Как защитить отдельные части документов от редактирования
В предлагаемой статье приведен обзор нескольких способов защиты части офисных документов от редактирования.
Данная опция является востребованной у наших заказчиков, о чем говорит большое количество соответствующих вопросов. И это совершенно справедливо, ведь возможность защиты части документа позволит упростить подготовку документов, снизить трудоемкость на стадии их проверки и минимизировать риск допущения ошибок.
На самом деле, решение данной задачи находится не на уровне системы документооборота (обычно СЭД данным функционалом не располагают), а на уровне самого документа, точнее его формата. Итак, рассмотрим несколько способов.
Способ 1. Изобразительный.
Просто вставляем абзацы текста, которые должны быть неизменными в виде изображения.
Минусы такого способа:
- Отсутствие реальной защиты содержимого от умышленного редактирования, так как рисунок можно достаточно легко подменить.
- Трудоемкое поддержание актуальности шаблонов документов.
- Ущерб гибкости форматирования текста.
Способ 2. Табличный.
Данный способ предполагает создание шаблонов документов в формате Excel, который, как известно, позволяет защитить лист от изменений с возможностью редактирования отдельных ячеек.
Преимуществом этого способа является реальная защита от изменения защищенных ячеек. При этом, существует возможность более-менее гибко разграничивать права на действия с диапазонами ячеек для разных пользователей и групп.
Минусами этого способа является непривычность работы с большими текстовыми документами в формате Excel и отсутствие функционала MSWordдля редактирования и рецензирования текста.
Таким образом, этот способ удобно использовать для подготовки шаблонов структурированных документов, представляющих собой таблицы или списки.
Способ 3. Практичный
Самым удобным и практичным способом, на мой взгляд, является использование встроенной в MS Word опции защиты документов. Последние версии MS Office (2003, XP, 2007, 2010) позволяют назначать ограничения на редактирование документа. При этом ограничения можно задавать отдельно пользователю или группе.
Включением защиты документа можно:
- Ограничить форматирование документа только списком разрешенных стилей.
- Ограничить редактирование документа только:
- Внесением исправлений. При этом все изменения, вносимые в документ, будут отражаться как исправления без возможности принять их.
- Внесением примечаний. Сам текст при этом изменить нельзя.
- Вводом данных в поля форм. Что предусматривает добавление в шаблон документа соответствующих форм.
- Только чтением. При этом можно указать исключения для отдельных частей документа и пользователей.
Возможность включения\отключения защиты документа можно ограничить при помощи пароля.
Таким образом, используя защиту документа можно создать в DIRECTUM шаблон в формате MS Word и назначить пользователям или группам индивидуальные права на редактирование отдельных частей документов. Либо вообще ограничиться только возможностью добавления комментариев.
Порядок настройки защиты документов немного отличается в разных версиях MS Office, поэтому не буду расписывать его детально, а предложу Вам, дорогие читатели, воспользоваться встроенной справкой.
Так же, буду признателен, если вы поделитесь своим опытом в настройке защиты частей документов.
Исходя из моего опыта, потребность в защите документа есть у руководителей. Они хотят быть уверены что документ был сделан на основе шаблона и сотрудник не редактировал какие либо части текста, чтобы им самим не читать весь документ. Проблема в том, что если он даже и сделал на основе шаблона(в котором есть не редактируемые части) документ, то в любое время может подложить другой, с аналогичным текстом, но без всяких запретов. Еще хуже если он подложил документ, искажающий не редактируемые части шаблона. Импорт видно в истории, но это надо все время проверять, не очень удобно.
Потребность защищать части документов есть также у работников, перерабатывающих большой объём документации - секретари, делопроизводители. Для них это возможность сократить время для ознакомления с внутренними письмами, служебными записками etc. Таки второй и, с недавнего времени, третий способы используем. Защита паролем имеет место быть и весьма неплохо себя зарекомендовала. В конечном итоге секретарь или делопроизводитель проверяет наличие пароля (ведь могли и другой документ подсунуть, в котором этого пароля нет), далее смотрит незаблокированную часть документа и посылает его по адресу. Если защиты на месте нет, то просто посылает (как правило инициатору или инициатора). Единственный найденный минус - в экселе при защите столбца/строки невозможно добавить таки соответственно строку/столбец. В ворде попроще, там защищается абзацами или объектами (таблицы, картинки). Вставлять вне защищенных участков можно бессмысленно и беспощадно.
Можно конечно написать добавление строки/столбца на VB, тогда проблема отпадает. Программное добавление игнорирует защиту.
Есть утилиты восстановления пароля к документам Office. Причем, насколько я помню, работает такая утилита довольно быстро.
Для Office 2007 вроде не должно быстро получаться. Я находил только пару способов удалить пароль из документа, но не подобрать.
Пароль можно исключительно брутфорсом подбирать, как к раровским архивам. И если пароль не 123 и даже не 12345, то подбор пароля даже на мощной машине займет достаточно много времени. У нас пароли не менее 7 знаков, в некоторых случаях 10 знаков. Причем состоит из цифр и минимум одной буквы. Надо попробовать брутфорсить свой пароль.
Не совсем понятно про документы какого вида говориться в статье.
Это договоры, приказы/распоряжения, просто нормативные документы предприятия, созданные по шаблонам?
Насколько критично защитить содержимое документа или его часть? Существует ли потребность дальнейшего редактирования "изменяемой части" текста определенному кругу лиц?
Все же мне кажется, что самым правильны решением является связка PDF+ЭЦП. То есть после создания текста и утверждения, офисный документ конвертируется в PDF и подписывается ЭЦП. Конверторов Office->PDF разработано как грязи, можно воспользоваться сторонним, можно собственной службой преобразования Directum.
В конце - концов, можно просто распечатать документ и отсканировать его как PDF.
А в свете мастера документов версии системы 4.7 операции по заполнению шаблонных документов выглядят вообще легко и изящно.
И всё же есть некоторые документы (типа заявлений или внутренних писем), которые имеют стандартную "шапку". Их и в PDF конвертировать смысла нет и каждый раз проверять правильность "шапки" весьма утомительно.
Алексей,
В статье идет речь о любых типах документов которые создаются по шаблону. В том числе и договорных документах.
Важность защиты отдельных частей документов обычно возникает при:
Вариант с печатью PDF, предложенный Вами, очень хорош для документов, которые уже прошли процедуру утверждения и не должны меняться. В статье же предлагается решение по обеспечению неизменности документов на этапах подготовки проекта и согласования документа. В том числе данное решение может дополнять работу мастеров DIRECTUM.
На одном из проектов очень удобным оказалось использование запароленных шаблонов. Документы создавались не только из шаблонов в DIRECTUM, а еще и из шаблонов на рабочем столе. Некоторые удаленные пользователи сначала создавали документ на рабочем столе, а затем вносили его в систему, т.к. через систему оказалось создавать документ не очень удобно на медленных каналах связи (сначала экспорт, заполнение, потом импорт; сократили до импорта).
При таком построении работы оказалось очень удобным пользоваться запароленными шаблонами. При проверке документа, первый согласующий проверял пароль (который хранился строго в секрете), подписывал документ ЭЦП, и уже все остальные согласующие знали, что документ точно сделан из шаблона (напомню, документ мог быть сделан из файла), пароль на который знает только первый согласующий.
Это очень сэкономило время.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий