Варианты рецензирования или коллективная работа с документом.

10 10

При демонстрации системы DIRECTUM потенциальным Заказчикам, почти на каждой встрече поднимается вопрос: «А как согласующие будут вносить изменения в документ?». Вопрос может звучать по разному, от возможности сведения  нескольких версий  документа до возможностей коллективной работы с документами. Суть вопроса сводится к следующему: как в процессе согласования отображать примечания к документу? И  важность вопроса всегда остаётся высокой, так как это актуальная задача при работе с электронными документами и она должна легко, удобно и красиво решаться. Большинство хотят видеть один единственный вариант работы, который бы всех сразу устроил. Но ведь все люди разные, кому-то удобно так, а кому-то совершенно иначе, регламенты в разных организациям могут содержать различные правила и рекомендации, так зачем же делать один единственный способ? Нет…  Как и на всех встречах, мы говорим, что существует множество способов и комбинаций и система DIRECTUM как раз может поддержать все их вместе или каждый по отдельности. В данном блоге я бы хотела осветить те варианты, которые я обычно предлагаю клиентам.

Их всего три.

1. Создание согласующими отдельных версий документа.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, создаёт свою версию с определённым примечанием к версии и своими изменениями. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний и он сводит  несколько версий в одну. Способ может использоваться когда согласующих не много и необходимо хранить историю изменений документа.

Недостаток: согласующих у документа может быть достаточно большое количество, что может привести к 10, а то и более большому количеству версий для сведения, что вызывает неудобство в работе автора документа.

2. Внесение согласующими примечаний в текст задачи.

Описание: в процессе согласования документа всем согласующим даются права только на просмотр документа.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, указывает их в тексте задачи.  После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, которые перечислены в переписке в теле задачи и он, отрабатывая примечания, вносит их по мере необходимости в документ.

Достоинство: автор всегда знает, что в его документ никто примечания не вносил. Метод удобен когда примечания краткие и относятся к определённому пункту в документе. Способ может быть использован при работе в распределённой компании, использующей репликацию.

Недостаток: иногда примечание может относится не к конкретному пункту а, например, к середине абзаца, тогда указать к какому конкретно месту в документе оно относится бывает проблематично.

3. Расстановка примечаний по тексту.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются замечания к документу, указывает их в режиме рецензирования Word, путём создания нового примечания. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он в едином интерфесе Word отрабатывает все примечания.

Достоинство: все примечания консолидируются в одном документе. Примечания разных согласующих отображаются различными цветами. Можно предложить свою версию примечания.

Недостаток: иногда отработка примечаний затягивается и их становится слишком много, что осложняет работу с документом. Но это вопрос всего лишь корректности и своевременности их отработки.

У этого варианта, к стати, есть  "расширенная" реализация, ознакомится можно здесь: Оформление замечаний с помощью примечаний.

Я не описывала более изощрённые способы, например редактирования документов pdf формата, так как для этого требуется установка специализированного ПО (например, Adobe Acrobat  Pro). Но если эта тему окажется интересной, с удовольствием  продолжу описание методов.

Предлагаю еще поразмышлять по этому поводу, например какие способы используются у Вас и какой Вы считаете самым удобным?

Елена Питомцева

Есть еще вариант - режим исправлений в Word. Но насколько я знаю, в нем нельзя отследить, кто конкретно вносил исправления, если редактировало несколько человек. И если примечаний много, то текст становится плохо читаемым. Хотя некоторых случаях при согласовании (рецензировании) с одним человеком, я пользуюсь таким способом.

Антон Максунов

У нас еще проще - рядом с рецензируемым документом создается лист согласования (протокол разногласий, рецензия - в зависимости от типа документа) и там в созданном заранее "паспорте" документа каждый заполняет свою часть. Тут конечно никто не застрахован от внесения изменений одним сотрудником в часть, которую должен заполнять другой сотрудник. Для важных документов (тот же самый договор) можно сделать таблицу в Excel с разными паролями на разные диапазоны и, соответственно, раздать нужные пароли нужным сотрудникам.

Вариант с Word наиболее простой и подходит тем, у кого возникают сложности с рецензирование и вообще с освоением Word подробнее, чем набор текста. Исходный же документ предоставляется только для просмотра во избежание. Его сводит после всех замечаний ответственный персонаж и сдает квест инициатору.

Вячеслав Смирнов
Я не описывала более изощрённые способы, например редактирования документов pdf формата, так как для этого требуется установка специализированного ПО (например, Adobe Acrobat Pro).
 
Установка специализированного ПО не обязательно потребуется. Зависит от того как процесс устроить. Пример процесса без специального ПО.
 
1. Разработать документ (doc, docx, ...) используя Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, ...
2. Cохранить документ в формате PDF (средствами DCTS, Word 2007/2010, Writer, doPDF, ...), если PDF создаётся защищенным, то нужно оставить разрешённым действие "Комментировать" (Comment in the document).
3. Отправить PDF на согласование.
4. Согласующие проставят комментарии (в бесплатных Foxid Reader и Adobe Acrobat Reader точно можно выделять текст и ставить примечания) и отправят документ на доработку.
5. Автор документа создаст новую версию документа doc, docx, ... но с учетом примечаний из PDF. А далее переход к пункту 2.
 
Я использую комбинацию способов 3 и 2. А автор согласуемого документа создаёт ещё новую версию (почти способ 1), свободную от указанных в примечаниях дефектах. И отправляет её на следующий круг согласования.
Татьяна Дозморова

1. Разработать документ (doc, docx, ...) используя Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, ... 2. Cохранить документ в формате PDF (средствами DCTS, Word 2007/2010, Writer, doPDF, ...), если PDF создаётся защищенным, то нужно оставить разрешённым действие "Комментировать" (Comment in the document).
Зачем переводить в PDF документ формата Word, ведь можно включить защиту документа от редактирования, с возможностью вставлять примечания.
Владимир Винников
Есть еще вариант - режим исправлений в Word. Но насколько я знаю, в нем нельзя отследить, кто конкретно вносил исправления, если редактировало несколько человек. И если примечаний много, то текст становится плохо читаемым.

Хочу не согласиться, что вариант в режиме рецензирования в Microsoft Word плохо читаем для большого количества пользователей. В Word есть возможность:

  • отображать правки отдельных согласующих или какой-либо их совокупности, а так же различные варианты исправлений (например, исходный документ с правками или измененный с исправления);
  • отображать только определенный вид исправления. Например, отобразить только правки форматирования или только добавления/удаления.

Все это позволяет разделить правки и быстрее внести исправления, а так же  их поправить.

Причем, например, в случае объемного документа предоставляется возможность использования автоматизированных средств, которые позволяют значительно сократить время правки, а именно перехода в конкретное исправление и принятия/отмены исправления. Так же если навести на исправление, то отобразиться, кто и когда его внес.

Ivan Steblenko

Добрый день, Слава

3. Отправить PDF на согласование. 4. Согласующие проставят комментарии (в бесплатных Foxid Reader и Adobe Acrobat Reader точно можно выделять текст и ставить примечания) и отправят документ на доработку.

А можно комментарий удалить не являясь автором комментария?
Евгения Ермолович

При старте задачи, выдает ошибку "для задачи ....... не включен режим редактирования",, у меня была такая ошибка, причина оказалась в том, что не были даны права инициатору в Группе пользователей (Утилиты администратора) как участнику договорной работы (где прописаны все права в Компонентах)

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий