Автоматизация внешнего электронного документооборота своими руками. От нас – вам. ERP -> DIRECTUM -> Контур Диадок

Расскажу о том, как мы автоматизировали согласование финансовых документов и передачу их контрагентам. (Получение документов тоже автоматизировано, но об этом позже.)

На нашем предприятии используется ERP Microsoft Axapta, СЭД Directum 5.8 и Контур.Диадок для внешнего ЭД. Axapta – источник финансовых документов, Directum – инструмент внутреннего согласования, хранения и получения уведомлений, Диадок – ответственный за внешний юридически значимый документооборот.

Шаг 1. Определили отвественного за справочник

Начали мы с того, что назначили ответственного за ведение справочника контрагентов, с которыми мы имеем право обмениваться документами, дали ответственному механизмы для ведения этого списка, проверки соглашений и принятия приглашений к ЭДО. По регламенту, только контрагенты, с которыми заключено соглашение, могут получать от нас документы в электронном виде.

Шаг 2. Определили список документов, участвующих в процессе

1.  Формализованные документы, требующие обязательной подписи внешнего контрагента:
   1.1. Универсальный передаточный документ (далее УПД)
   1.2. УПД с признаком «Товарная накладная»
   1.3. УПД с признаком «Акт выполненных работ»
2.  Формализованные документы, не требующие обязательной подписи внешнего контрагента, а в качестве подтверждения получения их внешним контрагентом, требующие подписания извещения о получения:
   2.1. УПД с признаком «Счет-фактура»
   2.2. УПД с признаком «Корректирующая счет-фактура»
3.  Неформализованные документы, не требующие обязательной подписи внешнего контрагента:
   3.1. Счет на оплату
   3.2. Сертификат качества
   3.3. Железнодорожная квитанция
   3.4. Исходящие официальные письма
4.  Неформализованные документы, требующие обязательной подписи внешнего контрагента:
   4.1. Договора
   4.2. Дополнительные соглашения к договорам
   4.3. Приложения к договорам
   4.4. Спецификации к договорам

Шаг 3. Оформили доверенности

Оформили доверенности на сотрудников, имеющих право подписи финансовых документов от имени Генерального директора. На карточки доверенностей вынесены поля: «Работник, на которого оформлена доверенность», «Тематика доверенности», «Срок действия» и «Состояние». На основании этих данных мы вычисляем сотрудника, которому поступает задание подписать финансовые документы.

Шаг 4. Оформили и согласовали техническое задание на разработку функционала интеграции

Разработка состоит в следующем:

1. Из Axapta документы выгружаются в формате XML (для формализованных документов), PDF, XLSX, DOCX (для неформализованных документов). Документы выгружаются пакетом, пакет имеет уникальный номер.
2. Сразу же документы передаются в Диадок, но не отправляются. Это сделано для того, чтобы в Directum выгрузить все документы в формате PDF в том виде, в котором они будут в Диадоке.
3. Одновременно документы (уже в формате PDF, сформированном из Диадоке), отправляются в Директум на согласование.
4. Согласование выполняет сотрудник, имеющий доверенность на подписание финансовых документов.
5. Если документы согласованы, в Диадоке они автоматически подписываются сертификатом Генерального директора и отправляются контрагенту. Если документы не согласованы, статус аннулирования возвращается в Axapta, в Диадоке документы удаляются.
6. Затем ждет ответа от контрагента. Подпись получена – ответ в Directum и в Axapta, Аннулировано – тоже. Можно аннулировать пакет документов с нашей стороны из Axapta и из Directum.
7. Финальный документ со всеми подписями загружается в Directum на хранение.

Шаг 5. Выполнили разработку и запустили в использование!

Технически разработка выполнена в нескольких средах: Microsoft Axapta, Directum 5.8, Visual Studio на языке C#, с применением API интерфейса к Контур.Диадок.

«Фишки» проекта

• Неформализованные документы можно отправлять не только из Axapta, но и непосредственно из Directum. Для этого достаточно нажать одну кнопку на карточке документа или на исходящей РКК.
• Уведомления об изменении статуса поступают инициатору задачи, а также еженедельные напоминания, если документы до сих пор не подписаны.•
• Если сотрудники пытаются отправить по почте документы на контрагентов, имеющих с нами соглашение об ЭДО, то им будет предложено отправить из через Диадок. Для этого достаточно просто нажать «Да».
• Отправка договорных документов через Диадок интегрирована в маршруты их согласования.
• Вся переписка через Диадок идет автоматически, что исключает вероятность ошибок в согласовании. Участие сотрудников минимально.
• Производится проверка контрагентов из нашего списка. Например, если организация аннулирована, всем заинтересованным сотрудникам поступает уведомление об этом, переписка прекращается. Или, если мы подписали соглашение об ЭДО с новой организацией, всем, кто раньше отправлял ей документы, также поступают уведомления.

Вывод

Тенденция к переходу на внешний юридически значимый документооборот стимулирует нас автоматизировать эти процессы. Надеюсь, как можно большее число организаций будет идти в этом направлении, делая работу с финансовыми документами быстрой, прозрачной и удобной.