Использование демо-версий при выборе СЭД.
В процессе выбора СЭД у многих клиентов возникает желание познакомиться с демо-версией системы, чтобы «вживую» оценить функциональность и юзабилити предлагаемого продукта. Попробуем разобраться, так ли полезен этот метод, как кажется на первый взгляд. И на что обратить внимание, если было принято решение о работе с демо-версией?
Итак, известный факт, что система электронного документооборота, как и любая сложная корпоративная система, требует адаптации под специфические бизнес-процессы клиента, и это играет существенную роль при оценке с помощью демо-версии. Сложности возникают когда пользователи, не получив инструкций, пытаются переложить на демо-версию системы свои рабочие задачи.
Приведем пример из жизни. Допустим, Вы собираетесь купить велосипед. При этом вы ни разу в жизни на него не садились. Велосипед продается с неотрегулированной высотой сиденья и руля. Уверен, что прокатившись впервые на таком велосипеде, вы испытаете дискомфорт: ноги не будут доставать до педалей и вряд ли вы уедете далеко.
В результате такого исследования можно прийти к выводу, что велосипед - это не самый удобный вид транспорта. А по факту, нужно было его лишь отрегулировать и, купив, наслаждаться свежим ветерком, катаясь в зеленом парке возле дома.
Чтобы выводы по СЭД были объективными (а не как в описанном выше примере), я хочу дать несколько рекомендаций.
1. Для начала, необходимо понимание целей оценки демо-версии.
2.Нужно обязательно выделить сотрудника, ответственного за тестирование со стороны клиента. Это позволит управлять процессом и оптимизировать затраченную трудоемкость с обеих сторон – клиента и поставщика. Этот сотрудник будет отвечать за выделение ресурсов для установки демо-версии, собирать вопросы от пользователей, с целью передачи их поставщику.
3. Одним из ключевых моментов является обучение пользователей. Даже минимальное обучение значительно повысит эффективность тестирования системы, и снимет множество вопросов, которые обязательно возникнут у сотрудников.
4.Четко поставленные сроки позволят избежать безосновательного затягивания оценки демо-версии.
5. Наличие готовых сценариев или лабораторных работ значительно упростит пользователям процесс знакомства с системой, и позволит объективнее оценить функционал новой программы
6. Естественно, необходимо обеспечить пользователям,тестирующим демо-версию, достаточное количество времени для этого.
Указанные рекомендации позволят вам эффективно провести оценку системы с помощью демо-версии, а так же значительно облегчат работу персонала, который будет осуществлять эту оценку. А мы, со своей стороны, постараемся и в будущем предлагать вам продукты, работа с которыми будет не только полезной, но и приятной.
Про сроки действия демо-версии - 5 дней очень мало, чтобы примерно познакомиться не только с тем, как СЭД настраивать, но и немного поработать с ней нужно минимум 15 дней. Мы крутили демку как раз дней 15 переводя на компе время назад. Иначе бы просто не поняли что, как и с чем и банально не купили бы.
Также иногда разработчик в демо-версию включает максимальное количество модулей. После оплаты только нужных модулей у конечный пользователей возникают вопросы - раньше можно было делать вот так, было удобно, а сейчас не вижу такой функции. Не проблема, но проблемка.
Давайте уточним, что понимаем под демо-версией? Это специальный софт скомпонованный из различных модулей (базовый + ещё что-то) специально для демонстрации. Или это рабочий коробочный базовый вариант с ограниченным сроком лицензии.
Под демо-версией понимаем систему, в которой заведены типовые пользователи с типовыми ролями и есть несколько не относящихся к конкретной организации, занимающейся тестированием, типовых маршрутов.
Говоря о системе DIRECTUM, под демонстрационной версией понимается, все же, "полный боекомплект". Так, наряду со стандартной версией поставки DIRECTUM, в состав "дэмки" входят все технические и бизнес-решения, разработанные как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами.
В настоящий момент, для удобства демонстрации, все вышеописанное размещено на одной виртуальной машине.
Также, в ближайшем будущем время будет доступен онлайн-тестдрайв демоверсии DIRECTUM.
Было бы интересно, если бы демки распространялись в виде, например, vhd-файлов (виртуальный диск бесплатной virtual pc) с полностью установленной, настроенной СЭД с ограниченным функционалом и неограниченным сроком действия. Например пусть там не будет возможности экспортировать документы, менять скрипты, ограничить создание новых ТМ и справочников, ограничить число подключений двумя-тремя и так далее.
Во-первых пять дней мало для ознакомления.
Во-вторых знакомиться с возможностями СЭД должны именно бизнес-руководители и они особо не должны заморачиваться трехсложной пятиэтажной установкой.
В-третьих многие бизнес-руководители знакомиться с СЭД будут скорее всего или только сами или показывая генеральному "а еще тут можно вот так".
В-четвертых многие бизнес-руководители могут знакомиться с СЭД набегами и за 5 дней могут зайти в неё от силы 3 раза.
В-пятых в таком случае теоретически можно продолжить знакомство с СЭД дома - достаточно забрать файл жесткого диска домой на внешнем жестком или через фтп или какой-нибудь народ.ру
В случае необходимости, можно заключить соглашение на оценку применимости системы DIRECTUM в организации, и 5 дней демо-режима превратятся в полноценные два месяца не менее полноценной оценки применимости )
Я тоже не вижу проблемы 5-ти дней. На стадии выбора продукта и Directum и его конкуренты готовы предоставить временные лицензии на боевые системы с базовым функционалом (и даже с интересующими именно вас модулями) на 2-3 месяца. Так было 2 года назад и, думаю, что и сегодня моло что поменялось, т.к. лояльность к потенциальному покупателю на этапе выбора - это один из значимых факторов в пользу продавца. И Directum и его конкуренты это прекрасно понимают. Ну, а те кто уже использует Directum (участники данного форума) - уж точно не имеют проблем с тестированием новых модулей. Или не так?
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий