БР "DIRECTUM: Управление тендерами". Победитель - значит гибкий

Целью проведения любого тендера является определение контрагента-победителя, предложившего наилучшие условия. Победитель должен быть определен в честной конкурентной борьбе при соблюдении условия прозрачности выбора внутри компании. Для обеспечения и автоматизации этого процесса разработано Бизнес-решение «DIRECTUM: Управление тендерами».

В процессе тендерной работы можно выделить следующие основные этапы:

1. Этап инициации тендера. На данном этапе определяются и согласуются цели и сроки проведения тендера, подготавливается документация для организации процесса рассылки (опубликования) предложений делать оферты. Здесь же определяются критерии, по которым в дальнейшем будет проводиться оценка поступивших оферт и осуществляться выбор победителя.
2. Этап рассылки и приема оферт. На данном этапе осуществляется рассылка (опубликование) предложений делать оферты, проведение переговоров с контрагентами, а также сбор и хранение полученных от контрагентов оферт.
3. Этап оценки оферт и выбор победителя. На данном этапе анализируются полученные оферты, проводится их оценка по заранее определенным критериям и определяется победитель, предложивший наилучшие условия по сделке.
4. Этап заключения договора с победителем тендера.

В данной статье я предлагаю более детально рассмотреть Этап № 3 – «Этап оценки оферт и выбора победителя».

Когда говорится о проведении тендера, то воображение сразу рисует «простейшую» ситуацию проведения тендера с целью определения поставщика товаров/услуг способного предложить их за наименьшую цену. И что же здесь можно анализировать, упрощать и автоматизировать? Но уже при ближайшем рассмотрении выявляется, что тендеры бывают открытые и закрытые, критерии по которым проводится оценка – разнообразны (не ограничиваются только ценой) и не всегда находят числовой эквивалент, позволяющий сделать однозначный выбор наилучшего значения. Кроме того каждый критерий имеет свой вес, который может изменяться в зависимости от условий тендера и при этом перечень этих критериев также может претерпевать существенные изменения. А если копнуть еще чуть поглубже, то выясняется, что тендеры проводятся не только с целью выбора поставщика, но и для выбора покупателя, причем оба эти процесса могут происходить на одном предприятии, и лотов, включенных в тендер, может быть не один, два, а несколько сотен или тысяч. Учитывая все вышеперечисленное, задача определения победителя перестает быть тривиальной и требует большой гибкости от системы, которая «старается помочь» исполнителю автоматизировать этот процесс. Но обо всем по порядку.

Как уже было сказано ранее критерии, по которым будет проводиться оценка оферт, определяются и согласуются на самом первом этапе. Для хранения перечня критериев используется справочник Критерии оценки оферт.

Критерии предквалификации, определяющие допуск контрагентов на стадию оценки и выбора победителя можно отмечать как формальные. Критерии оценки, с помощью которых непосредственно определяется победитель, могут быть очень разнообразными, например, в качестве критериев могут выступать стоимость всего тендера, попозиционная стоимость лотов или приведенная стоимость. Кроме того здесь же могут содержаться и «не числовые» критерии, такие как условия поставки, отсрочка платежа, срок фиксации цены и т.п. В итоге формируется перечень критериев, которые фиксируются и утверждаются на начальной стадии проведения тендера.

После того как состоялась рассылка (опубликование) предложения делать оферты контрагенты, желающие принять участие в тендере присылают документы, на основании которых будет проводиться оценка оферт. Каждая оферта регистрируется и оценивается, для чего используется справочник Оценки оферт.

Если при оценке формальных критериев бывает достаточно проверить контрагента на их соответствие и вынести решение о допуске к/а, непосредственно к участию в тендере («Допущен / Не допущен / Допущен с оговорками»), то при выборе победителя тендера такой градации оценок по критериям не достаточно. Для сравнения разноплановых критериев можно использовать систему весов и приведенных оценок. В этом случае перед началом тендера определяется вес каждого критерия, этот вес можно оценить, выставляя приоритеты значимости. Далее используя систему оценок, например десятибалльную, сравнить предложения контрагентов и выставить оценки для каждого контрагента приславшего оферту. Победитель тендера определяется как контрагент приславший оферту, набравшую наивысшую итоговую оценку. Данное решение покрывает очень большой процент ситуаций, которые возникают при проведении тендеров на предприятиях. Приведу несколько наиболее часто встречавшихся:

1. Выбор поставщика МТР/услуг. В качестве критериев здесь чаще всего выступают условия поставки, оплаты, гарантии, стоимость сделки (общая стоимость всех лотов) и т.п. Оценив вклад каждого из критериев получаем веса. Далее после получения всех оферт исполнитель может проанализировать предложенные условия и оценить их. Например, условия поставки: доставка на склад предприятия=10, доставка на склад контрагента в регионе=7 и т.д., самовывоз=1. При оценке стоимости, контрагент, предложивший наименьшую стоимость получает 10 баллов, наибольшую стоимость 1 или 0 баллов, остальные оценки распределяются относительно минимальной и максимальной цены. Аналогичным образом можно поступить и при выборе покупателя, при этом достаточно перераспределить оценки  критериев.
2. Выбор на основе приведенной стоимости. В данном случае единственным критерием оценки контрагентов является приведенная стоимость. В связи с тем, что методики расчета приведенной стоимости могут существенно различаться и периодически изменяться, жестко «зашивать» механизм ее расчета в систему не всегда будет оправдано. В этом случае оценку весов проводить не нужно, а в качестве оценки может выступать полученная приведенная стоимость. Тем не менее хранение этих данных в системе полезно для автоматического построении отчетов и ведения истории тендеров.
3. Выбор победителя в разрезе лотов. Этот случай характерен тем, что победителем тендера может выступать не один контрагент, а сразу несколько. Здесь в качестве критериев оценки могут выступать сами лоты, а в качестве их оценок могут использоваться цены, предложенные контрагентами. Побеждает не тот контрагент, который набрал максимальный итоговый бал, а контрагент, предложивший наилучшие условия по конкретному лоту.

Из вышесказанного можно судить о достаточной гибкости рассматриваемого решения. Недостаток, который здесь может быть обнаружен и с которым приходится сталкиваться на проектах – это отсутствие автоматизации самого процесса расчета оценок. Но он может быть устранен за счет выгрузки данных из DIRECTUMв сводные отчеты (например, в Excel) с заранее настроенными формулами расчетов оценок, принятых на предприятии. Ну а далее можно использовать описанный выше механизм.