Нужна ли автоматизация процесса проведения аудита СМК?

Как Вы знаете, существует «Бизнес-решение «ФИНЭКС: Управление качеством» , которое разработано в соответствии со стандартом серии ISO 9000:2008 и дает возможность специалистам по качеству планировать и проводить внутренние аудиты, фиксировать и устранять несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, проводить анализ удовлетворенности потребителя и предоставлять руководству объективные данные для анализа функционирования системы. Бизнес-решение дает возможность управлять документацией СМК на всех этапах работы. Руководство организации получает удобный инструмент для контроля и анализа системы менеджмента качества и реализации функций управления предприятием.

В статье я хочу затронуть вопрос о том, что в «Бизнес-решение «ФИНЭКС: Управление качеством»  не автоматизирован сам процесс проведения внутренних аудитов СМК (наверно, так как в стандарте  серии ISO 9000:2008 нет требований к самому процессу проведения аудита), рассмотреть причины недостаточной автоматизации и предложить возможный вариант решения.

Недостаточному внедрению информационных технологий в аудиторскую деятельность препятствует несколько причин:

Общеотраслевые причины:

• низкий уровень развития аудиторского рынка, вызванный начальным периодом его становления;
• специфика аудиторской деятельности, заключающаяся в невозможности полной формализации процесса аудита, необходимости формирования профессионального суждения, т.е. заключение сформированное программой должны быть проанализированы человеком;
• низкий уровень компьютерной грамотности пользователей.

Технологические причины:

• применение аудируемым предприятием различного программного обеспечения;
• выездной характер работы аудиторов;
• различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».

Конечно, многие аудиторы слабо представляют организацию своей работы с применением автоматизированных технологий. Хотя, именно аудитору необходимо за ограниченное время проанализировать большой объем информации, сформировать на ее основе выводы и суждения.

Что же можно автоматизировать в работе аудитора?

Автоматизация процессов проведения аудита — новое и весьма перспективное направление развития автоматизированных систем. Эта необходимость появилась из практики работы специалистов-аудиторов по системам менеджмента качества. 

Для более глубокого анализа возникшего вопроса обратимся к ГОСТ Р ИСО 19011:2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента".

В ГОСТ Р ИСО 19011:2003 существуют следующие методы сбора аудиторами информации:

• опросы;
• наблюдения за деятельностью;
• анализ документов.

Хочу представить возможный вариант автоматизации одного из методов сбора аутиторами информации, а именно автоматизация процесса проведения опросов. Давайте представим как в этом случае будет ораганизован процесс в системе.

Пример автоматизации метода сбора информации аудитором в виде тест-опросов

Для каждой категории пользователя (представитель руководства по качеству, внутренний аудитор организации, ответственный менеджер по СМК, владелец процесса или рядовой сотрудник) создается свой перечень вопросов и для каждого из них определяются свой вес (критерий важности). При прохождении теста система определяет категорию пользователя (респондента) и в зависимости от этого предлагает определенный перечень вопросов.

В результате всех ответов респондента, система даст свое заключение и рекомендации по развитию работника. Одновременно, результаты будут сохранены в системе, и их можно использовать для построения отчетов и дальнейшего анализа.

Подобный функционал бизнес-решения позволит решить следующие задачи:

• подготовиться к сертификации СМК организации;
• распознать «слабые места», на которые необходимо сконцентрировать внимание в дальнейшем;
• разработать мероприятия по оптимизации ресурсов (человеческих и материальных), связанных с проведением внутреннего аудита;
• возможность оперативной и объективной оценки СМК в организации.

Конечно, никакое программное обеспечение полностью не заменит самого аудитора, но, однако, предлагаемое решение в перспективе позволит облегчить «рутинный» труд аудитора, а организации – провести предварительную оценку соответствия своих процессов требованиям внутренних нормативных документов предприятия и международных стандартов.

Хотелось бы услышать Ваше мнение о возможности в перспективе автоматизировать деятельность аудиторов СМК.