Автоматизация внешнего электронного документооборота своими руками. От нас – вам. ERP -> DIRECTUM -> Контур Диадок

11 2

Расскажу о том, как мы автоматизировали согласование финансовых документов и передачу их контрагентам. (Получение документов тоже автоматизировано, но об этом позже.)

На нашем предприятии используется ERP Microsoft Axapta, СЭД Directum 5.8 и Контур.Диадок для внешнего ЭД. Axapta – источник финансовых документов, Directum – инструмент внутреннего согласования, хранения и получения уведомлений, Диадок – ответственный за внешний юридически значимый документооборот.

Шаг 1. Определили отвественного за справочник

Начали мы с того, что назначили ответственного за ведение справочника контрагентов, с которыми мы имеем право обмениваться документами, дали ответственному механизмы для ведения этого списка, проверки соглашений и принятия приглашений к ЭДО. По регламенту, только контрагенты, с которыми заключено соглашение, могут получать от нас документы в электронном виде.

Шаг 2. Определили список документов, участвующих в процессе

  1.  Формализованные документы, требующие обязательной подписи внешнего контрагента:
    1.1. Универсальный передаточный документ (далее УПД)
    1.2. УПД с признаком «Товарная накладная»
    1.3. УПД с признаком «Акт выполненных работ»
  2.  Формализованные документы, не требующие обязательной подписи внешнего контрагента, а в качестве подтверждения получения их внешним контрагентом, требующие подписания извещения о получения:
    2.1. УПД с признаком «Счет-фактура»
    2.2. УПД с признаком «Корректирующая счет-фактура»
  3.  Неформализованные документы, не требующие обязательной подписи внешнего контрагента:
    3.1. Счет на оплату
    3.2. Сертификат качества
    3.3. Железнодорожная квитанция
    3.4. Исходящие официальные письма
  4.  Неформализованные документы, требующие обязательной подписи внешнего контрагента:
    4.1. Договора
    4.2. Дополнительные соглашения к договорам
    4.3. Приложения к договорам
    4.4. Спецификации к договорам

Шаг 3. Оформили доверенности

Оформили доверенности на сотрудников, имеющих право подписи финансовых документов от имени Генерального директора. На карточки доверенностей вынесены поля: «Работник, на которого оформлена доверенность», «Тематика доверенности», «Срок действия» и «Состояние». На основании этих данных мы вычисляем сотрудника, которому поступает задание подписать финансовые документы.

Шаг 4. Оформили и согласовали техническое задание на разработку функционала интеграции

Разработка состоит в следующем:

  1. Из Axapta документы выгружаются в формате XML (для формализованных документов), PDF, XLSX, DOCX (для неформализованных документов). Документы выгружаются пакетом, пакет имеет уникальный номер.
  2. Сразу же документы передаются в Диадок, но не отправляются. Это сделано для того, чтобы в Directum выгрузить все документы в формате PDF в том виде, в котором они будут в Диадоке.
  3. Одновременно документы (уже в формате PDF, сформированном из Диадоке), отправляются в Директум на согласование.
  4. Согласование выполняет сотрудник, имеющий доверенность на подписание финансовых документов.
  5. Если документы согласованы, в Диадоке они автоматически подписываются сертификатом Генерального директора и отправляются контрагенту. Если документы не согласованы, статус аннулирования возвращается в Axapta, в Диадоке документы удаляются.
  6. Затем ждет ответа от контрагента. Подпись получена – ответ в Directum и в Axapta, Аннулировано – тоже. Можно аннулировать пакет документов с нашей стороны из Axapta и из Directum.
  7. Финальный документ со всеми подписями загружается в Directum на хранение.

Шаг 5. Выполнили разработку и запустили в использование!

Технически разработка выполнена в нескольких средах: Microsoft Axapta, Directum 5.8, Visual Studio на языке C#, с применением API интерфейса к Контур.Диадок.

«Фишки» проекта

  • Неформализованные документы можно отправлять не только из Axapta, но и непосредственно из Directum. Для этого достаточно нажать одну кнопку на карточке документа или на исходящей РКК.
  • Уведомления об изменении статуса поступают инициатору задачи, а также еженедельные напоминания, если документы до сих пор не подписаны.•
  • Если сотрудники пытаются отправить по почте документы на контрагентов, имеющих с нами соглашение об ЭДО, то им будет предложено отправить из через Диадок. Для этого достаточно просто нажать «Да».
  • Отправка договорных документов через Диадок интегрирована в маршруты их согласования.
  • Вся переписка через Диадок идет автоматически, что исключает вероятность ошибок в согласовании. Участие сотрудников минимально.
  • Производится проверка контрагентов из нашего списка. Например, если организация аннулирована, всем заинтересованным сотрудникам поступает уведомление об этом, переписка прекращается. Или, если мы подписали соглашение об ЭДО с новой организацией, всем, кто раньше отправлял ей документы, также поступают уведомления.

Вывод

Тенденция к переходу на внешний юридически значимый документооборот стимулирует нас автоматизировать эти процессы. Надеюсь, как можно большее число организаций будет идти в этом направлении, делая работу с финансовыми документами быстрой, прозрачной и удобной.

Гульназ Инчина

У нас есть похожая разработка на Directum 5.6. В частности например по неформализованным документам: Из системы 1С отправляется на согласование в Директум :спецификация формируется файл XLS, и проверяется контрагент в системе Диадок (автоматически - чтобы исключить контрагентов с нулевым статусом или с любым другим кроме статуса "В отношениях") - это все на стороне Директума. От этого зависит как маршрут ветвится дальше, т.е. если контрагента нет в списке Наших организаций в Диадоке, то отправка происходит по эл.почте, либо через Нашу Российскую Почту у нас в этом качестве выступает "Деловые линии", не большая реклама)).  После согласования документ, если все норм и контрагент есть в списке Наших организаций, он поступает на подпись Генеральному или же подписанту (по доверенности) в Директуме и только после того как Подписант согласует подписание автоматически документ выгружается в Диадок и подписывается там же сертифицированным ЭЦП Подписанта автоматически. Дальше идет мониторинг и, когда наступает момент ответа со стороны контрагента в Диадоке, документ  подгружается в систему Директум с соответствующим ветвлением типового маршрута и выгрузкой документа в формате PDF из Диадока в Директум, тогда процесс считается завершенным.

Достаточно интересный подход по разработке с нуля всего процесса работы с исходящей первичкой.

Хочется узнать, рассматривался ли вариант покупки модуля Финансовый архив и коннектор к Диадок? Если рассматривались, то чем они не подошли?

Из того, что описано в статье я вижу реализацию того функционала, который есть в Финансовом архиве и коннекторе к Диадок. Есть другая реализация некоторых моментов, но смысл остается тем же самым.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий