Варианты рецензирования или коллективная работа с документом.

При демонстрации системы DIRECTUM потенциальным Заказчикам, почти на каждой встрече поднимается вопрос: «А как согласующие будут вносить изменения в документ?». Вопрос может звучать по разному, от возможности сведения  нескольких версий  документа до возможностей коллективной работы с документами. Суть вопроса сводится к следующему: как в процессе согласования отображать примечания к документу? И  важность вопроса всегда остаётся высокой, так как это актуальная задача при работе с электронными документами и она должна легко, удобно и красиво решаться. Большинство хотят видеть один единственный вариант работы, который бы всех сразу устроил. Но ведь все люди разные, кому-то удобно так, а кому-то совершенно иначе, регламенты в разных организациям могут содержать различные правила и рекомендации, так зачем же делать один единственный способ? Нет…  Как и на всех встречах, мы говорим, что существует множество способов и комбинаций и система DIRECTUM как раз может поддержать все их вместе или каждый по отдельности. В данном блоге я бы хотела осветить те варианты, которые я обычно предлагаю клиентам.

Их всего три.

1. Создание согласующими отдельных версий документа.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, создаёт свою версию с определённым примечанием к версии и своими изменениями. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний и он сводит  несколько версий в одну. Способ может использоваться когда согласующих не много и необходимо хранить историю изменений документа.

Недостаток: согласующих у документа может быть достаточно большое количество, что может привести к 10, а то и более большому количеству версий для сведения, что вызывает неудобство в работе автора документа.

2. Внесение согласующими примечаний в текст задачи.

Описание: в процессе согласования документа всем согласующим даются права только на просмотр документа.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, указывает их в тексте задачи.  После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, которые перечислены в переписке в теле задачи и он, отрабатывая примечания, вносит их по мере необходимости в документ.

Достоинство: автор всегда знает, что в его документ никто примечания не вносил. Метод удобен когда примечания краткие и относятся к определённому пункту в документе. Способ может быть использован при работе в распределённой компании, использующей репликацию.

Недостаток: иногда примечание может относится не к конкретному пункту а, например, к середине абзаца, тогда указать к какому конкретно месту в документе оно относится бывает проблематично.

3. Расстановка примечаний по тексту.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются замечания к документу, указывает их в режиме рецензирования Word, путём создания нового примечания. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он в едином интерфесе Word отрабатывает все примечания.

Достоинство: все примечания консолидируются в одном документе. Примечания разных согласующих отображаются различными цветами. Можно предложить свою версию примечания.

Недостаток: иногда отработка примечаний затягивается и их становится слишком много, что осложняет работу с документом. Но это вопрос всего лишь корректности и своевременности их отработки.

У этого варианта, к стати, есть  "расширенная" реализация, ознакомится можно здесь: Оформление замечаний с помощью примечаний.

Я не описывала более изощрённые способы, например редактирования документов pdf формата, так как для этого требуется установка специализированного ПО (например, Adobe Acrobat  Pro). Но если эта тему окажется интересной, с удовольствием  продолжу описание методов.

Предлагаю еще поразмышлять по этому поводу, например какие способы используются у Вас и какой Вы считаете самым удобным?