А что Вы делаете с выполненными заданиями?

Сегодня столкнулась с ситуацией когда, пришлось 3 раза прокрутить список выполненных заданий с целью найти старое задание, в котором была некая умная мысль, написанная и благополучно забытая…  Решила, что Стоп, хватит Надо с этим что-то сделать…

В виду того, что я работаю в компании не так давно и у меня еще не выработалась логика по работе с выполненными задачами и уведомлениями. Особенно если в них содержится информация, которая может пригодиться в дальнейшем.

Итак, я бы хотела описать некоторые способы работы, позволяющие оптимизировать Вашу работу с выполненными заданиями и уведомлениями…

Что было: в  папке Входящие в области содержимого папок была настроена группировка по Состоянию, которая позволяла однозначно видеть задания в  работе и выполненные задания и уведомления. В принципе удобно, но если больше ничего не сделать, то очень скоро в группе Выполнено количество ссылок перевалит за пределы видимости экрана и придётся пользоваться прокруткой что бы найти нужную информацию. А у меня такое часто случается, когда, например пришло уведомление, содержащее нужный технологический документ, best practice или информацию по конкуренту. Конечно в этом случае всегда можно взять документ и скопировать его в папку Избранное, но мне, если честно, лень. Поэтому чаще я ставила на это задание (уведомление) некий статус (согласитесь это быстрее и легче)  и при необходимости в нему возвращалась. Тяжело становится, когда этих заданий, уведомлений, статусов  становится так много, что уже не помнишь, что к чему.

По этому предлагаю обсудить Ваши мысли по этому поводу. Кто как работает?

Со своей стороны предлагаю следующие  способы и механизмы:

1. Данный способ я подглядела у коллеги. В папке Входящие создаётся Папка поиска задний под названием «Не выполненные». Критерии: Исполнитель: мой коллега, Состояние задания: В работе. В итоге коллега работаем именно с этой папкой при выполнении своих входящий заданий, в папку Входящие обращается, только если приходят новые уведомления. Тем самым его область содержимого всегда почти полностью свободна, удобно правда? Но для себя я придумала немного другой вариант.
2. Есть замечательный механизм системы DIRECTUM, который называется «Автоочистка». На самом деле я его не так давно обнаружила… Видимо на курсах я в этом момент считала ворон за окном. Так вот: Автоочистка позволяет удалять ссылки на задачи и задания  сразу после их выполнения или по прошествии указанного в данной настройке срока. Находится сей чудесный механизм здесь:

Сервис – Параметры – Автоочистка

Кнопка Типовая настройка позволяет сразу указать папки Входящие и Исходящие пользователя для очистки. Но можно и ручками указать нужные папки и настроить когда необходимо удалять ссылки.

Ну наконец-то, теперь после 15 дней  (это я себе так настроила) ссылки на выполненные задания  и уведомления у меня удалятся автоматически. Но что же делать если в них была информация, которая мне могла бы пригодится в будущем? Очень просто, работаю дальше со статусами.

Для себя я выбрала цветовую дифференциацию штанов, ой простите, статусов следующим образом:

• Красный – Важная информация, по-любому пригодится!
• Синий- Полезная информация корпоративного свойства (технологические документы, например)
• Жёлтый – Информация технического характера
• Зелёный – Bestpractice.
• Оранжевый и фиолетовый цвет остались про запас.

То есть если мне приходит уведомление с полезной информацией или я выполняю задачу с интересными идеями, то для этой ссылки я устанавливаю соответствующий статус.

Далее в папке Входящие у меня есть Папка поиска заданий под названием «Статусная информация». Критерии поиска: Исполнитель: Я, Статус: соответственно красный, синий, жёлтый и зелёный. В итоге если мне надо быстренько найти, ранее отмеченную полезную информация я просто обращаюсь в эту папку (она у меня сгруппирована по статусу) и быстро нахожу то, что нужно.

3. Другие мои коллеги используют механизм создания Правил в DIRECTUM и обращаются именно к папкам созданным через правила, чем и минимизируют заполнение области содержимого папки Входящие.

Для расширения базы знаний по этому поводу предлагаю и Вам, мои дорогие коллеги, высказать свои идеи и ноу-хау.