Финансовый архив. Всё в электронный вид!

Наверное Вы помните, как описывала в своей статье архив Ксения Тратканова. Или вот не столь печальный пример, но такой же неудобный и неэффективный способ работы архива:

На тот момент отказаться от хранения бумажных документов было невозможно из-за отсутствия законодательства, полностью регламентирующего работу с первичной финансовой документацией. Однако, был предложен вариант минимизации работы с бумажными документами посредством использования бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив», который позволяет:

• быстро и без лишних проблем подготовиться к налоговым и аудиторским проверкам – для этого выбираем необходимые документы в учетной системе, формируем отчет, а DIRECTUM распечатает все необходимые образы документов;
• оперативно найти необходимый документ по различным реквизитам (поиск осуществляется по всему финансовому архиву), а также просмотреть образ документа из учетной системы;
• организовать эффективную работу с входящими и исходящими первичными финансовыми документами, в том числе их потоковое сканирование и занесение в учетную систему.

Подробнее о бизнес-решении можно почитать тут.

С выходом долгожданного приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП» и федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» появилась возможность перевести всю «первичку» в электронный вид! Вы себе только представьте, сколько помещений можно освободить для развития бизнеса, теперь можно не печатать всю первичную финансовую документацию! Но… Как всегда есть НО. В случае полного отказа от бумажных документов необходимо соблюдать ряд условий.

1. Обеспечить целостность документов. В данном случае имеется в виду физическая сохранность носителей информации и целостность файлов.
2. Обеспечить аутентичность (подлинность) документов.
3. Обеспечить доступность документов, т.е. должна сохраняться во времени возможность ознакомления с текстом документа. Тут необходимо помнить о развитии технологий и форматов файлов.

В отношении первичных финансовых документов непреодолимых проблем нет, т.к. срок их хранения не превышает 5 лет. Достаточно использовать современные форматы файлов, носители информации и электронную подпись (далее ЭП). Необходимо отметить, что ЭП должна устанавливаться сертифицированными средствами (т.е. должна использоваться квалифицированная электронная подпись), а также документы необходимо переподписывать каждый год, что связано с ограничением срока действия сертификата ЭП или использовать усовершенствованную ЭП, в которой хранятся все реквизиты для подтверждения аутентичности документа.

В свете нового законодательства предлагаю рассмотреть необходимые доработки бизнес-решения.

1. Доработать потоковое сканирование документов, добавив возможность потокового подписания для создания электронного архива. Также этот функционал будет необходим при первоначальном внедрении бизнес-решения, когда не весь поток первичных финансовых документов будет переведен в электронный вид.
2. Разработать сценарий переподписания документов, хранящихся в электронном архиве с целью сохранения их юридической значимости (не требуется при использовании усовершенствованной ЭП). Система должна найти все документы, подписанные ЭП сертификата, срок действия которого подходит к концу, и подписать их с использованием вновь выданного сертификата ЭП.
3. Доработать сценарий «Агент рассылки об окончании срока действия сертификата» для напоминания об истечении срока действия сертификата ЭП. Например, отправлять задание администратору системы, который в свою очередь инициирует процесс получения нового сертификата и последующий запуск сценария переподписания документов.
4. Разработать сценарий периодической проверки целостности и аутентичности документов с целью контроля сохранения юридической значимости документов.

Все так прекрасно, как бочка меда для медведя. А теперь ложка дегтя – формат электронной счет-фактуры еще не утвержден. А значит и перевод счетов-фактур в электронный вид откладывается на некоторое время. Надеюсь, в скором времени все же формат утвердят в Минфине России и все планы по переводу первичной финансовой документации обретут жизнь!

Возможно, я не учел всех новых требований к бизнес-решению в свете нового законодательства, в статье приведены лишь минимально необходимые. Предлагаю высказать Ваше мнение и Ваше видение необходимого функционала бизнес-решения.