Быстрое и удобное занесение документов из электронной почты с новым решением для Directum RX

Документы, которые поступают в компанию по электронной почте, нужно заносить в систему. Однако это не так легко, как может показаться на первый взгляд, ведь ответственному сотруднику нужно выполнить целый ряд действий:

• создать в системе документ и перенести в него содержимое письма;
• занести вложения из письма в систему и заполнить карточки документов;
• настроить связи между документами.

Ручная обработка электронных писем и вложений к ним оказывается трудоемким процессом. А если допустить ошибку на любом из этапов, времени на занесение документов уйдет еще больше.

Новое решение обеспечивает удобную работу с входящими электронными письмами. Вложенные в письмо документы можно занести в Directum RX непосредственно из электронной почты. Делопроизводителю достаточно выбрать нужные вложения, а затем проверить корректность и полноту их занесения. Интеллектуальные сервисы Directum Ario возьмут на себя рутинные операции по классификации документов и извлечению реквизитов, помогая специалисту работать быстрее и эффективнее.

Рассмотрим работу решения подробнее на примере.

Как работает решение

Допустим, на электронную почту компании поступило письмо с вложенными документами. Делопроизводителю необходимо занести эти документы в систему. Для этого он открывает панель регистрации, которая появляется в почтовом клиенте после установки решения.

Делопроизводитель выбирает основной документ, а затем приложения к нему, после чего регистрирует их.

После этого происходит автоматическая обработка документов:

• выбранные вложения заносятся в систему;
• контрагенты, даты, номера и другая ключевая информация, которую извлекли из текстов интеллектуальные сервисы Ario, подставляется в карточки созданных документов;
• приложения связываются с основным документом.

Делопроизводителю остается только проверить корректность и полноту занесения вложений в систему. Карточка основного документа откроется в Directum RX в удобном для проверки виде.

Если в комплекте оказалась случайно отсканированная пустая страница или в одном из документов нарушен порядок страниц, то решение «Перекомплектование документов» поможет это исправить. Подробнее о решении читайте в этой статье.

После проверки документы можно передать на дальнейшую обработку или согласование внутри компании.

Как устроено решение

«Регистрация входящих документов из Outlook» работает в веб-клиенте системы Directum RX 3.4 и использует механизм интеллектуальной обработки документов.

Новое решение используется совместно с решением «Перекомплектование документов», которое позволяет корректировать занесенные в систему пакеты вложений.

Бизнес-эффект

Решение упрощает и ускоряет занесение в Directum RX вложений из электронных писем. Это легкий способ:

• упростить обработку документов, полученных по электронной почте;
• сократить время с момента получения письма до отправки вложенных документов на рассмотрение;
• сохранить привычный порядок работы делопроизводителей при внедрении Directum Ario.

* * *

За подробной информацией о решении обращайтесь в службу поддержки Directum RX по телефону +7 (3412) 72-67-06 или по электронной почте support@directum.ru.

Ждем ваших вопросов и комментариев!