Заполнять или нет?

Модуль «Канцелярия» в системе DIRECTUM является ключевым и по своей востребованности уступает только базовыми модулям.

Это связано, в первую очередь, с самим ходом развития DIRECTUM, ведь именно эта связка: «Базовые модули» +  «Канцелярия» - и составляла костяк первых версий системы. В течение всех 8 лет развития системы самое большое число изменений и улучшений коснулось именно «Канцелярии». 

Участие во множестве проектов и взаимодействие на этих проектах консультантов и разработчиков системы с делопроизводителями, ежедневно в своей практике использующими и совершенствующими свой багаж знаний в предмете, позволили собрать вместе и реализовать в системе «опыт и лучшие практики» (без них никуда) и прочие реалии современного российского делопроизводства.

Вполне поэтому закономерно, что все накопленные  за эти долгие годы знания позволили нам добавить к слову «делопроизводство» красивое определение «классическое», что подразумевает под собой, что в модуле используются только апробированные практикой и временем возможности.

В результате в «Классическом делопроизводстве» реализован функционал, позволяющий автоматизировать работу служб делопроизводства как на многотысячных заводах, так и в небольших фирмах, где за регистрацию и контроль над документами отвечает один-единственный секретарь.

Так, к примеру,  в карточке входящих РКК сейчас порядка 35 полей,  кроме них, есть еще две табличных части, каждая из которых содержит еще примерно 7 полей.  Итого, около 50 полей. В первоначальной карточке их было заметно меньше.

Казалось бы, ни к чему хорошему подобное усложнение не приведет. Но ситуацию и делопроизводителя может спасти простая вещь: следует на каждом конкретном проекте вместе с консультантами оценить целесообразность заполнения каждого из полей.

В результате, карточка одного и того же входящего документа может выглядеть так:

Или так:

В первом случае делопроизводителю для заполнения закладки «Регистрация» потребуется заполнить на 10 полей больше, это много, если принять во внимание, сколько всего приходится делать делопроизводителю за день еще и помимо регистрации.

 Но, на мой взгляд, все же нельзя однозначно сказать, что одна карточка – плохо, а другая – хорошо.

Вопрос в том, для чего это может быть нужно, и насколько вообще оправданно указывать столь подробную информацию? Этому можно найти несколько причин:

1. Причина для всех.

Все данные, указанные в карточке, позволяют искать документы, поэтому зависимость здесь простая: чем больше информации - тем изощреннее может быть поиск.

Например, если звонит исполнитель документа и интересуется, что же было уже сделано по его документу, то, при работе с первой карточкой,  достаточно будет знать только имя этого исполнителя – Ряполова Л.А., чтобы найти нужную карточку среди тысяч входящих РКК.  Ряполовой даже не потребуется тратить время, наводить справки и выяснять, за каким именно номером письмо вышло из ее организации месяц тому назад.

Если же карточка была заполнена по принципу «минимум времени – только обязательные поля», то, для того чтобы найти конкретный документ, потребуется поработать с фильтрами, минимум, по двум-трем полям. 

2. Причина не для всех.

Номера документам при регистрации могут присваиваться в зависимости от различных факторов.

Это может быть простой и стандартный случай, например, когда каждому входящему факсу присваивается номер по порядку  с буквой  «Ф» в начале: Ф/001.

Но ситуация может и быть сложнее, например, когда поступают документы из корпоративного центра, которые регистрируются в одном журнале, но номера документов должны содержать индекс того руководителя, от кого нам пришел документ: ВХ-ДирИТ-002.

В таком случае потребуется:

• настроить номер журнала таким образом, чтобы в него попадало подразделение организации;
•  заполнить справочник «Подразделения организаций» таким образом, чтобы их коды содержали нужные индексы («ДирИТ» в нашем случае);
• и обязательно при регистрации в карточке РКК указывать соответствующее подразделение, чтобы система могла присвоить код с указанием нужного нам индекса.

Подобная же ситуация может возникать с исходящими документами, когда требуется указывать код того руководителя, чей отдел подготовил исходящее письмо.

При желании можно использовать поле «Группы документов» не только чтобы отделять договоры от приложений к договорам, а для того, чтобы, например, проводить группировку входящих писем, касающихся какого-либо проекта.  Для этого нужно будет завести группу документов, например, «Документы по проекту внедрения чего-то очень важного», и выбирать ее в соответствующем поле каждый раз,  когда приходят письма от подрядчиков и партнеров.

Решать, каким именно образом следует распорядиться богатыми возможностями карточки, следует  либо еще на проекте, столкнувшись с такой необходимостью, либо уже по прошествии некоторого времени, когда у делопроизводителя появится свободная минута подумать об удобстве и улучшении.

Но независимо от того, насколько изобретательно у вас используется «Классическое делопроизводство», вы можете быть уверены, что максимум полезности от системы вы уже взяли, и в вашем распоряжении находится один из самых проработанных модулей, из всех, доступных в системе.

В комментариях я предлагаю поговорить о не совсем стандартном использовании этого модуля и поделиться примерами, если такие есть у вас.