"Удаленная работа нас не остановит". Три кейса.

Как изменилась работа в удаленном режиме, чем помогает Directum RX, какие были сложности и как их решали, об этом мы спросили представителей организатора Гран-при Формулы 1, поставщика диагностического оборудования для диабетиков "Акку-Чек" и страховой компании.

В опросе приняли участие руководитель аппарата АНО «РОСГОНКИ» Елена Игуменова, руководитель группы правовой поддержки ООО «Рош Диабетес Кеа Рус» Ольга Борбат, инженер-программист негосударственного пенсионного фонда «Сургутнефтегаз» Андрей Жуков.

Как офисные сотрудники вашей компании перешли на удаленную работу? Как изменились бизнес-процессы?

Елена Игуменова (РОСГОНКИ): Большинство сотрудников компании мы перевели на удалёнку. Многие из них успешно используют систему Directum RX. Право на работу в ней есть у 96 человек.

Прием документов идет в основном в электронном виде. Если же документы отправлены, например, Почтой России или курьерской службой, то ответственный сотрудник сам получает корреспонденцию и направляет в электронном виде коллегам.

Генеральный директор использует усиленную квалифицированную электронную подпись. Это позволяет удаленно обрабатывать все основные документы, в том числе бухгалтерскую и налоговую отчетность. Некоторые документы приходится подписывать в бумажном виде, для таких сейчас у нас организована доставка.

Ольга Борбат (Рош Диабетес Рус): Да, наша компания работает удаленно в условиях пандемии. Однако в нормальных условиях в компании значительная часть сотрудников на дистанционном труде. Система Directum RX позволяет им проводить согласование договорных документов из любого уголка страны, видеть весь процесс и этапы, на которых документы находятся, а также ориентировочные сроки завершения согласования и подписания. Это позволяет в случае необходимости предпринять меры, заблаговременно скорректировать действия по заключение сделок.

Андрей Жуков (НПФ «Сургутнефтегаз»): До удаленной работы в электронном виде у нас согласовывались только докладные, служебные записки и договоры. Остальные виды документов согласовывались на бумаге. В этом году в планах было перевести на согласование большинство оставшихся документов в Directum. И пришлось активно за это взяться.

Главным вопросом было, как согласовывать различные документы в Directum. Был разработан типовой маршрут «Согласование любых документов», в котором после подписания генеральным директором в зависимости от выбранных параметров документ передается ответственным.

Отлично показал себя модуль «Канцелярия», отправить на рассмотрение в электронном виде – теперь это норма. А раньше Генеральный директор выносил резолюции на бумажных документах.

В чем были сложности перехода на удаленку? Что потребовалось адаптировать?

Елена Игуменова: Мы перенесли большинство корпоративных данных в геораспределенные облачные сервисы и хранилища. При этом обеспечено резервное копирование. Наши сервисы и хранилища соответствуют международным стандартам по обеспечению информационной безопасности.

Андрей Жуков: Сразу почувствовали нехватку клиентских лицензий и докупили еще пакет из 20 штук, то есть интенсивность использования возросла.

Главной проблемой было, на чем сотрудники будут работать из дома. Прямо в системе мы провели опрос о наличии дома ПК, операционной системы, антивируса, наличии интернета и т.д.

Докупили нужное количество ноутбуков, настроили в соответствии с требованиями регулятора ЦБ и службы информационной безопасности. Выпустили сопутствующие приказы и соглашения, написали инструкции по подключению к сети Фонда. Сотрудникам, которым необходимо печатать и сканировать, выдали МФУ.

Что изменилось во взаимодействии со смежными департаментами в условиях удаленной работы?

Елена Игуменова: Карантин влияет на форму работы сотрудников, но на самом деле взаимодействие между подразделениями у нас не усложнилось. Сотрудники просто чаще стали обсуждать и решать рабочие вопросы с помощью имеющихся онлайн-инструментов. По телефону, электронной почте или, например, в Microsoft Teams.

Андрей Жуков: Скажу про себя, стали меньше «дергать» с вопросами, появилось больше времени заниматься разработкой в Directum.

Полностью интервью читайте на ECM-Journal

• Удалёнка в «РОСГОНКАХ». Что общего у Формулы 1, пит-стопа и электронных документов
• Руководить цифровизацией с гуманитарным образованием. Интервью с Ольгой Борбат, «Рош Диабетес Кеа Рус»
• Удаленная работа и кадровые процессы в электронном виде. Опыт НПФ «Сургутнефтегаз»