Обновление решения «HR-процессы» для Directum RX: оформляем отпуска

С выходом решения «HR-процессы» для Directum RX у компаний появилась возможность перевести кадровый документооборот в электронный вид. Организация может выбрать один из подходов в ведении кадровых документов: от классической автоматизации до полного цифрового взаимодействия. Подробнее об этом читайте в нашей прошлой статье.

В новой версии оптимизированы процессы организации отпусков: планирование, оформление и перенос. Работу с отпусками можно выстроить исходя из принятых в компании правил по организации этих процессов:

• согласно утвержденному графику отпусков с подписанием уведомления о начале отпуска;
• по заявлению сотрудника с согласованием параметров отпуска и формированием приказа об отпуске.

В обоих случаях отпуска сотрудников автоматически проверяются системой на соответствие требованиям организации и законодательства.

Планируем отпуск

Этап планирования начинается с автоматической рассылки задания каждому сотруднику организации.

Чтобы запланировать отпуск на следующий год, достаточно указать дату начала и длительность.

Система автоматически вычисляет дату окончания отпуска и проверяет правильность заданных параметров.

Когда каждый сотрудник завершает планирование, отпуска согласует руководитель отдела. Благодаря сводному отчету по отпускам проверка не занимает много времени. В нем отображается полная информация по подразделению – руководитель может быстро проконтролировать правильность оформления отпусков и отследить пересечения, а также уточнить количество сотрудников, которые одновременно уходят в отпуск.

Руководитель может сам исправить параметры нужного отпуска или отправить сотруднику подзадачу.

После согласования отпусков по подразделениям специалист HR-службы в один клик формирует график отпусков организации и отправляет его на утверждение директору по персоналу.

После утверждения графика мониторинг отпусков продолжается без участия человека. Система автоматически проверяет запланированные отпуска и рассылает задания на их подтверждение.

Подтверждаем или переносим отпуск

Благодаря гибкой настройке решения можно задать, за какое количество дней до начала отпуска сотрудник получит уведомление о предстоящем отпуске.

Подтвердить даты отпуска можно в один клик. Для этого нужно выполнить задание с результатом Подтвердить.

Параметры запланированного отпуска легко изменить. Например, можно перенести дату начала, изменить длительность, объединить или разделить отпуск на несколько частей. Для этого нужно создать задачу на перенос отпуска одним из способов: из карточки задания на подтверждение или с обложки модуля «HR-процессы».

Можно не тратить время на формирование и распечатку документов, подтверждающих перенос отпуска. Заявление и приказ формируются в системе автоматически и подписываются ЭП.

Оформляем заявление на отпуск

С обложки модуля «HR-процессы» можно оформить заявление на оплачиваемый отпуск и на отпуск без сохранения заработной платы. Если отпуска организуются согласно утвержденному графику, заявления на оплачиваемый отпуск не используются.

В обоих случаях достаточно задать параметры отпуска и отправить их на согласование, а затем подписать ЭП автоматически сформированное заявление на отпуск или отгул.

Настраиваем решение

Теперь работу решения можно настроить индивидуально для каждой нашей организации. Это удобно, если в филиалах компании существуют разные требования к кадровому делопроизводству.

Более того, задать параметры работы решения может не только администратор системы, но и другой сотрудник, например, специалист HR-службы. Благодаря этому можно быстро изменить существующие настройки или создать новые, даже если в организации нет штатного ИТ-специалиста.

Так, ответственный за настройку может задать, нужно ли подписывать оригиналы кадровых документов в бумажном виде, указать минимальную длительность отпусков или процент сотрудников подразделения, которые могут одновременно находиться в отпуске.

Подведем итог

Обновленное решение продолжает следовать тренду цифровизации в кадровой сфере, оптимизируя трудоемкие процессы по планированию, оформлению и переносу отпусков. В результате:

• ускоряется работа на всех этапах, вне зависимости от способа оформления;
• сохраняется прозрачность каждого процесса;
• снижаются трудозатраты по проверке отпусков на соответствие требованиям компании и законодательства;
• компания экономит на печати и хранении бумажных документов.

***

Решили обновиться? Подробную информацию о получении новой версии решения можно узнать в службе поддержки Directum по тел. +7(3412)72-67-06 или e-mail support@directum.ru.

Остались вопросы? Ждем ваши комментарии и предложения!