Управление входящими счетами на оплату

Что может быть проще процесса оплаты счёта от поставщика или подрядчика? Стоит ли обращать внимание на такую пустяковую процедуру, размышляя над повышением эффективности бизнеса? Какие тонкие места есть в этой процедуре? Есть ли необходимость в автоматизации этого процесса?

Для начала разберёмся, действительно ли процесс пустяковый? Серьёзность вопроса проще всего оценить в «рублях». Рассмотрим процесс оплаты счёта детально:

• входящий счет на оплату может поступать в организацию разными путями. В бумажном виде он может быть доставлен курьером, факсом. В электронном виде документы могут поступать по разным каналам в виде скан-образа или в редактируемом варианте. Затем, его необходимо передать ответственному исполнителю;
• ответственный исполнитель производит сверку счета с текущими договорами, если счет выставлен в рамках договора, либо с текущими статьями бюджета, если счет выставлен без договора. Затем, начинается процесс согласования счёта. Счёт «пешком» перебирается со стола одного руководителя к другому. Также следует отметить, что без автоматизации процесс визирования сопровождается трудоемкими операциями по сбору счетов, ручной подготовке реестров платежей, подлежащих оплате, контроля визирования и оплаты ответственным за него сотрудником. В таких ситуациях счета теряются, что приводит к просрочке оплаты и штрафам по просроченным обязательствам. Кроме того, в результате длительных сроков согласования и потерь документов возникает недовольство как внутренних служб компании, ответственных за данные документы, так и внешних поставщиков;

• производится оплата и уведомление все заинтересованных сотрудников.

Теперь, когда мы идентифицировали всех участников процесса обработки счёта, становится легче. Следующий шаг – оценка стоимости процесса из расчёта средней стоимости рабочего часа каждого из вовлечённых сотрудников. Вряд ли вы задумывались, какова реальная цена движения по компании всего одного документа. Получается довольно «круглая» сумма, а если умножить данную «цену» на количество счетов, получаемых и оплачиваемых компанией за год… И даже при самых точных расчётах сумма потерь не будет включать в себя информации о той недополученной прибыли, которую могли бы принести сотрудники компании, будучи занятыми в процессах, действительно создающих для бизнеса добавленную стоимость!

И так, как выяснилось, цена вопроса довольно высока! Но не стоит впадать в депрессию… ряд факторов, отрицательно воздействующих на эффективность процесса, можно если не исключить, то значительно снизить их негативное влияние. Для этого нам потребуется:

• достигнуть полной автоматизации (с минимизацией ручных рутинных действий и ходьбы по коридорам) процесса обработки и управления счетами на оплату;
• достигнуть полной прозрачности процесса на любом этапе обработки документа;
• обеспечить всем участникам процесса проверки, рассмотрения, согласования и утверждения счетов на оплату мгновенный доступ к документу.

Этим требованиям полностью отвечает бизнес-решение «Согласование счетов на оплату» построенное на базе системы DIRECTUM. Давайте рассмотрим, как в системе ведётся работа с входящими счетами:

 1. Входящий счёт поступает в организацию в общую приёмную или непосредственно ответственному сотруднику. В случае, если документ поступил в бумажном виде, он сканируется, далее электронная версия заносится в систему путём создания электронного документа из файла с типом карточки «Входящий счёт»:

Если документ поступил по электронной почте, он может быть занесён в систему с помощью интеграции с Microsoft Outlook:

 2. Заполняем все необходимые поля карточки документа:

 3. Отправляем документ ответственному исполнителю для проверки. Затем документ (счёт) должен пройти стадию визирования руководством, для этого исполнитель– отправляет документ вложением в задачу по типовому маршруту «Согласование входящих счетов на оплату». Теперь документ практически мгновенно попадёт на рассмотрение всем согласующим, а после согласования на утверждение руководителю. Каждый из участников процесса согласования и утверждения может подписать документ ЭЦП, что гарантирует авторства подписавшего и неизменность документа после подписания. Любой из участников процесса согласования и утверждения при наличии замечаний может отправить документ на доработку ответственному исполнителю.

Данный способ проведения согласования и утверждения занимает в разы меньше времени, чем хождение бумажного документа «пешком», легко контролируется, т.к. всегда можно узнать на какой стадии находится согласование счёта и документ практически невозможно потерять.

А также, мы получаем единый электронный архив счетов на оплату, что позволяет обеспечить оперативный доступ к ранее согласованным счетам для помощи в проведении налоговых проверок и судебных процессов.

 4. Затем специалист финансового отдела получает своё задание на оплату счёта. Из которого он быстро получит всю необходимую информацию.

 5. Налаженная интеграция с ERP-системой позволяет отследить факт оплаты (если тот регистрируется в ней) и отправить ответственному за счет уведомление об оплате.

Подведём итоги. В результате использования этого решения, процессы работы с счетами значительно упрощаются, проходят быстрее и становятся управляемыми. Компания получает качественный эффект:

• сокращение трудозатрат и длительности согласования счетов на оплату;
• возможность контроля проведения оплат в разрезе договоров;
• минимизация рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат;
• повышение контроля соответствия расходов бюджету;
• повышение безопасности работы с финансовыми документами;
• повышение прозрачности процесса согласования и проведения платежей;
• снижение трудозатрат на согласование и проведение платежей;
• возможность отслеживания проведения оплат по счетам;
• исключение случаев потери счетов;
• возможность контроля проведения оплат по договорам в плановые сроки;
• упрощение анализа соответствия подписанных актов по договору фактическим оплатам по счетам;
• ускорение и упрощение поиска информации по счетам, в том числе поиск комплекта сопутствующих счету документов.

Подробнее о бизнес-решении можно узнать по ссылке.