Поиск нового сотрудника с «DIRECTUM: Кадровые процессы»

Изучив материалы с описанием Бизнес решения «DIRECTUM: Кадровые процессы», автоматизирующее кадровое делопроизводство, может возникнуть вопрос: Кому конкретно на предприятии может пригодиться данное решение (кто может проявить наибольшую заинтересованность) и что можно ожидать от его внедрения?

Ответ на первую часть вопроса, на мой взгляд, достаточно прост. Каждый из нас, наверное, хотя бы раз проходил все этапы при устройстве на новую работу. Во-первых это сотрудники кадровой службы, руководители нижнего звена (руководители отделов, групп, подразделений) и кто-либо из высшего руководства, на более поздних этапах сюда же можно добавить специалистов и руководителей службы безопасности, ИТ и т.д. Наибольшую заинтересованность в подобном решении, на мой взгляд, могут проявить руководители отделов (т.к. именно они большего всего заинтересованы в получении качественного персонала) и специалисты кадровой службы (по роду своей основной деятельности).

На вторую часть вопроса, попытаюсь ответить, опираясь на некоторый опыт работы в большой, территориально распределенной компании. На мой взгляд, ожидания следующие:

• С точки зрения основных участников можно выделить: удобство и простота использования, наличие возможности делать напоминания и благодаря этому планировать рабочий день, систематизация информации и ее хранение.
• Поскольку компания территориально рассредоточена, то Управление, а с ним и кадровая служба, может находиться на достаточно большом удалении от филиалов. При этом кадровые вопросы часто требует оперативного решения и должны обеспечивать прозрачность и автоматизацию схемы взаимодействия.
• В самом начале общения с потенциальным сотрудником происходит не только оценка его качеств, но и сотрудник оценивает компанию по оперативности решения вопросов, точности и обязательности выполнения отдельных этапов, упорядоченности работы.

Соответственно рано или поздно в компании встает вопрос о выборе системы автоматизации кадровых процессов. При этом всегда есть выбор между комплексной HRM-системой или модулем, «заточенным» под конкретный блок решаемых задач. Плюсы автоматизированной системы заключаются в ее широком функционале и интегрированности процессов между собой. При этом в реальных ситуациях часто можно встретить неполноту использования функционала и его перегруженность, что делает использование системы не эффективным. В то время как небольшой модуль, которым по сути и является «DIRECTUM: Кадровые процессы», позволяет охватить весь блок поставленных перед ним задач, за счет своей специализации.

Некоторые моменты организации процесса кадрового делопроизводства с использованием «DIRECTUM: Кадровые процессы» описаны в материале "Знакомьтесь - кадровые процессы" . Я бы хотел более детально остановится на процессах формирования заявок и поиске кандидатов.

Не буду спорить с утверждением «Все профессии важны, все профессии нужны», но наверное согласитесь, что должность руководителя отдела не зря считается одной из самых сложных с точки зрения объема выполняемых работ и ответственности за конечный результат. И найти время в своем плотном графике даже на такое важно дело как оформление заявки на подбор персонала бывает достаточно сложно т.к. об этом можно просто забыть среди неиссякаемого потока оперативных задач. И вот уже наступил конец рабочего дня и сотрудники кадровой службы «разбежались» по домам, а заявка так и не оформлена (и на следующий день повторяется тоже самое, усугубляясь при этом отсутствием найденного специалиста на вакантную должность). Возможность рассылки Заявок на поиск новых сотрудников не позволит ускользнуть этой задаче из поля зрения руководителя. Полученное в системе задание может в любой момент напомнить о необходимости оформить или продлить ранее оформленную заявку.

Но вот заявка все же оформлена (при необходимости распечатана), готова к отправке по эл. почте (при необходимости курьером) и даже отправлена. Руководитель считает свою часть работы на данном этапе выполненной и полагается на сотрудников кадровой службы в поиске достойных кандидатов. На самом деле заявка может затеряться среди прочих эл. писем или может быть передана курьером с другими документами не в тот отдел (да мало ли еще что). И только через неделю, при очередном визите в Управление оказывается, что о заявке в кадровой службе даже и не знают. Использование специализированного модуля позволит руководителю в любой момент времени отследить этапы работы над заявкой, а при необходимости и скорректировать ее.

И так, кадровая служба, получив заявку, нашла несколько кандидатов и теперь задача состоит в выборе самого достойного. Для этого необходимо провести собеседование. Часто резюме пересылается электронной почтой, а еще чаще руководитель в первый раз видит резюме, когда на пороге кабинета появляется кандидат. При этом тратиться много времени на то, чтобы просто изучить документы, возможно чего-то не хватает (каких-то документов) а хотелось бы посмотреть и приходится «гонять» кандидата несколько раз, не говоря о том что собеседование превращается в экспромт. В решении «DIRECTUM: Кадровые процессы» сотрудник кадровой службы для каждого кандидата может создать отдельную запись Кандидаты на работу и привязать к ней всю необходимую информацию. Это позволит заранее изучить все данные, составить о кандидате первоначальное мнение и подготовиться к беседе предварительно запланировав ее.

Пообщавшись со всеми кандидатами руководителю необходимо сделать выбор и определить самого достойного. Но если процесс был затянут по времени и с момента визита первого кандидата прошла неделя (и может даже не одна), то вспомнить кто приходил и было ли это в этот раз или в прошлый, когда искали кандидата на точно такую же должность, бывает достаточно сложно. При этом если все данные хранятся вместе, в одной системе, то всегда можно найти и обратиться к ним, что поможет сделать необходимые выводы.

Резюмируя вышесказанное, внедрение Бизнес решения «DIRECTUM: Кадровые процессы» может помочь не только автоматизировать процесс кадрового делопроизводства в компании и упростить работу вовлеченных в него сотрудников, но также позволит организовать на предприятии единую, всем понятную схему при поиске и приеме новых сотрудников.