Не надо так: вредные советы для администраторов Directum RX

Не настраивайте организационную структуру компании

Если в вашу оргструктуру Входит много филиалов – Крупный холдинг, Ну а кто-то не работает в RX, Ни за что не отражайте Эти данные в системе. Пусть всё ходит, как попало, Разберетесь как-нибудь

При наличии распределенной структуры необходимо отразить эту информацию в системе. Рекомендуется создать в справочнике Наши организации запись для головной организации и записи для каждого из филиалов, работающих в системе. В карточках организаций-филиалов в поле Головная орг. указывается головная организация.

Для филиалов, чьи сотрудники не работают в системе, лучше создать записи в справочнике Организации. Это позволит фиксировать в системе получение от них корреспонденции и договорных документов. Не стоит заносить такие филиалы в справочник Наши организации, так как в этом случае они будут доступны в списках для выбора исполнителей заданий и поручений.

Если структурное подразделение организации не является филиалом или юридическим лицом, то для него необходимо создать запись в справочнике Подразделения.

Не отражайте упразднение филиалов и дочерних компаний

Если ваши филиалы и дочерние структуры Упразднились и закрыли все текущие дела, Просто обсудите это где-то в чайной за обедом, Но в системе пусть как прежде существуют их тела.

Если в ходе реструктуризации упраздняется филиал или дочерняя организация, обязательно отобразите изменения в системе. Для этого необходимо закрыть запись филиала в справочнике Наши организации и записи всех подразделений, которые к нему относятся. Если сотрудники не переводятся в другие филиалы, их записи в справочнике Сотрудники должны быть закрытыми. Если переводятся, то в их карточках указываются новые подразделения, в которых они будут работать.

Также необходимо закрыть или скорректировать записи справочников, которые относятся к филиалу:

• изменить права подписи, дела, группы, настройки регистрации, роли, ответственных за абонентские ящики;
• доработать правила и этапы согласования;
• изменить при необходимости настроенные замещения.

В поиске записей поможет отчет Полномочия и зоны ответственности сотрудника. По ссылкам в колонке ИД можно быстро перейти к корректировке карточек.

Не создавайте виды документов

Пусть все ваши документы Будут только лишь простыми. Ни к чему вам заморочки – То приказ или письмо. Или сразу создавайте Документов видов 20 – Юзер сам там разберется, Что ему надо найти.

Каждая компания работает с несколькими видами документов. Это могут быть приказы, распоряжения, письма, служебные записки и другие. У разных документов свой порядок согласования, утверждения и регистрации, который зависит от его назначения и деятельности организации. Для корректной работы с документами в системе необходимо настроить их виды.

Для чего нужны виды документов в Directum RX:

• классификация, поиск и фильтрация документов;
• настройка автоматического подбора журнала регистрации и определение необходимости регистрации или нумерации документа;
• автоматическое формирование имени документа;
• определение порядка обработки документа и срока его рассмотрения.

Создание отдельных видов документов также позволяет настроить удобную фильтрацию в списках «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Реестр договоров».

Названия вида должно быть таким, чтобы по нему можно было быстро определить назначение документа. С понятными видами пользователю удобнее ориентироваться при создании и поиске документа.

Не учитывайте особенности видов договорных документов

Виды договоров отображают основные направления деятельности компании. Они позволяют настроить порядок наименования, обработки и регистрации договоров.

При создании видов договоров учитывайте следующее:

• количество видов не должно вызывать у пользователя затруднений при создании документа. Для этого лучше выделять не более 10 видов договоров;
• выделять виды стоит таким образом, чтобы набору видов соответствовал уникальный процесс согласования (типы этапов и участники);
• классификация по видам договоров должна отражать направления деятельности организации (производство продукции, предоставление услуг);
• рекомендуется выделять отдельные виды для договоров, которые имеют особенности в регистрации (автоматическая нумерация, формат нумерации, разграничение по группам и журналам регистрации);
• можно выделить отдельный вид для остальных договоров, например «Договоры прочие». Это сократит их количество, потому что не всегда можно предусмотреть все виды договоров, которые заключаются в компании.

Категории договоров используются для дополнительной классификации внутри видов. Они позволяют настроить разные правила согласования для договоров, которые относятся к одному виду, но отличаются, например, по предмету договора. Категории стоит выделять только в тех случаях, когда видов договоров недостаточно для настройки правил согласования. Например, если договоры аренды оборудования и аренды офисных помещений согласуются по-разному, для них необходимо создать разные категории:

 

Не учитывайте формы договоров

Пусть все формы договоров Согласуются со всеми. Там ведь в общем-то неважно Что, куда, кому пойдет.

Форма договора может быть типовой и нетиповой. В зависимости от нее определяется состав согласующих. Обычно в согласовании нетиповых договоров участвует большее число сотрудников.

При согласовании договора его форма может измениться: с типовой на нетиповую и наоборот. Например, договор ошибочно создан как типовой или в ходе согласовании изменился текст документа, после чего он стал нетиповым. Действия сотрудников после изменения формы договора зависят от того, учитывается ли в правиле согласования форма документа.

Настраивайте правила согласования в соответствии с внутренним регламентом. Если типовой и нетиповой договор согласовывают разные сотрудники, необходимо учесть это в системе. Для корректного согласования разных форм договоров в схему правила стоит включить условие «Типовой»:

 

В результате состав согласующих будет зависеть от формы договора. Если в ходе согласования форма изменится, то на повторное согласование договор отправится по актуальной ветке.

 

***

Надеемся, что вы вместе с нами повеселились над вредными советами и никогда не будете совершать этих ошибок.

Используйте систему грамотно, и она будет для вас эффективным помощником и инструментом для решения ваших задач!