Новая версия «HR-процессов» для Directum RX: развитие ЭП и массовая выгрузка кадровых документов

Вынужденный переход на удаленный режим работы в 2020 году стал для многих компаний точкой роста, выявив давно назревшую потребность в цифровизации кадровых процессов и документооборота.

Особенности использования ЭП

В новой версии решения «HR-процессы» сделан акцент на развитии и поддержке всех видов электронных подписей. Это позволяет организовать бесперебойную работу кадровой службы и в условиях удаленного взаимодействия, так как подписание документов не откладывается до выхода в офис.

Использование электронных подписей регламентируется Федеральным законом «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 и ТК РФ. Однако в самом разгаре второй эксперимент Минтруда. Одна из целей – провести в трудовом законодательстве изменения, которые упростят электронное взаимодействие работодателя и работника. В соответствии с ожидаемыми правками в новой версии решения:

• все кадровые документы со стороны работодателя подписываются усиленной квалифицированной ЭП. Поэтому система в первую очередь проверяет наличие цифрового сертификата усиленной подписи:

• документы со стороны сотрудников могут подписываться как простой, так и усиленной подписями. Необходимость в усиленной подписи со стороны сотрудников может возникнуть при удаленной работе или при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. В настройках модуля можно проставить соответствующий признак:

​​​​Если признак не проставлен, то документы от имени сотрудников подписываются простой электронной подписью.

Визуализация подписей

При подписании документов в бумажном виде дата и личная подпись руководителя и сотрудника проставляются вручную. В случае судебных разбирательств или проверок государственными инспекциями к этим реквизитам обращаются едва ли не в первую очередь. В электронном документе данные реквизиты проставляются в штамп, который визуализирует подпись.

В предыдущих версиях в документах отображался штамп подписи сотрудника, который последним подписал документ. В новой версии решения:

• штамп электронной подписи сотрудника отображается во всех документах наравне со штампом подписи работодателя:

• добавлено отображение штампа простой электронной подписи:

• добавлен реквизит даты подписания.

Выгрузка электронных документов

Для представления документов по запросу проверяющих органов или сотрудников компании появилась функция выгрузки документов:

Выгрузить документы можно в электронном виде или для печати. В первом случае выгружается архив, где для каждого найденного документа формируется отдельная папка, в которой находятся:

• файл документа в исходном формате;
• файл документа в PDF-формате с отображением содержания и подписей;
• файл усиленной подписи. Если в документе проставлена простая подпись, то ее файл не выгружается:

Для печати выгружается архив, содержащий найденные документы в формате PDF. При этом:

• если документооборот ведется в электронном виде, а проверяющие органы просят представить их в бумажном – выгружаются PDF-файлы с отображением штампов электронных подписей, которые затем распечатываются и передаются заинтересованным лицам;
• если документооборот частично или полностью ведется в бумажном виде, а в систему заносятся их скан-копии – выгружаются скан-копии документов в PDF-формате.
  При бумажном документообороте наличие массовой выгрузки особенно удобно, так как позволяет экономить силы и время кадровика на поиск документов в бумажных архивах и делах.

Изменение условий труда

С версии 1.2 сотрудник может отправлять запросы не только на перевод, но и на любые изменения условий труда. Например, на смену подразделения или должности, на изменение зарплаты, на смену режима работы или на расширение функциональных обязанностей.

Инициировать изменение условий труда может:

• сам сотрудник:

• его непосредственный руководитель или сотрудник отдела кадров:

Если изменения условий труда несущественные, то специалист по работе с персоналом может не согласовывать их с сотрудником. Например, когда меняется наименование текущей должности сотрудника без изменения трудовых обязанностей. В таких случаях при подготовке задачи кадровику достаточно установить специальный флажок. Сотрудник получит уведомление об инициированном изменении:

* * *

Используйте возможности новой версии решения «HR-процессы», чтобы взаимодействие работодателя и сотрудников становилось прозрачнее, а работа кадровых специалистов – эффективнее!

За подробной информацией о решении обращайтесь в службу поддержки Directum RX по тел. +7 (3412) 72-67-06 или по электронной почте support@directum.ru.

Ждем ваших вопросов, комментариев и предложений!