Directum RX 3.5: Изменения в согласовании по регламенту

Процесс согласования по регламенту стал более гибким. В версиях 3.4.52.0 и 3.5 появились настройки, которые позволяют скорректировать параметры отправки документа на доработку на разных этапах согласования. Подробнее о них расскажем в статье.

Настройка правил согласования

Ранее при возникновении замечаний к документу он всегда отправлялся на доработку инициатору задачи. Но как быть, если документ надо передать на исправление другим сотрудникам? Например, специалист отдела снабжения оформил и отправил на согласование договор, а для исправления документа его нужно передать юристу.

Теперь в правиле согласования можно настроить, кому отправлять задания на доработку документа и с каким сроком. В качестве ответственного за доработку можно указать любого сотрудника, роль с одним участником или роль согласования:

Если срок доработки по умолчанию короткий, то его можно увеличить. Или, наоборот, сократить в случае срочного согласования.

Настройка этапов согласования

А теперь представим ситуацию, что сотрудник не согласует документ, но является непосредственным участником этого процесса. К примеру, ему отправляют задания на печать документа, регистрацию или создание поручений. В ходе обработки документа у него появляются замечания: заметил орфографические или пунктуационные ошибки, обнаружил, что комплект документов не полный. Что в этом случае делать?

В новой версии Directum RX администратор может включить возможность отправки документа на доработку в этапах, где ее раньше не было: «Печать», «Регистрация», «Отправка контрагенту», «Создание поручений по документу» и «Задание». Для этого в карточке этапа в новой группе «Доработка» надо установить флажок:

Таким образом, если настройка включена, и у вас появились замечания к документу или его приложениям на этих этапах, документ можно отправить на доработку в один клик:

Тонкие настройки для отправки документа на доработку

Иногда нужно, чтобы в процессе согласования по регламенту на разных этапах документ дорабатывали разные исполнители.

Допустим, договор надо согласовать со всеми лицами, осуществляющими управление государственными закупками в одном из регионов РФ. При этом порядок согласования должен быть в иерархической последовательности: от нижестоящих должностей до высших. Если один из участников согласовал документ, то руководители выше будут отправлять документ на доработку на ступень ниже. Например, от главы министерства к начальнику управления гос. закупками, а от него – к начальнику отдела информатизации закупок. Таким образом, на каждом этапе согласования должен быть свой ответственный за доработку:

В карточке этапа согласования в группе «Доработка» теперь можно, как и в правиле, выбрать нужного ответственного за доработку и задать порядок доработки. Для нашего примера надо создать несколько этапов согласования и в каждом указать конкретного ответственного за доработку: в первом этапе – начальника отдела информатизации закупок, во втором – начальника управления гос. закупками:

В качестве ответственного можно выбрать ответственного из правила, роль согласования, роль с одним участником или инициатора. По умолчанию поле заполняется ответственным из правила согласования.

А если регламент еще более сложный, и при настройке сложно оценить, кому будут отправляться документы на доработку, то выбор ответственного за доработку можно предоставить самому согласующему. Для этого достаточно в этапе установить флажок:

Если администратор разрешил участникам задачи выбирать ответственного за доработку, то в карточке задания по этапу появляется поле Отв. за доработку. В поле для выбора доступен любой участник согласования из исходного состава или добавленный в процессе:

Если доработкой документа занимается не инициатор, то это не значит, что его совсем исключили из согласования. После каждой отправки документа на доработку ему отправляются соответствующие уведомления. Также уведомления приходят, если ответственный за доработку прекращает работы по документу. Таким образом, процесс согласования остается прозрачным и контролируемым.

Переадресация задания на доработку

Снова вспомним пример про согласование договора в отделах, осуществляющих управление государственными закупками. Документ, отправленный на согласование, возвращается на доработку начальнику управления гос. закупками. Начальник вправе сам внести правки в документ или делегировать задание сотруднику своего отдела:

Чтобы делегировать задание, теперь достаточно указать сотрудника в карточке задания на доработку и нажать на кнопку Переадресовать:

Срок задания пересчитывается с момента переадресации и меняется на то количество дней, которое указано в правиле согласования.

Особенности обновления системы

После обновления на новую версию система будет работать как прежде: задания на доработку будут приходить инициатору задачи со сроком 3 рабочих дня, возможность доработки останется только в этапах согласования, рассмотрения, подписания и обработки резолюции по документу. Это сделано для того, чтобы не нарушить устоявшиеся процессы согласования в организациях. В случае использования прежних настроек, после обновления доработка системы не требуется.

Чтобы ваши сотрудники могли воспользоваться новыми возможностями отправки документов на доработку, нужно изменить настройки в правилах и этапах согласования в группе «Доработка». При применении настроек изменения подхватываются только в задачах, стартованных в новой версии. Таким образом обеспечивается целостность работы системы.

Со стороны разработки создана новая версия схемы задачи на согласование по регламенту и доработана объектная модель Directum RX на прикладном уровне. Детально об этом можно почитать в справке по среде разработки, в разделе «Несовместимости». Поэтому, если у вас используется заказная разработка Directum RX или внесены собственные модификации, то рекомендуется обновить разработку.

В заключение

Отправка документа на доработку не инициатору задачи, включение возможности доработки на разных этапах согласования, переадресация задания на доработку – всё это гибкие настройки, которые позволяют выстроить согласование в Directum RX в соответствии с регламентами и их особенностями. Выбирайте для себя лучшие возможности, которые сделают процесс согласования в вашей организации более удобным.

Механизм согласования по регламенту продолжает регулярно развиваться. Если у вас есть пожелания, или вы давно ждете какую-то новинку, пишите нам. Будем рады рассмотреть ваши идеи!