Периодические поручения: как не забивать голову 1000 и 1 поручением

Наша компания Интеллектика часто сталкивается с потребностью заказчиков в использовании периодических поручений и плановых мероприятий. Выработав единый подход для решения данных задач, воплотили в  отдельную функциональность, которой мы хотим поделиться с сообществом. На текущий момент решение реализовано и активно применяется в Территориальном Фонде Обязательного Медицинского Страхования Республики Крым (ТФОМС Крым).

Задача

Что такое периодические поручения? Это –  важный инструмент для управления рабочим временем и задачами. Они помогают нам правильно организовать  рабочий день.

Прежде всего, периодические поручения позволяют нам распределить свою работу на небольшие части, что делает ее более управляемой и менее устрашающей. Это помогает нам поддерживать эффективность на высоком уровне и избегать нервного истощения из-за отсутствия необходимости держать в голове огромный массива информации.

Кроме того, периодические поручения помогают учесть важность сроков. Они позволяют расставлять приоритеты и не упускать важные задачи, которые нужно выполнить в заданный срок.

Решение «Периодические поручения»

Реализация решения «Периодические поручения» в системе DirectumRX позволяет освободить свою память от хранения информации о том, какое поручения и к какой дате нужно завершить, и направить свои ресурсы на то, что действительно стоит внимания. Зачем забивать голову тем, что можно автоматизировать?

Настройка периодичности поручения возможна одним из следующих способов:

1. Из карточки задачи на исполнение поручения по кнопке Периодичность:

2. На обложке модуля «Делопроизводство» в группе «Контроль» по кнопке Периодические поручения:

В открывшемся реестре Настройки периодических поручений пользователь нажимает кнопку Создать:

В результате откроется форма для создания карточки такого поручения. На вкладке Свойства автор поручения заполняет необходимые поля:

• Тип периода – в выпадающем списке выбирается: Ежегодно, Ежемесячно, Еженедельно, Ежедневно;
• Повторять каждый _ день/неделю/месяц/год – указывается период повтора;
• Состояние – выбирается из вариантов Действующая и Закрытая;
• Начало – дата старта периодического поручения;
• Окончание – дата окончания периодического поручения. Поле необязательно для заполнения, если сроки неизвестны;

Поля в блоке Срок поручения меняются в зависимости от выбранного типа периода:

• При выборе типа периода Еженедельно в качестве срока поручения можно выбрать день недели;

• При выборе типа периода Ежемесячно Определенная дата позволяет выбрать конкретное число, Определенный день недели – конкретный день недели;

• При выборе типа периода Ежегодно Определенная дата в качестве срока поручения, позволяет выбрать конкретное число, Определенный день недели –  конкретный день недели, дополнительно заполнив поле Месяц;

Блок Свойства:

• Создать за _ раб. д. до наступления срока – количество рабочих дней, за которое создаётся периодическое поручение относительно плановой его даты старта. Например, если указано 5 дней, а в типе периода Ежемесячно, то поручение сформируется за 5 рабочих дней до выбранного числа;

Блок Приложения:

• Тип вложения – если заполняется из карточки задачи на исполнение поручения, то подставляются автоматически из блока Документ для исполнения.

Если заполняется карточка Настройки периодических поручений, то сотрудник выбирает тип вложения и документ вручную.

На вкладке Поручение пользователь проверяет правильность автоматически заполненных полей, если карточка создана из задачи на исполнение поручения, либо поля заполняют вручную, если карточку создавали из Настройки периодических поручений:

На вкладке Журнал в карточке периодического поручения отображается информация по всем задачам, которые были сформированы с момента запуска поручения до настоящего времени. При создании нового поручения на вкладке журнал первая запись создаётся после сохранения карточки периодического поручения, за изменение статусов и создание последующих записей отвечает фоновый процесс:

Пользователь сохраняет карточку поручения и отправляет ее в работу по кнопке Отправить.

В результате задания на выполнение работ по поручению получат все Исполнители, указанные в карточке поручения. Если поручение было поставлено на контроль, то указанному Контролеру отправляется соответствующее уведомление. Если Контролером поручения является Автор поручения, то уведомление не отправляется.

Фоновый процесс выполняет следующие функции:

• Создание новой записи журнала. В данной записи отражается информация по датам и теме поручения.

• Создание задачи на исполнение поручения. При наступлении даты, указанной в поле «Дата старта (план)» генерируются задачи на исполнения поручений по указанным данным в карточке «Настройка периодических поручений», запись журнала переводится в статус «В работе».
• Отслеживание статусов. При изменении статуса задачи на исполнения поручений исполнителя обновляется статус записи журнала на аналогичный. При завершении текущей записи журнала (задача на исполнения поручения исполнителя завершена), она переводится в статус «Завершено». Новая запись в статусе «Запланировано» создаётся, когда предыдущая запись журнала получает статус «В работе».

Если вам нужны подробности, с радостью ответим на все вопросы.