исследования по использованию Agile-методов в России за последние два года показали соответствие с мировой тенденцией роста применения данных методов в областях, не связанных с разработкой программного обеспечения. Наибольшее увеличение числа (111%) участников исследования было в сфере энергетики и нефтегазовой отрасли. В целом, число Agile-команд в компаниях, выпускающих материальный товар, за год выросло с 4,6 до 8%. Основными отраслями, где используются Agile-методы, остаются разработка программного обеспечения – 34%, финансовый сектор (банковское дело, финансы, страхование) – 20%, телекоммуникации – 7 %.

В целях автоматизации методов и визуализации рабочих процессов разработано множество программных продуктов. Они используются в качестве самостоятельных программ либо требуют решения задач интеграции с другими системами, а иногда и локализации, имеют избыточный или ограниченный функционал, во многом зависящий от стоимости приложения. Поэтому наличие в DIRECTUM инструмента, лишенного указанных недостатков и обеспечивающего возможность работы с Agile-методами, является актуальной задачей.

Самые популярные программные инструменты в Agile-командах, согласно отчету об исследовании Agile в России за 2017 год, – это доски задач: в 69% используются программные Scrum-доски. На втором и третьем местах – Wiki (64%) и видеоконференции (58%). В аналогичном отчете за 2018 год самым популярным инструментом является Kanban-доска (91%). При этом отмечается, что указанная доска используется независимо от Agile-метода и предполагается, что многие применяют на самом деле Scrum-доску.

Мировая практика выбора программных инструментов Agile-командами за последние шесть лет, согласно отчетам State of Agile Report (2013–2018 гг.), представлена в виде диаграммы на рисунке 1. На ней приведены три инструмента, из которых доска задач и Bug tracker являются одними из самых востребованных, а также Kanban-доска, которая динамичнее всех набирает популярность. Доска задач является собирательным обозначением Scrum-доски, выполненной как в физическом, так и электронном виде.

Рисунок 1. Динамика изменения спроса программных инструментов Agile-командами в мире
с 2013 по 2018 г.

Выполненный анализ показал, что среди множества Agile-методов наиболее используемым в мире, в том числе и в России, является Scrum, а его основным инструментом и атрибутом для визуализации процесса является Scrum-доска. Эволюционировавшая от размеченной доски с прикрепленными на ней стикерами с заданиями (рисунок 2) до программных продуктов с широким функционалом (рисунок 3), она не утратила своего первоначального состояния и сейчас встречается в самых разнообразных исполнениях.

Рисунок 2. Внешний вид Scrum-доски («немецкая классика»).

Рисунок 3. Scrum-доска приложения JIRA.

Основными достоинствами применения Scrum-доски являются: прозрачность выполняемого процесса, высокая наглядность, простота использования и контроля. Электронная доска обеспечивает также возможность взаимодействия территориально распределенных команд как внутри компании, так и за ее пределами. Поэтому для автоматизации управления процессом разработки ПО в нашей компании были изучены возможности использования существующих программных продуктов. Однако они не смогли удовлетворить все предъявленные к ним требования. В итоге родилась идея разработать собственную доску задач и реализовать в DIRECTUM. За основу были взяты наиболее подходящие программные продукты Azure Boards и Jira. Результаты разработки и основные функциональные возможности приведены в публикации https://club.directum.ru/award/166741.

Результаты апробации технического решения

Тенденция роста числа российских компаний в различных сферах деятельности, внедряющих гибкие методы управления процессами, сигнализирует о повышении спроса на инструменты для их обеспечения. В результате доска задач, изначально предназначенная для управления процессом разработки ПО, была переработана для решения более широкого круга задач и выделена в отдельное решение.

В течение текущего года решение успешно эксплуатировалась на пятнадцати внутренних и внешних проектах, различных по объему и степени сложности, а также нашло применение в рамках сервисной поддержки клиентов. Практическое использование показало наличие следующего эффекта:

   1. Снижение трудозатрат на взаимодействие между участниками команды путем активного использования Scrum-доски.

   2. Уменьшение трудоемкости работ по выполнению типовых модификаций за счет размещения информации по всей выполненной разработке в едином хранилище, позволяющем быстро осуществлять поиск по реализованным модификациям и выявленным и исправленным ошибкам.

   3. Повышение процента своевременно выполняемых разработок в рамках проектных работ, а также инцидентов и запросов на изменения при сервисной поддержке.

Полученная обратная связь от сотрудников компании свидетельствует о положительном опыте внедрения модуля в процесс управления разработкой и реализации его в системе DIRECTUM.

Широкий охват различных проектов и вовлечение большого числа сотрудников компании при использовании модуля позволили выявить и устранить дефекты, а также значительно повысить удобство его использования и универсальность применения.

После изучения востребованности на рынке программных продуктов для работы с досками задач было принято решение выделить все соответствующие компоненты модуля «Управление разработкой» в отдельное техническое решение: «Akelon. Boards», являющееся инструментом визуализации (Scrum-доска или Kanban-доска) и автоматизации управления процессами при решении разнообразных задач. Решение может использоваться как в качестве основного средства управления проектами, так и вспомогательного.

Область применения

Техническое решение настраивается в соответствии со спецификой заказчика, который использует систему электронного документооборота и разделяет идеи применения Agile-методов или их отдельных элементов, в частности Scrum-доски, в своих бизнес-процессах. Для выявления потенциальных заказчиков был проведен сравнительный анализ отраслей, в которых применяются Agile-методы в мире и России (рисунок 4). Он показал, что в России возможен рост числа компаний, которые будут применять гибкие методы управления в таких отраслях, как финансы и страхование, профессиональные услуги, государственная деятельность и услуги, здравоохранение и фармацевтика, логистика, образование. Также наблюдается повышенный интерес к Agile-методам в отраслях телекоммуникаций, промышленности и энергетики. Очевидно, что спрос на инструменты Agile-методов будет расти, что является основанием для внедрения разработанного технического решения в качестве дополнительного модуля DIRECTUM имеющихся и потенциальных заказчиков.

Рисунок 4. Анализ отраслей использования Agile-методов в мире и России в 2018 году.

Применение доски задач для управления бизнес-процессами

Рассмотрим возможный вариант использования разработанного решения на примере взаимодействия трех различных организаций в рамках одного события. Предлагаемая ситуация не претендует на полную достоверность всех деталей. Она представлена в упрощенном виде с целью наглядно показать ширину возможностей для использования системы электронного документооборота в общем и разработанного решения в частности.

Исходная ситуация. На нефтеперерабатывающем предприятии проведена плановая проверка Ростехнадзором по вопросам промышленной безопасности. Выявлены нарушения на одной из технологических площадок, для устранения которых требуется размещение дополнительных средств контроля воздушной среды рабочей зоны, а также перенос регулирующих элементов на линии в соответствии с нормативными правовыми актами. В предписании указан срок устранения замечаний, по истечении которого проводится повторная проверка.

Допущения. Все организации и сотрудники, участвующие в примере, имеют систему электронного документооборота. Поэтому все внутренние процессы компаний, а также официальная переписка и передача документации осуществляются в электронном виде и не рассматриваются в рамках примера.

Решение. Для устранения нарушений, выявленных Ростехнадзором, существует ряд обязательных мероприятий, выполняемых в хронологическом порядке:

   1. Написание технического задания на реконструкцию (модернизацию).

   2. Разработка проекта специализированной организацией.

   3. Экспертиза проектной документации в аккредитованной организации.

   4. Проведение строительно-монтажных работ.

   5. Выполнение пуско-наладочных работ.

   6. Ввод площадки в эксплуатацию приказом по предприятию.

Мероприятия 1, 4–6 выполняются на предприятии. Для написания технического задания формируется команда из опытных сотрудников различного профиля (технолог, энергетик, механик, киповец и др.). Каждый участник команды выполняет задачу в рамках рабочего элемента по своему направлению (рисунок 5).

Рисунок 5. Карточка рабочего элемента с заданием.

Обобщенные данные по рабочим элементам включаются в техническое задание. Подготовка материалов для технического задания и его написание осуществляется в рамках спринтов, где статусы задач отображаются на Scum-доске (рисунок 6). Вместе с подготовкой технического задания в спринты включаются задачи по согласованию и заключению договоров с проектной (проектным институтом) и экспертной организациями на оказание услуг, подбору оборудования и закладных конструкций, составлению заявок, аналитических справок, служебных записок и др.

Рисунок 6. Представление Scrum-доски на нефтеперерабатывающем предприятии.

Мероприятие 2 выполняется проектной организацией. Каждый новый проект по реконструкции (модернизации) является уникальным и разрабатывается на основании технического задания заказчика. Поэтому формируется проектная команда, участники которой – специалисты по различным направлениям. Проект разрабатывается командой в жесткие сроки, и для этого целесообразно использовать доску задач и выполнять задачи в рамках спринтов (рисунок 7).

Рисунок 7. Представление Scrum-доски проектной организации.

При прохождении рабочих элементов (разделов документации) по статусам («Проектирование», «Рецензирование» и «Утверждение») для обратной связи между участниками команды целесообразно использовать закладку «Обсуждение», реализованную в виде чата (рисунок 8). На данной закладке фиксируется вся история переписки в рамках рабочего элемента.

Рисунок 8. Внешний вид закладки «Обсуждение».

После того как проект выполнен, он направляется на экспертизу по промышленной безопасности в аккредитованную организацию (мероприятие 3). Экспертиза проекта выполнятся группой экспертов по своей области аттестации (аккредитации). Для прозрачности процесса экспертизы между всеми экспертами и руководством организации, а также соблюдения установленных сроков также целесообразно использовать доску задач (рисунок 9). Для оперативного контроля и анализа результатов выполнения запланированных задач в рамках спринта используется диаграмма сгорания (рисунок 10).

Рисунок 9. Внешний вид доски задач в экспертной организации.

Рисунок 10. Внешний вид диаграммы сгорания в рамках спринта.

Заключение экспертизы направляется для регистрации в Ростехнадзор. А перед началом работ по реконструкции туда направляется также требуемый пакет документов. Это является основанием для выполнения мероприятий 4–6. Данные мероприятия являются заключительным этапом, зависящим от сотрудников предприятия. Поэтому для наглядности процесса также целесообразно выполнять мероприятия в рамках спринтов, используя для этого Scrum-доску и диаграмму сгорания.

Рассмотренный пример показывает, что предлагаемая доска задач может использоваться не только для управления процессом разработки ПО в соответствии с Agile-методами, но и в качестве основного средства визуализации и автоматизации управления различными процессами в других областях деятельности.

Выводы

Описанное выше решение «Akelon.Boards», основанное на использовании доски задач в DIRECTUM, открывает широкие возможности для управления бизнес-процессами при решении различного рода задач. Его реализация обеспечивает требуемые быстродействие, автоматизацию отдельных процессов и имеет широкую область применения.