Directum RX 3.4 – интеллект и комфортная работа в масштабах крупного бизнеса

Встроенная «умная» обработка документов, удобство при выполнении повседневных задач и особое внимание к безопасности – все это в Directum RX 3.4. Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами упрощает работу каждого сотрудника даже в масштабе крупной компании с тысячами пользователей и миллионами документов.

Уже сейчас ознакомиться с новинками Directum RX 3.4 можно на демостенде. Облачные клиенты увидят изменения в ближайшее время. Для локальной установки версия станет доступна в июле 2020 г. О выходе мы сообщим дополнительно.

Искусственный интеллект становится ближе

Высокое качество первичной обработки, сокращение рутины, экономия рабочего времени сотрудников –преимущества интеллектуальных сервисов Directum Ario. Они разделяют входящий поток документов и классифицируют их по видам — письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД и договорные документы. В Directum RX карточки документов заполняются данными, извлеченными из текста, и формируются комплекты документов, которые отправляются сотрудникам на проверку.

С версии Directum RX 3.4 базовый механизм интеллектуальной обработки документов встроен в стандартную конфигурацию системы. Теперь с помощью настройки и среды разработки просто адаптировать бизнес-логику для уникальных задач. Добавляйте дополнительные классификаторы, например, чтобы различать типовые и нетиповые договоры, информационные письма и письма-претензии. Меняйте логику обработки, если в компании используются специфичные документы или способы заполнения данных.

Автоматизировано сравнение согласованной версии документа и подписанного экземпляра. Готовое интеллектуальное решение на базе сервисов Directum Ario наглядно выделяет отличия и сокращает время на вычитку новой редакции документа, а компания приобретает дополнительную защиту от убытков, к которым может привести незамеченная правка от контрагента.

Особое внимание к деталям интерфейса для удобства пользователей

Комфортная работа для каждого сотрудника – важное направление развития Directum RX. Поэтому в системе появляется больше возможностей для легкого выполнения повседневных задач и экономии времени.

Быстро отправить задачу, отчитаться о выполнении задания и заполнить карточки документов помогают автотексты. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте или в поле «Содержание», и предлагает их для выбора. А для некоторых заданий сразу предлагаются варианты готовых автотекстов.

Теперь, если после отправки сотрудник обнаружил, что написал в задаче не всю информацию или сделал опечатку, то в течение 15 минут ее текст можно изменить.

С заботой о пользователях в интерфейсе Directum RX появились другие полезные улучшения:

• к документу можно добавить сразу несколько приложений, например, чтобы к поступившему от контрагента договору прикрепить спецификацию и план-график работ;
• из задания можно быстро получить доступ к списку версий вложенного документа, отдельно открывать его карточку не нужно.
• есть возможность распечатать регламент согласования и приложить к документу при подписании на бумаге;
• сканирование документов стало доступно и в веб-клиенте;
• можно в один клик добавить объекты в папку «Избранное»;
• чтобы упростить заполнение полей, теперь в выпадающем списке в дополнительной информации отображается КПП и юридическое наименование организации;
• добавлен новый способ задания критерия поиска – «Все значения». Если в критерии поиска задано несколько значений, поиск выполняется одновременно по всем указанным значениям. Например, таким образом удобнее найти задачи, отправленные нескольким сотрудникам вместе;
• появился полнотекстовый поиск задач и заданий, основанный на поисковой системе Elasticsearch и использующий новый сервис индексирования.

1.  
2.  
3.  
4.  

 

 

 

 

В мобильном приложении Directum Solo для руководителей обновлен внешний вид виджетов по задачам для улучшения восприятия информации при различной освещенности. Для смартфонов отображается время последнего обновления данных: можно не повторять загрузку, если с момента обновления прошла всего пара минут. А объемная переписка теперь выглядит компактно за счет свернутого дерева, блоки подзадач легко развернуть нажатием на кнопку:

Решения для задач крупного бизнеса

В крупной организации за годы работы накапливаются миллионы документов, и каждый день создаются еще тысячи. Для грамотной организации их содержания в Directum RX появились политики хранения и перемещения. В зависимости от количества документов и доступных ресурсов можно создать несколько хранилищ и гибко задать настройки, учитывая все особенности организации. Например, если документов много, но к большей части сотрудники обращаются редко, можно выделить:

• хранилище новых и оперативных документов, которые часто меняются. Оно размещается на мощном сервере;
• хранилище редко используемых документов, которые не менялись более года. Для экономии ресурсов его можно разместить на более медленных дисках.

Чтобы управлять хранением и перемещением документов между хранилищами, для администратора реализована настройка:

• политик хранения – для документов, которые нужно создавать сразу в отдельном хранилище;
• политик перемещения – для документов, которые нужно перенести в другое хранилище по истечении определенного времени, например, через 3 месяца с момента их оформления.

Политики создаются и хранятся в одноименном справочнике. У каждой политики есть свой приоритет. В зависимости от него система определяет, в каком хранилище хранить документы и куда их перемещать через некоторое время:

За перемещение документов по хранилищам отвечает фоновый процесс, который проверяет, что все документы находятся в нужных хранилищах согласно политикам. Если место хранения не соответствует критериям, и наступил момент для перемещения, то документы переносятся в нужное хранилище.

Кроме того, крупные компании с несколькими дочерними организациями могут ограничить доступ сотрудников к организационно-штатной структуре и тем самым сохранить ее конфиденциальность. Также становится удобнее заполнять поля: для выбора в списке доступны только сотрудники из их организации, снижается нагрузка на топ-менеджеров и сокращается количество задач, отправленных по ошибк.

Удобство администрирования системы

Развиваются механизмы электронного подписания. Реализовано подписание сертификатами RSA и ГОСТ 2012 в операционных системах macOS и Linux. А для повышения безопасности и соответствия всем нормативным требованиям поддерживается расширенный стандарт электронных подписей со штампом времени CAdES-T. Штамп времени создания подписи – атрибут, который гарантирует действительность сертификата на момент подписания:

Также поддерживаются стандарты:

· CAdES-XL, который обеспечивает офлайн-доступ ко всей информации о сертификатах и отзывах, необходимых для проверки подписи;

· CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.

Работа с усовершенствованной ЭП поддерживается, если система развернута локально или в частном облаке. Администратор может настроить автоматическое усовершенствование подписей до форматов CAdES-T и CAdES-XL либо программно усовершенствовать подпись до форматов CAdES-T, CAdES-XL, CAdES-A, если есть среда разработки Directum RX.

Для администратора появился новый инструмент – список активных пользователей. В нем отображаются сотрудники, которые сейчас работают в системе, и время их последней активности.

Также администратор может завершить сеанс работы пользователя, например, когда из соображений безопасности требуется экстренно закрыть его доступ к системе. В этом случае снимаются все блокировки на объекты, которые установил пользователь. Если пользователь в этот момент редактировал документ, при следующем входе система предложит сохранить внесенные изменения.

Решение «Мониторинг системы Directum RX» – дополнительная гарантия стабильности работы системы. В нем появился дашборд со статистикой работы пользователей, который показывает количество уникальных пользователей и пики их активности. Теперь проще определить количество подключенных пользователей за период, проанализировать нагрузку на серверы и при необходимости увеличить аппаратную мощность.

Новинки для разработчика

Повышение удобства при разработке схем задач. Разработчику приходилось заранее продумывать и создавать все типы заданий и уведомлений, которые будут использоваться в схеме. Например, если у задачи в дереве решений не было заданий, то при добавлении на схему блока «Задание» в свойствах блока нельзя было указать *Тип задания.

В новой версии порядок работы стал удобнее. Теперь создавать типы заданий можно при заполнении свойств блока. Таким образом разработчик может в считанные минуты «накидать» все нужные блоки на схему и протестировать созданный бизнес-процесс. Кроме этого, в свойствах блоков появилась возможность быстро открыть редактор типа сущности, например, задания, и добавить результаты выполнения, которые нужны для настройки схемы.

Быстрый поиск свойств и действий. В редакторе типа сущности в узле «Свойства» отображаются свойства, которые наследуются от базового типа, и новые созданные свойства. Иногда их бывает много, например, у документов. Теперь, чтобы быстро найти нужное свойство и доработать его, можно воспользоваться поиском: установить курсор на любое свойство и начать вводить имя. Выполняется поиск вниз от выделенного свойства и подсвечивается первое найденное совпадение. Если повторно ввести то же самое значение, находится следующее совпадение и т.д. При достижении конца списка поиск начинается с начала. Аналогичный поиск работает и в списке действий.

***

Directum RX — это современная интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. С каждой версией функциональные возможности расширяются, а адаптация под конкретные задачи становится проще, чтобы работа была комфортной для всех пользователей.

Впереди вас ждут статьи о новинках Directum RX 3.4. А уже сейчас подробнее обо всех новых возможностях версии узнаете из документа «Изменения Directum RX 3.4» на сайте поддержки.